Préboarding : Bien démarer sa relation employeur-collaborateur

65% des employeurs ont rapporté que des nouvelles recrues ne se sont jamais présentées. Le préboarding est donc crucial pour assurer que les nouvelles recrues se sentent prêtes à s'intégrer avant leur premier jour de travail.

Préboarding : Bien démarer sa relation employeur-collaborateur

L'importance du préboarding pour les nouveaux employés

Vous vous demandez comment éviter que vos nouvelles recrues se désistent avant même leur premier jour ? Saviez-vous qu'en 2019, 65% des employeurs ont rapporté avoir embauché des personnes qui ne se sont jamais présentées ?

Découvrez des astuces pratiques, des outils efficaces et des exemples concrets pour réussir votre préboarding et garantir une intégration sans accroc.

Qu'est-ce que le préboarding ?

Le préboarding, c'est cette période cruciale entre le moment où un candidat accepte une offre d'emploi et son premier jour de travail. Souvent négligé, ce processus est pourtant essentiel pour garantir que votre nouvelle recrue se sente attendue, valorisée et prête à s'intégrer.

Imaginez : vous venez de signer un contrat pour un nouveau poste. L'excitation est là, mais aussi une certaine anxiété.

Le préboarding vise à transformer cette période d'incertitude en une expérience positive et engageante. Il s'agit de maintenir le lien avec le futur employé, de le rassurer et de l'intégrer progressivement à la culture de l'entreprise.

Mais concrètement, qu'est-ce que cela implique ? Le préboarding peut inclure des actions simples mais efficaces comme :

  • Envoyer un e-mail de bienvenue personnalisé.
  • Partager des informations sur l'entreprise, son histoire, ses valeurs et sa culture.
  • Proposer des rencontres virtuelles avec les futurs collègues ou le manager.
  • Offrir des accès anticipés à certaines ressources de l'entreprise, comme un intranet ou des formations en ligne.

Ces actions permettent non seulement de sécuriser le recrutement, mais aussi de réduire le risque de désistement avant le premier jour. En effet, en 2019, 65% des employeurs ont rapporté avoir été ghostés par des collaborateurs le premier jour. Le préboarding aide à anticiper ces situations en maintenant l'engagement du nouvel employé.

Il est important de distinguer le préboarding de l'onboarding. Le préboarding se concentre sur la période avant le premier jour de travail, tandis que l'onboarding couvre l'intégration complète du nouvel employé une fois qu'il a commencé. Le préboarding prépare le terrain pour un onboarding réussi, en facilitant une transition en douceur et en diminuant le stress lié à l'arrivée dans un nouvel environnement.

Pour que le préboarding soit véritablement efficace, il est crucial de suivre certaines pratiques éprouvées.

Meilleures pratiques pour un préboarding efficace

Le préboarding est une étape cruciale pour garantir que vos nouvelles recrues se sentent attendues et valorisées avant même leur premier jour. Voici quelques pratiques éprouvées pour un préboarding efficace :

Maintenir un contact régulier

Dès que le candidat accepte l'offre, commencez à établir une communication régulière. Envoyez un e-mail de bienvenue personnalisé et proposez des points de contact réguliers. Cela peut inclure des appels téléphoniques, des e-mails ou même des messages sur des plateformes de communication interne. L'objectif est de maintenir l'enthousiasme et de répondre à toutes les questions que le nouvel employé pourrait avoir.

Anticiper les aspects administratifs

Rien n'est plus stressant que de devoir remplir une montagne de paperasse le premier jour. Envoyez les documents administratifs nécessaires à l'avance et proposez des solutions numériques pour les remplir. Utiliser des plateformes de gestion des talents peut grandement faciliter ce processus.

Organiser des rencontres avec l'équipe

Facilitez l'intégration sociale en organisant des rencontres virtuelles ou en personne avec les futurs collègues et le manager. Cela peut être un simple café virtuel ou une visite informelle des bureaux. Ces interactions aident à créer un sentiment d'appartenance et à réduire l'anxiété liée à l'inconnu.

Un rencontre informelle avec l'équipe pendant le préboarding

Envoyer un kit de préboarding personnalisé

Un Welcome Pack contenant des goodies de l'entreprise, des informations sur la culture d'entreprise, et des ressources utiles peut faire toute la différence. Ce geste montre que vous vous souciez de l'intégration de votre nouvelle recrue et renforce son engagement.

Partager les actualités de l'entreprise

Tenez le nouvel employé informé des dernières nouvelles de l'entreprise. Cela peut inclure des newsletters, des annonces internes ou des invitations à des événements d'entreprise. Cette transparence aide à créer un lien et à intégrer progressivement le nouvel employé à la vie de l'entreprise.

Annoncer le programme du premier jour

Envoyez un agenda détaillé du premier jour de travail. Incluez des informations sur les réunions prévues, les formations initiales et les personnes qu'ils rencontreront. Cela permet de réduire le stress et de préparer mentalement le nouvel employé à ce qui l'attend.

Utiliser des outils technologiques

Les plateformes digitales de pré-intégration peuvent automatiser de nombreuses tâches administratives et offrir des modules de formation en ligne. Ces outils permettent de personnaliser le parcours d'intégration et d'améliorer l'efficacité du préboarding.

Personnaliser le parcours d'intégration

Chaque employé est unique, et leur parcours d'intégration devrait l'être aussi. Utilisez la technologie pour offrir des modules de formation adaptés à leur rôle spécifique et à leurs besoins. Cela montre que vous investissez dans leur développement dès le début.

Organiser des événements d'entreprise

Invitez les nouvelles recrues à des événements internes avant leur premier jour. Cela peut être une réunion d'équipe, un déjeuner ou un événement social. Ces interactions informelles aident à créer des liens et à intégrer le nouvel employé à la culture de l'entreprise.

Investir dans le préboarding

Enfin, il est crucial de comprendre que le préboarding est un investissement. En prenant le temps de bien préparer l'arrivée de vos nouvelles recrues, vous envoyez un signal positif et augmentez les chances de les fidéliser. En 2019, 65% des employeurs ont embauché des personnes qui ne se sont jamais présentées le premier jour. Un préboarding efficace peut aider à réduire ce chiffre alarmant.

En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez transformer la période de préboarding en une expérience positive et engageante, réduisant ainsi le turnover et assurant une intégration réussie de vos nouvelles recrues.

Cependant, pour mettre en œuvre ces pratiques de manière optimale, il est essentiel de s'appuyer sur des outils et logiciels adaptés.

Outils et logiciels pour faciliter le préboarding

Pour réussir un préboarding efficace, les bons outils et logiciels peuvent faire toute la différence. Ils permettent d'automatiser les démarches administratives, rendant le processus plus fluide et moins stressant pour les nouvelles recrues. Ces outils ne se contentent pas de simplifier l'administratif. Ils permettent aussi de préparer les arrivées avec des modèles de parcours d'intégration préchargés.

Imaginez pouvoir personnaliser le parcours de chaque nouvel employé en fonction de son rôle et de ses besoins spécifiques.

Un autre avantage majeur de ces plateformes est la possibilité de maintenir une communication continue avec les nouvelles recrues. Envoyer des newsletters, des vidéos de bienvenue ou des invitations à des événements internes devient un jeu d'enfant. Cela aide à créer un lien fort et à intégrer progressivement le nouvel employé à la culture de l'entreprise avant même son premier jour.

Wobee

Wobee est un logiciel de préboarding et d'onboarding conçu pour optimiser l'expérience des nouvelles recrues dès leur acceptation de l'offre d'emploi. Il offre des fonctionnalités avancées pour gérer les processus RH de manière efficace et personnalisée :

  • Parcours d'intégration personnalisés : Wobee permet de créer des parcours d'intégration sur mesure, adaptés aux besoins spécifiques de chaque recrue et de chaque entreprise.
  • Automatisation des tâches administratives : Grâce à Wobee, les nouvelles recrues peuvent remplir les documents administratifs en ligne avant leur premier jour, réduisant ainsi le stress et les tâches à gérer à leur arrivée.
  • Communication centralisée : Wobee facilite la communication continue avec les nouvelles recrues, leur permettant de se sentir connectées et informées avant même de commencer.

En utilisant Wobee, les entreprises peuvent garantir une transition en douceur pour les nouvelles recrues, améliorer leur engagement dès le départ et réduire le risque de désistement avant le premier jour. Prenez rendez-vous avec un expert Wobee pour discuter de vos problématiques.

Impact du préboarding sur la performance et la satisfaction

Le préboarding, entre l'acceptation de l'offre et le premier jour, influence fortement la performance et la satisfaction des nouveaux employés.

D'abord, il permet de diminuer le stress. En effet, 80% des individus se sentent stressés avant de commencer un nouvel emploi. En les préparant à leur nouveau rôle, le préboarding réduit cette anxiété et les aide à se sentir plus à l'aise dès le départ.

Un préboarding bien conçu facilite l'arrivée des nouveaux salariés, renforce leur engagement et leur productivité.

Le préboarding ne se contente pas de réduire le stress. Il accélère aussi l'apprentissage. En fournissant des ressources et des formations en ligne avant le premier jour, les nouveaux employés peuvent se familiariser avec les outils et les processus de l'entreprise. Cela leur permet d'être opérationnels plus rapidement et de contribuer efficacement dès leur arrivée.

Un autre avantage crucial du préboarding est l'amélioration de la rétention. Un bon boarding augmente de 58% les chances qu'un nouvel employé reste dans l'entreprise. En créant un lien fort dès la signature du contrat, en partageant des informations sur l'entreprise et ses valeurs, et en organisant des points de suivi réguliers, les entreprises peuvent éviter les départs prématurés et les "no-shows".

En fin de compte, le préboarding booste les résultats de l'entreprise. Des employés bien intégrés et satisfaits sont plus productifs et plus engagés. Ils sont également plus enclins à recommander l'entreprise à d'autres talents, renforçant ainsi la marque employeur.

Pour maximiser ces bénéfices, il est essentiel de structurer le préboarding de manière efficace. C'est là qu'interviennent les check-lists et les guides, des outils indispensables pour garantir une intégration réussie.

Check-lists pour réussir le préboarding

Pour réussir le préboarding, il est essentiel de structurer le processus avec des check-lists et des guides clairs. Ces outils permettent de ne rien oublier et de garantir une expérience fluide pour les nouvelles recrues. Voici quelques éléments clés à inclure :

  1. Maintenir une communication régulière : Dès que le contrat est signé, établissez un contact régulier avec le nouvel employé. Envoyez des e-mails de bienvenue, des messages sur les plateformes internes, ou même des appels téléphoniques. Cela aide à maintenir l'enthousiasme et à répondre à toutes les questions éventuelles.
  1. Partager des actualités de l'entreprise : Tenez le nouvel employé informé des dernières nouvelles de l'entreprise. Envoyez des newsletters, des annonces internes ou des invitations à des événements d'entreprise. Cela aide à créer un lien et à intégrer progressivement le nouvel employé à la vie de l'entreprise.
  1. Préparer les documents administratifs à l'avance : Rien n'est plus stressant que de devoir remplir une montagne de paperasse le premier jour. Envoyez les documents nécessaires à l'avance et proposez des solutions numériques pour les remplir. Cela permet de se concentrer sur l'intégration plutôt que sur l'administratif.
  1. Organiser des rencontres avec l'équipe : Facilitez l'intégration sociale en organisant des rencontres virtuelles ou en personne avec les futurs collègues et le manager. Ces interactions aident à créer un sentiment d'appartenance et à réduire l'anxiété liée à l'inconnu.
  1. Envoyer un kit de préboarding personnalisé : Un Welcome Pack contenant des goodies de l'entreprise, des informations sur la culture d'entreprise, et des ressources utiles peut faire toute la différence. Ce geste montre que vous vous souciez de l'intégration de votre nouvelle recrue et renforce son engagement.
  1. Annoncer le programme du premier jour : Envoyez un agenda détaillé du premier jour de travail. Incluez des informations sur les réunions prévues, les formations initiales et les personnes qu'ils rencontreront. Cela permet de réduire le stress et de préparer mentalement le nouvel employé à ce qui l'attend.

En suivant ces étapes, vous pouvez transformer la période de préboarding en une expérience positive et engageante, réduisant ainsi le turnover et assurant une intégration réussie de vos nouvelles recrues. Utilisez des outils et des plateformes digitales pour automatiser et personnaliser ce processus, et n'oubliez pas que chaque détail compte pour faire sentir à vos nouvelles recrues qu'elles sont attendues et valorisées.

Formation et développement dès le préboarding

Le préboarding ne se limite pas à envoyer quelques e-mails de bienvenue et des documents administratifs. C'est aussi le moment idéal pour commencer à former et développer vos nouvelles recrues. Il n'est pas nécessaire d'attendre le premier jour pour les plonger dans l'univers de l'entreprise. Voici comment maximiser cette période cruciale.

Impliquer le manager, le mentor et l'équipe

Dès l'acceptation de l'offre, impliquez le manager direct, un mentor ou buddy, et quelques membres de l'équipe. Cette approche crée un sentiment d'appartenance et réduit l'anxiété. Imaginez recevoir un message de votre futur manager vous souhaitant la bienvenue et expliquant ce que vous allez faire ensemble. Ou encore, un e-mail d'un collègue qui partage des astuces pour réussir dans votre nouveau rôle. Ces petites attentions font une grande différence.

Clarifier le calendrier d'onboarding

Rien de pire que de commencer un nouveau job sans savoir à quoi s'attendre. Envoyez un calendrier détaillé de l'onboarding avec des invitations pour les réunions et les formations prévues. Ainsi, le nouvel employé peut se préparer mentalement et savoir exactement ce qui l'attend. Par exemple, un agenda pourrait inclure une réunion d'introduction avec l'équipe, une session de formation sur les outils internes, et un déjeuner informel pour briser la glace.

Accès anticipé à la plateforme de formation

Donner accès à la plateforme de formation avant le premier jour est une excellente manière de familiariser les nouveaux employés avec les outils et les valeurs de l'entreprise. Ils peuvent commencer à explorer les modules de formation, se familiariser avec les processus internes et même commencer à acquérir des compétences spécifiques à leur rôle. Cela réduit la courbe d'apprentissage et permet aux nouvelles recrues d'être opérationnelles plus rapidement.

Personnalisation du parcours de formation

Chaque employé est unique, et leur parcours de formation devrait l'être aussi. Utilisez des outils pour personnaliser les modules de formation en fonction des besoins spécifiques de chaque recrue. Par exemple, un développeur pourrait avoir accès à des formations techniques avancées, tandis qu'un commercial pourrait se concentrer sur les techniques de vente et la connaissance des produits. Cette personnalisation montre que vous investissez dans leur développement dès le début.

Annonces internes et présentations

Faites une annonce en interne pour présenter la nouvelle recrue. Mentionnez son nom, son rôle et sa date de prise de poste. Cela permet à l'équipe de se préparer à l'accueillir et de créer un environnement plus accueillant. Encouragez également les nouveaux employés à se présenter de manière personnalisée, que ce soit par une vidéo d'introduction, un diaporama ou même un quiz amusant. Cela aide à briser la glace et à créer des connexions dès le départ.

Feedback et amélioration continue

Enfin, pensez à demander un retour sur le processus de préboarding. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ? Utilisez ces feedbacks pour affiner et améliorer continuellement votre stratégie de préboarding. Cela montre que vous vous souciez de l'expérience de vos employés et que vous êtes engagé dans une démarche d'amélioration continue.

En intégrant ces éléments dans votre processus de préboarding, vous pouvez transformer cette période en une opportunité de formation et de développement. Non seulement cela prépare vos nouvelles recrues à être efficaces dès le premier jour, mais cela renforce également leur engagement et leur satisfaction à long terme.

Cependant, pour maximiser l'impact de ce préboarding, il est crucial de l'adapter aux spécificités de chaque rôle au sein de l'entreprise.

Personnalisation du préboarding pour différents rôles

Adapter le préboarding à chaque rôle permet de mieux répondre aux attentes spécifiques des nouveaux employés. Voici comment vous pouvez ajuster votre approche pour maximiser l'impact :

  • Envoyez des kits de bienvenue personnalisés : Un développeur pourrait recevoir des goodies tech, tandis qu'un commercial pourrait obtenir des outils de vente. Ce geste montre que vous avez pris le temps de penser à eux individuellement.
  • Invitez les nouvelles recrues à réaliser des vidéos d'introduction personnalisées : Cela peut être une courte présentation où elles partagent leurs passions, leurs attentes et ce qu'elles apportent à l'équipe. C'est un excellent moyen de briser la glace et de commencer à tisser des liens avant même le premier jour.
  • Organisez des moments informels pour les présenter à des collègues clés :Un café virtuel ou un déjeuner d'équipe peut faire des merveilles pour réduire l'anxiété et créer un sentiment d'appartenance.
  • Donnez-leur accès à la plateforme de formation en ligne dès que possible : Cela leur permet de se familiariser avec les outils et les processus de l'entreprise à leur rythme. Un développeur pourrait commencer à explorer les environnements de développement, tandis qu'un marketeur pourrait se plonger dans les stratégies de la marque.
  • Anticipez les questions en fournissant une FAQ détaillée et un calendrier d'onboarding clair : Cela aide à réduire le stress et à préparer mentalement les nouvelles recrues à ce qui les attend.
  • Faites une annonce en interne pour présenter les nouvelles recrues : Mentionnez leur nom, leur rôle et leur date de prise de poste. Cela permet à l'équipe de se préparer à les accueillir et de créer un environnement plus accueillant.

En personnalisant le préboarding, vous montrez à vos nouvelles recrues qu'elles sont attendues et valorisées, ce qui augmente leur engagement et leur satisfaction dès le départ.

Évaluation de l'efficacité du préboarding

Évaluer l'efficacité du préboarding est crucial pour comprendre son impact réel sur l'intégration des nouveaux employés. Voici quelques indicateurs clés à surveiller :

  1. Taux de désistement avant le premier jour : Environ 28% des professionnels renoncent à une position acceptée à cause de doutes ou d'un manque de communication. Un bon préboarding peut réduire ce chiffre en maintenant l'engagement et en répondant aux questions des nouvelles recrues.
  1. Taux de départ le premier jour : Il est alarmant de constater que 4% des collaborateurs quittent leur poste dès le premier jour. Un préboarding efficace, en fournissant des informations claires et en créant un sentiment d'appartenance, peut aider à diminuer ce taux.
  1. Feedback des nouveaux employés : Recueillir des retours sur le processus de préboarding permet d'identifier les points forts et les axes d'amélioration. Demandez aux nouvelles recrues ce qu'elles ont apprécié et ce qui pourrait être amélioré.
  1. Engagement et productivité : Mesurez l'engagement des nouveaux employés à travers des enquêtes de satisfaction et des entretiens. Un préboarding réussi se traduit souvent par une meilleure productivité et un engagement plus fort dès les premiers jours.
  1. Rétention à long terme : Suivez le taux de rétention des employés à 6 mois et à un an. Un bon préboarding contribue à une meilleure rétention en créant un lien fort dès le départ.

Pour évaluer ces indicateurs, utilisez des outils comme des enquêtes de satisfaction, des entretiens de suivi et des analyses de données RH. En ajustant continuellement votre stratégie de préboarding en fonction de ces retours, vous pouvez améliorer l'expérience des nouvelles recrues et renforcer leur engagement à long terme.

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