Le pré-boarding parfait avec Wobee

Le pré-boarding étant une des étapes clés de la phase d’onboarding, il s’adresse donc aux nouvelles recrues qui rejoignent une entreprise. Mais si ce process RH profite avant tout aux nouveaux arrivants, il implique également toutes les personnes qui seront amenées à les côtoyer durant leur parcours dans l’entreprise :

• Le manager : Interlocuteur privilégié du nouveau salarié, il est important qu’il prenne pleinement part à l’intégration en amont du premier jour pour apprendre à le connaître, commencer à lui donner des clés pour être rapidement opérationnel et lui apporter des informations liées au fonctionnement de l’équipe, au type de management pratiqué, etc. Au-delà des entretiens, le responsable hiérarchique doit se rendre disponible pour son futur collaborateur, prendre de ses nouvelles régulièrement et pourquoi pas organiser une rencontre dans un cadre informel !
• Le parrain/mentor/buddy : Pilier essentiel du parcours d'intégration, il a un rôle de référent, de tuteur présent pour veiller à la bonne intégration de l’onboardé. Il répond à toutes ses questions relatives aux valeurs de l’entreprise, au fonctionnement de l'entreprise, etc. Un petit message envoyé par le buddy au nouvel arrivant avant son arrivée permet de marquer des points auprès des nouveaux salariés !
• Les membres de l'équipe : Il s’agit ici de mettre en relation les collaborateurs avec lesquels les nouveaux recrutés devront collaborer. Le but ici est de rassurer l’onboardé en lui donnant la possibilité d’apprendre à connaître sa future équipe, de se faire sa place rapidement et de mettre en place une collaboration fructueuse et efficace dès le début. La fonction rh peut être un relai idéal pour faciliter la mise en relation des deux parties en les invitant à échanger via le moyen de communication utilisé en interne, ou encore mieux, en organisant un événement durant la phase de pré-boarding.
• Des personnes d'autres départements : Même si elles ne sont pas les interlocuteurs principaux de la nouvelle recrue, il ne faut surtout pas oublier de mettre dans la boucle les personnes en charge de la partie technique de l’onboarding. Elles pourront de ce fait fournir tout le matériel nécessaire le Jour-J. Pour les présenter à l’onboardé, il est possible de filmer de courtes vidéos de bienvenue afin de découvrir leur visage, leur activité et in fine savoir quand et comment les contacter si besoin.

L’implication de toutes ces parties prenantes est fondamentale dans la réussite de l’onboarding puisqu’elle permet de rassurer le salarié et de le faire se sentir à la fois accompagné et attendu.

Le pré-boarding répond à plusieurs enjeux majeurs pour une entreprise :

• Sécuriser ses recrutements : Entre le moment où l’offre d’emploi est acceptée et le premier jour en entreprise, une recrue reçoit plusieurs offres d’emploi qui peuvent la faire changer d’avis ! Le pré-boarding aide à anticiper le risque d’abandon des talents avant même leur arrivée et donc éviter le no show du premier jour.
• Booster sa marque employeur : Systématiquement scrutée par les candidats avant de rejoindre une entreprise, la marque employeur est devenue un critère à ne plus négliger pour attirer les meilleurs talents ! Le pré-boarding permet d’améliorer l’expérience candidat et montre qu’en tant qu’employeur vous prenez soin de vos salariés avant même qu’ils ne commencent à travailler pour vous.
• Créer du lien dès la signature : Il peut se passer plusieurs semaines avant qu’un candidat rejoigne une entreprise. Le pré-boarding permet aux entreprises de garder le contact avec le futur salarié et commencer à créer des liens pour développer son sentiment d’appartenance et commencer à le fidéliser.
• Conforter le candidat dans son choix : Pour un candidat, c’est toujours tentant de rester à l’écoute des offres du marché quand bien même il vient d’accepter la vôtre. Le pré-boarding sert à prouver à la nouvelle recrue que votre entreprise répond à ses critères et qu’il a fait le bon choix.
• Gérer efficacement la partie administrative de l’onboarding : Une prise de poste nécessite toujours des documents à lire, à signer, à rectifier, et des allers-retours entre la recrue et le service RH. Le pré-boarding permet de gérer le tout sereinement pour être sûr de ne rien oublier et de ne pas submerger la nouvelle recrue avec des montagne de paperasses.
• Rassurer la nouvelle recrue : Nouvelle entreprise, nouveau manager, nouveaux collègues, nouveau poste de travail, nouvel environnement… Les premiers jours du nouvel employé sont parfois stressants ! Le pré-boarding permet d'apaiser les salariés qui redoutent la journée d'intégration en leur mettant à disposition des ressources pour mieux appréhender leur prise de poste et en leur donnant les outils nécessaires pour commencer à travailler plus rapidement.

Le pré-boarding est une étape importante de l’expérience collaborateur vécue par le salarié lorsqu’il rejoint une nouvelle entreprise. C’est durant cette phase qu’il se fait une première impression et se forge un avis sur vous et prend la décision ou non de continuer l’aventure à vos côtés ! Il est donc indispensable de tout faire pour ne rien gâcher, à commencer par vous munir d’un outil RH dédié à la gestion des moments clés. Wobee agit comme un assistant RH qui vous aide à mettre en place un processus de pré-boarding infaillible en :

• Assurant le maintien du lien : Grâce à l’envoi automatique de mails personnalisés et programmés, ne soyez plus en panique parce qu’1 mois s’est écoulé depuis que vous avez pris des nouvelles de votre recrue pour la dernière fois !
• Prévoyant les tâches à effectuer : Grâce à la possibilité de paramétrer des notifications, soyez tranquille à l’idée de ne rien oublier et laissez-vous guider par les rappels qui vous diront quelles actions effectuer à quels moments.
• Simplifiant la partie administrative : Grâce à des espaces de stockage et de téléchargement des documents disponibles directement sur la plateforme, rendez les échanges plus fluides entre votre service RH et votre nouvel arrivant.
• Suivant l'avancée : Grâce à une visibilité en temps réel de ce que est fait et reste à faire sur le parcours en cours, assurez-vous d’offrir un maximum de transparence à votre nouvelle recrue quant à son arrivée chez vous.
• Rassurant le nouveau collaborateur : Grâce à sa fonctionnalité “intranet” qui donne accès à des ressources consultables en ligne et des informations pratiques sur l’entreprise, réduisez l’appréhension que peut avoir votre nouveau salarié et rendez sa prise de poste sereine et agréable.