Le mail de bienvenue : l’incontournable de l’intégration en entreprise

Très attendu par les nouveaux collaborateurs qui rejoignent une entreprise, le mail de bienvenue reste un outil à part entière de la phase d’onboarding. Il permet de rassurer et d’informer les nouvelles recrues mais sert aussi à l’entreprise de relai de sa culture. Pourquoi le mettre en place ? Quelles informations doit-il contenir ? La team Wobee vous dit tout !

Le mail de bienvenue : l’incontournable de l’intégration en entreprise

Le mail de bienvenue, de quoi parle-t-on ?

Un mail de bienvenue, aussi appelé welcome mail, est un message électronique envoyé aux nouveaux collaborateurs d’une entreprise pour les accueillir et les informer sur les différentes étapes de leur intégration.

Il s’inscrit dans un processus plus global qu’est l’onboarding et son but reste avant tout de créer une atmosphère accueillante afin de rassurer la nouvelle recrue, de lui faire sentir qu’il est attendu mais aussi de donner des informations sur le premier jour notamment afin de faciliter l’onboarding.

Le message de bienvenue, qui fait office de message d’accueil, est toujours très apprécié des salariés parce qu’il témoigne de la volonté de l’entreprise de lui assurer une transition fluide et positive.

🗓 Quand envoyer le mail de bienvenue ?

Un mail de bienvenue c’est bien, mais s’il s’inscrit dans une logique de campagne de plusieurs mails, c’est mieux !

Une campagne d’emails de bienvenue est une série d'emails envoyés à intervalles définis en amont par l’entreprise qui a pour objectif de favoriser l’intégration du nouvel arrivant dans l’entreprise. Au-delà d’être un moyen efficace pour garder le lien durant la phase de pré-boarding, cela permet à l’entreprise de fournir au nouveau collaborateur des informations au compte goutte afin de ne pas le noyer. Pour cela, chaque mail doit avoir son propre objectif.

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Le premier mail de bienvenue est envoyé dans le but de féliciter le nouveau collaborateur pour son embauche, de lui souhaiter la bienvenue dans l’entreprise et de lui montrer qu’il est attendu avec impatience par les équipes.

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Le second mot de bienvenue peut contenir des informations plus spécifiques sur la première journée et l’onboarding que le nouvel arrivant s’apprête à vivre.

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Le troisième email a pour but de donner au collaborateur toutes les informations liées à son arrivée imminente (horaires, parking, programme de la journée d’intégration, documents à apporter, etc.). Il permet donc de rappeler les détails essentiels de son premier jour en entreprise, de le rassurer sur l’accueil qui lui sera réservé et de renforcer l’excitation pour cette nouvelle aventure professionnelle qui l’attend.

🎁 En bonus, le service RH peut demander au manager d’envoyer un rappel par mail ou par message la veille de l’arrivée du nouveau collaborateur.

Pour une entreprise, adopter une approche progressive comme celle-ci a pour avantage de fluidifier et simplifier la transition avec le nouveau poste mais aussi de se prémunir d’un no show.

Pourquoi envoyer un mail de bienvenue ?

Le mail de bienvenue est un outil à part entière de l’onboarding, à l’image du livret d’accueil ou encore du welcome pack, qui permet de répondre à de nombreux enjeux clés de l’intégration.

💜 Renforcer la marque employeur

Un email de bienvenue personnalisé et professionnel montre que l’entreprise se soucie de ses collaborateurs et qu’elle est engagée à les intégrer rapidement et efficacement. Ce mot d’accueil permet de commencer la collaboration sur de bonnes bases et marque des points auprès des nouvelles recrues.

🤝🏻 Rassurer les nouveaux arrivants

Grâce à l’email de bienvenue, les salariés ont des informations clés en main sur ce que l’entreprise attend d’eux et sur l’organisation de leur premier jour ce qui leur permet d’aborder plus sereinement leur première journée en entreprise.

Faciliter l’onboarding

Un mail de bienvenue bien conçu peut aider les nouveaux employés à comprendre rapidement la culture de l'entreprise, les valeurs et les attentes, ainsi que les personnes clés avec lesquelles ils devront travailler ou encore les enjeux de leur poste. Cela contribue à faciliter leur prise de poste et leur permet de se sentir plus à l'aise dans leur nouvel environnement de travail dès le départ.

🚀 Améliorer l’engagement des collaborateurs

L'envoi d'un email de bienvenue montre que l'entreprise se soucie du bien-être des nouveaux collaborateur et un salarié qui se sent bien accueilli et bien intégré est plus susceptible de rester dans l'entreprise sur le long terme et de s’y investir. Un message de bienvenue bien conçu contribue donc à la rétention des nouveaux employés puisqu’il renforce leur sentiment d’appartenance et stimule leur engagement.

🤩 Valoriser le nouvel arrivant

Pour une entreprise, le fait d’adresser un mot de bienvenue à un nouveau collaborateur témoigne de l’importance qu’elle accorde à chaque nouveau membre de son équipe, qui plus est lorsqu’il est personnalisé et qu’il contient des contenus divers de la part de la direction, de l’équipe, du manager. Il crée une première impression positive chez le nouvel arrivant en montrant que les nouveaux employés sont valorisés et respectés.

Que mettre dans un mail de bienvenue ?

Il n’y a pas de règles absolues quant au contenu d’un mail de bienvenue, mais certaines informations sont incontournables :

  • Des informations sur les valeurs et la culture de l’entreprise (vidéos, portraits de collaborateur, infographie, présentation, etc.)
  • Le jour et l’heure d’arrivée du premier jour
  • Le nom, l’adresse de l’entreprise et l’itinéraire pour s’y rendre (parking, transports proches, etc.)
  • Le nom du responsable ou supérieur hiérarchique
  • Le nom de la personne à demander à l’accueil
  • Le planning de la première journée (accueil, visite des locaux, rencontres diverses, point RH, échange avec le manager, déjeuner, etc.)
  • Un répertoire concis des personnes à connaître avec leurs coordonnées (ressources humaines, services généraux, cafétéria, responsable du CSE, service informatique, etc.)
  • Un plan de l’entreprise ou du site
  • La liste des documents officiels ou importants à amener le premier jour (carte d’identité, carte vitale, etc.) si ce n’est pas déjà traité

🔎 Les DO & DON’T

Les DO

Personnaliser l’email de bienvenue

Si le collaborateur perçoit l’email de bienvenue comme un courrier généraliste envoyé en masse, sans aucunes saveurs, l'effet ne sera pas celui escompté ! Il est essentiel de personnaliser le message en y intégrant des informations spécifiques sur son poste, sa future équipe ses futurs projets.

Mettre en avant les valeurs de l’entreprise

Le mail de bienvenue est l’occasion d’imprégner le collaborateur de la culture d’entreprise. Pour qu’il soit le reflet le plus fidèle, il est possible de jouer sur le ton du mail mais aussi sur la forme donné au mail.

Fournir uniquement les informations importantes

Dans l’email de bienvenue, il faut donner toutes les informations importantes que les nouveaux employés doivent connaître pour leur premier jour (l’emplacement du bureau, les heures de travail, les documents à apporter, etc.) mais uniquement celles-ci pour ne pas submerger de données le collaborateur.

Encourager la communication

Il faut montrer au nouvel arrivant qu’il ne doit pas hésiter à poser des questions et qu’il aura des réponses à chacune d’entre elles. Se rendre disponible par mail ou par téléphone pour les nouvelles recrues est indispensable pour qu’elles se sentent entourées et accompagnées durant le pré-boarding. Faire preuve d’une telle ouverture à la communication est essentiel pour favoriser une intégration fluide au nouveau collaborateur. Dans son mail, l’entreprise peut indiquer les mesures prises pour que le nouvel employé puisse obtenir des réponses, comme la désignation d’un buddy ou encore les coordonnées du manager.

✅ Être positif et enthousiaste

Cet email de bienvenue est l’occasion d’exprimer une nouvelle fois son enthousiasme à l’idée de débuter la future collaboration, de rassurer et souhaiter une bonne première journée au sein de l’entreprise.

Rendre le mail interactif

Afin de créer un message de bienvenue original et utile pour un nouveau collaborateur, l’entreprise peut opter pour un message interactif qui intègre des liens vers des ressources essentielles à la réussite de l’intégration du nouveau collaborateur. Cette approche permet au nouvel employé d’accéder directement aux informations dont il a besoin et d’être pleinement acteur de son onboarding.

Miser sur un visuel attractif

L’utilisation d’images ou d’autres éléments visuels est un excellent moyen de rendre un message de bienvenue original et mémorable. En effet, les éléments visuels ont la capacité de captiver l’attention, de renforcer l’impact du message et de rendre l’information plus facile à assimiler. L’entreprise peut par exemple y joindre des photos de quelques membres de l’équipe, des infographies présentant l’organigramme de l’entreprise ,des gifs, des vidéos, des quizz, etc.)

Remercier le salarié

Il est important de débuter son premier mail de bienvenue en adressant des remerciements au nouveau salarié pour avoir accepté l’offre de contrat de travail de l’entreprise. C’est essentiel pour créer un climat positif dès le départ et cela aura comme effet de créer une atmosphère dans laquelle l’entreprise reconnaît la valeur que lui apporte son nouveau membre.

Les DON’T

❌ Trop rentrer dans les détails

Il est déconseillé d’aborder les missions et les projets qui attendent le collaborateur dès son arrivée de manière trop détaillée. En effet, si chez certains cela pourrait stimuler la motivation et l’ambition, chez d’autres cela pourrait provoquer la peur de ne pas être à la hauteur pour le poste et finalement ne pas se présenter le premier jour.

❌ Avoir une approche stressante

Le mail de bienvenue est là pour rassurer le collaborateur au travers d’un champ lexical adapté, d’un contenu informatif mais qui ne doit jamais mettre la pression.

❌ Utiliser du jargon

Toutes les entreprises ont leur propre jargon et si l’évoquer dès le mail de bienvenue serait l’occasion d’immerger le salarié dans l’entreprise, cela serait malgré tout contre-productif. En effet, le collaborateur n’est pour le moment pas familier avec ce jargon et doit, à la lecture du message, pouvoir tout comprendre rapidement.

❌ Envoyer le message d’une adresse mail inconnue

Il est important que l’email de bienvenue soit envoyé via une adresse connue du nouvel arrivant. Cela permet de le rassurer et de lui montrer qu’il est suivi dans le processus de recrutement et d’onboarding par une personne qu’il connaît.

❌ Donner trop d’informations

Pour que le nouvel arrivant soir serein et à l’aise lors de son arrivée, il est essentiel qu’il ait reçu en amont des informations sur le premier jour, sur son processus d’intégration. Mais ce n’est pas la peine de le submerger de dossiers trop longs et imbuvables qui ne ferait que le perdre. Le but ici est simplement de lui apporter les informations dont il a besoin, le reste lui sera communiqué plus tard, en temps voulu.

❌ Ne pas donner le programme de la journée d’intégration

Pour favoriser une arrivée sereine, il est primordial de communiquer au nouvel employé un programme de son premier jour en entreprise. Il pourra alors avoir un aperçu de ce qui est prévu et se préparer à ce qu’il l’attend.

2 exemples de mail de bienvenue

💼 Le mail professionnel et chaleureux

Objet : Bienvenue dans notre équipe !

Cher [Nom du nouveau salarié],

Nous sommes ravis de t'accueillir au sein de [Nom de l'entreprise] ! C'est un grand plaisir de t'accueillir parmi nous et nous sommes convaincus que tu apporteras une contribution précieuse à notre équipe.

Nous savons que les premiers jours passés dans un nouvel environnement sont à la fois passionnants mais aussi un peu intimidants. Sois assuré que nous sommes là pour t'accompagner à chaque étape de ton parcours chez [Nom de l'entreprise] !

Pour faciliter ton intégration, nous avons mis en place un programme d'accueil qui te permettra de rencontrer tes collègues, de découvrir nos processus internes et de mieux comprendre notre culture d'entreprise. N'hésite pas à poser des questions et à solliciter l'aide de tes collègues ou de ton manager, nous sommes tous là pour t'aider à réussir ton aventure chez nous !

Nous croyons en la diversité des talents et nous sommes convaincus que ta présence renforcera notre équipe. Ton expérience et tes compétences sont des atouts que nous sommes impatients de découvrir et d'exploiter ensemble.

Ton bureau est prêt, ton ordinateur est configuré, et nous avons préparé un petit kit de bienvenue qui t'attend à ton bureau. N'hésite pas à personnaliser ton espace de travail en apportant ce que tu veux !

Si tu as des questions avant ton premier jour, n'hésite pas à me contacter ou à t'adresser à [Nom du manager].

Bienvenue à bord !

Nous sommes impatients de travailler avec toi et de partager de nombreux succès à venir.

Cordialement,

[Nom et Prénom]

[Poste]

[Nom de l'entreprise]

Le mail original et humouristique

Objet : Bienvenue chez [Nom de l'entreprise] !

Cher [Nom du nouveau salarié],

Bienvenue à bord du vaisseau spatial [Nom de l'entreprise] ! Nous sommes ravis que tu aies choisi de rejoindre notre joyeuse bande de travailleurs acharnés et de joyeux lurons.

Maintenant que tu es officiellement membre de l'équipe, permets-moi de te donner quelques conseils pour survivre dans cette jungle professionnelle :

  1. Le café est ton ami : Si tu veux survivre ici, commence par aimer le café. On en consomme plus que l'air dans nos locaux. Si tu n'aimes pas le café, ne t'en fais pas, on a aussi du thé, de l'eau, et même de l'amour à distribuer.
  2. Le code vestimentaire : Le dress code est simple chez nous. Tant que tu n'arrives pas au travail déguisé en pingouin, la porte sera toujours ouverte !
  3. Les mots de passe : Ne t'inquiète pas si tu as du mal à retenir tous les mots de passe du premier coup. Personne ne les retient vraiment. On a une équipe dédiée pour ça, ils s'appellent le "Bureau des Mots de Passe Perdus".
  4. Les collègues : N'aie pas peur de tes futurs collègues. Ce sont des gens sympas, même si parfois ils parlent de langages étranges comme le jargon professionnel. Si tu ne comprends pas quelque chose, demande simplement, et on te dira probablement que même eux ne comprennent pas !

Enfin, si tu as des idées farfelues, des blagues à raconter, ou simplement une envie soudaine de danser la macarena, n'hésite pas ! Nous sommes une équipe qui ne se prend pas trop au sérieux, mais qui sait travailler quand il le faut.

Bienvenue à bord, [Prénom] !

Nous sommes impatients de partager des moments de travail acharné, de rires et de réussite avec toi.

Bien à toi,

[Nom et Prénom]

[Poste]

[Nom de l'entreprise]

Les 10 infos essentielles de l’article 👇🏻

  • Le mail de bienvenue est un outil à part entière de l’onboarding.
  • Il reste très apprécié des nouveaux salariés puisqu’il a pour objectif premier de rassurer et d’accueillir chaleureusement.
  • Le mail de bienvenue est plus efficace s’il s’inscrit dans une logique de campagne de plusieurs mails envoyés à une fréquence donnée durant la phase de pré-boarding.
  • C’est un moyen efficace de sécuriser le recrutement en gardant le lien avec la nouvelle recrue entre son embauche et son premier jour effectif.
  • Il n’y a pas de modèle parfait quant au contenu du mail de bienvenue mais il reste essentiel d’y faire figurer les informations essentielles pour que le collaborateur se prépare à son premier jour.
  • Le mail de bienvenue est une occasion en or d’imprégner le collaborateur de la culture d’entreprise, en jouant sur le ton ou la forme.
  • Plus le contenu de l’email est interactif et attractif, plus il va captiver l’attention, renforcer l’impact du message et rendre l’information plus facile à assimiler.
  • Il n’y a rien de pire pour un nouvel arrivant que de recevoir des mails impersonnels, envoyés à l’identique à toutes les nouvelles recrues, sans personnalisations liées au futur poste ou à la future équipe.
  • Il est fortement déconseillé d’utiliser le jargon de l’entreprise dans les mails de bienvenue qui aurait pour effet de perdre le salarié et de rendre la compréhension du message difficile.
  • Le fait de trop rentrer dans les détails du poste ou des futures missions peut mettre la pression au nouveau salarié et lui faire peur avant même sa prise de fonction.
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