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Nous avons concentré notre expertise en onboarding dans une fiche pratique qui va droit à l’essentiel. Conçue pour les dirigeants et professionnels RH, elle fournit des informations concrètes et immédiatement applicables pour simplifier et optimiser l’onboarding stagiaire.
Télécharger la ressourceMais même si la nervosité des premiers jours est normale, un accueil chaleureux, reflet de la culture de votre entreprise, garantira que votre nouveau stagiaire s'adapte à son nouveau rôle et commence à contribuer rapidement au sein de l'équipe.
Pour comprendre le « comment » de l’intégration et le processus d'onboarding, vous devez également comprendre les « pourquoi », les raisons clés et les étapes essentielles de ce processus.
Les stagiaires et alternants sont plus que de simples apprentis temporaires : s’ils sont bien intégrés, ils peuvent s’avérer un atout précieux pour votre entreprise, facilitant le recrutement futur.
Ils voient votre entreprise sous un nouvel angle et peuvent offrir de nouvelles perspectives, diffuser des mots positifs sur votre entreprise et constituer un vivier de talents précieux. Investir dans un bon onboarding implique de renforcer les compétences de vos stagiaires, de promouvoir la culture de votre entreprise et d'optimiser les processus d'intégration, ce qui signifie investir dans de nouveaux talents potentiels qui profiteront à votre entreprise à long terme.
Un programme d'intégration efficace valorise les stagiaires, leur montrant qu'ils sont des collaborateurs essentiels même pour une durée courte. En leur offrant des responsabilités et des missions dès le début, on stimule leur engagement.
Encourager leurs idées innovantes et investir dans leur formation et développement à travers des ateliers booste leurs compétences et leur motivation.
Enfin, reconnaître leurs succès renforce leur sentiment d'appartenance, la cohésion au sein de l'équipe et leur envie de contribuer activement.
Pour renforcer davantage l’engagement des stagiaires, activez des leviers de motivation comme pour un salarié, en privilégiant une communication efficace au sein de l'équipe.
Une intégration soigneusement structurée joue un rôle déterminant dans la montée en compétences rapide des stagiaires grâce à une formation adaptée.
Dès leur arrivée, les familiariser intensivement avec les processus internes, les outils spécifiques fournis par le manager et les attentes de leur poste permet d'éliminer les incertitudes et de réduire le temps habituellement nécessaire à l'adaptation.
En leur fournissant dès le départ toutes les informations essentielles, les ressources adéquates et les outils nécessaires, les stagiaires peuvent immédiatement commencer à travailler de manière efficace.
Cela inclut des formations pratiques sur les logiciels qu'ils utilisent, des guides détaillés sur les procédures à suivre, et des clarifications sur les objectifs à atteindre, renforçant ainsi leurs compétences et l'utilisation efficace des outils.
L'accent est mis sur une compréhension claire de leur rôle et de la manière dont ils peuvent contribuer de façon significative aux projets en cours au sein de l'équipe.
Cette démarche proactive non seulement booste leur confiance, mais leur permet aussi de contribuer rapidement à la valeur ajoutée de l'entreprise en améliorant leur travail quotidien.
Pour les stagiaires, ce sentiment d'efficacité immédiate est motivant et enrichissant ; pour l'entreprise, cela signifie une productivité accrue sans période de latence prolongée.
De plus, en maximisant l'impact des stagiaires pendant leur court séjour, l'entreprise optimise les bénéfices tirés de ce partenariat temporaire, renforçant ainsi le rapport et transformant chaque stage en une expérience productive et mutuellement avantageuse.
Cependant, étant donné que votre stagiaire n’a peut-être aucune expérience de la vie professionnelle, il peut avoir besoin de soins supplémentaires au début pour bien démarrer. Pour être sûr de bien accueillir vos nouveaux talents et faciliter leur intégration au sein de l’équipe, voici quelques conseils pratiques pour vous guider !
Cela peut sembler évident à première vue, mais l'onboarding d'un stagiaire va bien plus loin que simplement informer votre nouveau stagiaire sur l'emplacement du bureau, ses horaires et ses principales tâches, en intégrant également les étapes clés et les processus de travail.
N'oubliez pas qu'il s'agit peut-être de la toute première expérience en entreprise de votre stagiaire, et qu'il pourrait donc s'inquiéter de choses auxquelles vous n'envisagez même pas : « Comment ça se passe de travailler de 9 h à 17 h ? Combien de pauses ai-je ? Comment puis-je déclarer mes heures ? » Une communication claire sur le travail quotidien peut les rassurer et faciliter leur intégration.
En informant votre stagiaire de ces petits détails, il aura déjà une idée claire de ce que sera sa première journée, ce qui lui permettra de se sentir plus préparé et plus excité de commencer. Vous pouvez également lui envoyer un mail de bienvenue quelques jours avant son arrivée pour mieux accueillir leur arrivée.
Cela garantira qu’ils se sentiront les bienvenus dès le premier jour, renforçant la cohésion d'équipe et leur permettant d'entrer plus rapidement dans le flux de travail.
Vous avez donc informé votre nouveau stagiaire de son poste, de ses missions et de ce que l'on attend de lui au cours de son onboarding.
Mais que savent-ils de l’entreprise dans son ensemble ? Apprenez à votre stagiaire l'histoire, la vision, les valeurs et la culture de votre entreprise.
Si votre entreprise vend un produit, informez-le-lui sur le produit.
Si votre entreprise compte de nombreuses équipes ou départements différents, expliquez-leur les missions, les processus et ce qu'ils sont et ce qu'ils font.
Encouragez votre stagiaire à planifier des rendez-vous café avec d'autres collaborateurs et à réseauter au sein de l'entreprise en améliorant leur communication, en leur donnant une liste de personnes à qui parler et en les aidant à définir quelques questions à poser.
Cela donne à votre stagiaire une compréhension plus approfondie de votre entreprise, ce qui lui est utile dans l'exécution de ses tâches, et ouvre la porte à un futur recrutement interne, pour garantir que votre nouveau talent reste au sein de l'entreprise.
Les informations utiles liées à l'onboarding peuvent encore représenter beaucoup d’informations à traiter pour quelqu’un qui commence un stage.
Ils doivent non seulement apprendre leurs métier, mais aussi gérer toutes les formalités administratives, apprendre à connaître leurs collègues et se familiariser avec tous les nouveaux outils et plateformes.
Ce qui peut sembler être des étapes simples et claires pour vous peut sembler être un monde sans fin pour un nouveau stagiaire.
Pour décomposer les actions à faire et rendre tout cela réalisable, fournissez à votre stagiaire une liste de tâches étape par étape avant son premier jour dans le cadre de l'onboarding :
Comme tout débutant, votre stagiaire aura besoin de conseils, d'une communication efficace et de retours, surtout au début mais aussi tout au long de son parcours.
Poser des questions et faire des erreurs sont une partie essentielle de l'apprentissage et du développement de compétences.
Il est donc important de discuter avec votre stagiaire de la manière dont il préfère recevoir des conseils et des commentaires pour une communication efficace.
Au début de son stage, planifiez une réunion et discutez avec votre nouveau stagiaire de la manière dont il aimerait travailler et communiquer ensemble :
Connaître les préférences de votre stagiaire en matière de communication est le meilleur moyen d'instaurer la confiance et de créer un environnement sûr et inclusif.
Trouver l'équilibre entre les feedbacks constructifs et les compliments est essentiel pour maintenir une bonne communication, garder votre stagiaire motivé, créatif et désireux de contribuer.
Que leur poste soit temporaire ou non, chacun mérite de se sentir appartenir.
Une bonne première étape consiste à présenter les noms et fonctions de leurs collègues avant leur premier jour, afin de leur donner un bon départ dans l'équipe (et d'éviter le sentiment accablant de devoir mémoriser les noms de tout le monde en même temps !).
Et pourquoi ne pas commencer la première journée de votre stagiaire avec un sac de cadeaux ? Cela peut sembler un petit geste, mais un sac de cadeaux peut égayer la journée de n'importe qui.
Une petite carte manuscrite, une barre de chocolat et des produits de l'entreprise donneront le sourire à votre nouveau talent et lui donneront le sentiment de faire partie de l'équipe.
Traiter vos stagiaires comme vous traiterez vos employés, par exemple en les laissant participer aux réunions (progressivement), en leur confiant leurs propres responsabilités et en les invitant à des événements, est la meilleure façon de les faire se sentir les bienvenus, engagés et enthousiastes.
Même avec les bonnes préparations, commencer un stage peut sembler écrasant, avec tant de tâches, d'attentes et de responsabilités.
Si vous n’avez jamais travaillé dans un environnement similaire auparavant, il est difficile de savoir exactement à quoi s’attendre.
Par conséquent, s’asseoir avec votre stagiaire autour d’une tasse de café et fixer des objectifs ensemble est l’occasion idéale pour lui de discuter de ses attentes pour les mois à venir.
Qu'attendent-ils de ce stage ? Quelles compétences spécifiques souhaitent-ils acquérir ? Aider votre stagiaire à fixer des objectifs pour le stage lui donnera un aperçu clair de son parcours dans votre entreprise et l'aidera à se développer sur le plan professionnel et personnel.
En fait, 82 % des jeunes pensent qu'il est important que leur mentor les aide à fixer des objectifs de performance
Alors, à quoi cela ressemble-t-il lorsque tous ces conseils sont combinés et mis en pratique ?
Lola partage ses expériences en tant que stagiaire chez Wobee.
"Depuis janvier 2024, je vis une expérience incroyable en tant que stagiaire chez Wobee, où j'ai l'opportunité d'être le bras droit du manager et de collaborer étroitement avec toute l'équipe.
Mon intégration a démarré sur les chapeaux de roues : avant même mon premier jour officiel, j'ai été invitée à participer à la soirée de Noël de l'entreprise, renforçant ainsi la cohésion de l'équipe.
Cette invitation précoce m'a permis de me sentir immédiatement intégrée et valorisée, facilitant ma transition dans l'équipe et me donnant un aperçu chaleureux de la culture d'entreprise. Ainsi, grâce à cela, arriver au bureau le premier jour n'a pas été aussi effrayant que je le pensais au départ.
Après avoir reçu un accueil chaleureux de la part de tous les collaborateurs au bureau, je me suis immédiatement senti chez moi et prêt à assumer mes nouvelles missions.
Mon intégration avec Wobee m'a fait réaliser que commencer un nouveau stage dans une entreprise qui valorise la communication et le développement des compétences ne doit pas nécessairement être si angoissant après tout. Après un début aussi solide, je suis également enthousiaste et curieux de savoir ce que le reste de mon stage me réserve.
Dès le début, l'équipe s'est montrée ouverte et accueillante, m'aidant à me familiariser rapidement avec les outils de travail et les processus internes de l'entreprise.
L'accessibilité des collaborateurs et leur volonté de partager leurs connaissances et expériences ont grandement contribué à ma compréhension rapide des rouages de l'entreprise.
Le fait d'être directement intégrée dans des activités centrales et des événements sociaux a renforcé mon sentiment d'appartenance et a accéléré mon adaptation."
L'expérience de Lola chez Wobee souligne l'importance d'une intégration efficace des stagiaires.
En fournissant un soutien, des conseils et des ressources complètes, vous pouvez garantir que vos stagiaires se sentent accueillis, préparés et équipés avec les bons outils pour réussir dans leur rôle.
En conclusion, un programme d'intégration bien structuré est essentiel pour transformer l'expérience d'un stagiaire de potentiellement angoissante à extrêmement enrichissante.
En investissant dans une intégration approfondie, non seulement vous maximisez la productivité et l'engagement des stagiaires, mais vous posez également les bases d'une relation à long terme qui pourrait bien se transformer en un engagement permanent.
Les stagiaires ne sont pas simplement des observateurs temporaires ; ils sont de futurs acteurs clés de votre entreprise.
En les accueillant chaleureusement, en les équipant des outils nécessaires pour leur succès, et en les intégrant pleinement à la culture de l'entreprise, vous les aidez à se sentir valorisés et essentiels.
Cela crée un environnement où ils sont motivés à donner le meilleur d'eux-mêmes, augmentant ainsi les chances qu'ils souhaitent poursuivre leur parcours professionnel au sein de votre organisation.
Un bon programme d'intégration est donc non seulement bénéfique pour les stagiaires mais aussi pour la santé et la vitalité à long terme de l'entreprise.
pour ne louper aucune de nos actus
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