Bien gérer l'onboarding des nouveaux collaborateurs

Un onboarding réussi c'est un peu comme quand un premier rencart débouche sur un second rendez-vous ! C'est une étape incontournable pour que la relation se construise sur de bonnes bases. Pourquoi l'onboarding est si important ? Que mettre en place pour le réussir ? La team Wobee vous dit tout !

Bien gérer l'onboarding des nouveaux collaborateurs

Qu’est-ce que l’onboarding ?

L’onboarding correspond au processus mis en place par une entreprise dans le cadre de l’intégration de nouveaux collaborateurs. Cette première phase de l’expérience salarié, qui intervient entre l’embauche et la prise de poste effective, permet de faciliter l’arrivée des nouveaux arrivants au sein de l’entreprise.

🎯 Les objectifs d’une bonne intégration

Comme dans tous débuts de relation, les premiers instants donnent le ton ! En amour comme en entreprise, c’est la même chose ! Se démarquer en proposant une expérience d’intégration aux petits oignons à ses nouveaux collaborateurs reste essentiel pour :

  • Engager et motiver dès le début, pour booster le taux d’engagement et de satisfaction
  • Sécuriser les recrutements, pour réduire le nombre de départs et le taux de turnover

Un processus d’intégration performant permet d’améliorer la rétention des nouveaux employés de 82%. (Glassdoor)

  • Réduire le stress et l’appréhension, pour favoriser une prise de poste et une adaptation sereine
  • Rendre le salarié opérationnel plus rapidement, pour raccourcir le temps de formation et gagner en productivité

Un bon programme d'onboarding augmente la productivité d'un nouvel employé de plus de 70%. (Glassdoor)

Les effets négatifs d’une mauvaise intégration

Une prise de fonction n’est jamais simple : nouveaux collègues, nouveau manager, nouvel environnement de travail, nouvelles méthodes de travail, … Bref, cette période est souvent synonyme de nombreux changements qui peuvent être une source de stress pour le nouveau collaborateur.

Si en plus de cela l’entreprise ne met en place aucun accompagnement spécifique pour guider et entourer le nouvel arrivant dans ses premiers pas, il y a fort à parier pour qu’il déchante très vite.

Désengagement, turnover ou encore absentéisme, les effets d’un mauvais onboarding sont nombreux et préjudiciables pour les entreprises, tant sur leur marque employeur que sur leur productivité. Pour sécuriser les recrutements, il est donc essentiel que l’intégration réponde aux besoins et attentes des nouveaux collaborateurs.

Les étapes clés de l’intégration

Un bon onboarding va bien au-delà de la traditionnelle journée d’intégration. Véritable process, qui implique la mise en place de différentes étapes pour le mener à bien, l’onboarding est en réalité un parcours de plusieurs mois que le collaborateur va vivre et qui est orchestré par les ressources humaines, en collaboration avec le manager.

📄 La fiche de poste : la première impression

Vous n’aurez pas de deuxième chance pour faire bonne impression !

La fiche de poste reste le premier élément qui relie le candidat à l’entreprise, son fond comme sa forme vont être scrutés. Pour être efficace dans le recrutement et permettre au candidat de se projeter au maximum chez vous, il est essentiel que la fiche de poste soit exhaustive et reflète la réalité de ce qui l’attend. Pour cela, elle doit :

  • Donner des informations sur l’environnement de travail et les conditions de travail (histoire et valeurs de l’entreprise, politique de télétravail, etc.)
  • Préciser les compétences attendues, les expériences requises et les missions
  • Informer sur le processus de recrutement (nombre d’entretiens, personnes rencontrées, etc.)
  • Mettre en avant les avantages offerts par l’entreprise (crèche, salle de sport, chèques cadeaux, etc.)
  • Mentionner la rémunération
  • Transmettre votre culture d’entreprise, vous ressembler et vous différencier

Il est important de retenir que les candidats sont aujourd’hui à la recherche d’entreprises transparentes et que le meilleur moyen de ne pas les perdre en cours de route c’est d’aligner l’expérience candidat avec l’expérience salarié. Pour cela, une fiche de poste et un process de recrutement en phase avec le processus d’onboarding et de gestion des moments de vie des collaborateurs reste la clé.

🚀 Le pré-boarding : la période charnière

Il n'y a pas d'onboarding réussi sans pré-boarding !

Le pré-boarding est le processus qui consiste à intégrer un nouveau collaborateur à partir du moment où il accepte l'offre d'emploi jusqu'à son premier jour en entreprise.

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C’est une période cruciale pour les entreprise qui doivent s’assurer de sécuriser le recrutement entre la signature du contrat et le premier jour du nouveau collaborateur. Cette phase pouvant parfois durer plusieurs mois, il est donc important de maintenir le lien avec le futur collaborateur pour ne pas laisser retomber la motivation, entretenir le sentiment d’appartenance et le conforter dans son choix pour éviter de se faire poser un lapin le premier jour.

14% des entreprises françaises ont déjà fait face au désistement d'un collaborateur lors de son premier jour (Robert Walters)

Pour mettre toutes les chances de son côté de séduire votre futur collaborateur, voici quelques exemples d’actions simples à mettre en oeuvre :

  • Envoyer un welcome pack (aussi appelé kit de bienvenue) avec une photo et un petit mot de l’équipe ainsi que des goodies qui plongeront le nouveau salarié dans votre culture d’entreprise. C’est une petite attention qui fait toujours plaisir et booste l’envie de vous rejoindre.
  • Organiser un déjeuner d’équipe ou un afterwork pour faire connaissance dans un cadre convivial. Cela permettra au nouveau collaborateur de rencontrer sa future équipe et son futur manager et ainsi ne pas se sentir comme un étranger lors de son premier jour.

Seulement 10% des entreprises organisent des événements de pré-intégration (LinkedIn)

  • Prévoir une visite des locaux, pour que le salarié puisse se repérer et se familiariser avec son nouvel environnement. Il sera de fait moins stressé à l’idée de se rendre dans un endroit inconnu lors de sa première journée.
  • Demander des nouvelles régulièrement à votre futur salarié pour maintenir le lien avec lui, créer un début de relation, même si c’est à distance, et de ce fait montrer que vous êtes à son écoute, que vous l’attendez.

35% des candidats ne se présenteraient pas le premier jour en l’absence totale de communication entre la promesse d’embauche et l’intégration effective. (Robert Walters)

  • Inviter aux événements internes qui sont organisés entre l’embauche et le premier jour. Cela permettra au nouveau salarié de rencontrer les collaborateurs de l’entreprise, de mieux s’imprégner de la culture d’entreprise et d’entretenir son sentiment d’appartenance.
  • Transmettre un livret d’accueil afin que le nouvel arrivant puisse en apprendre davantage sur le fonctionnement de l’entreprise et qu’il trouve des réponses à ses éventuelles questions.

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🗓 Le premier jour : le moment tant attendu

C’est le grand jour pour votre nouvelle recrue, comme pour vous !

Qu’on en ait un très bon ou un très mauvais souvenir, le premier jour reste dans tous les cas souvent celui qu’on retient le plus.

20% des salariés envisagent de quitter leur entreprise dès le premier jour en raison d’un mauvais accueil sur le plan humain, matériel ou administratif (Easyrecrue)

Pour assurer une première journée mémorable à votre nouveau salarié, voici quelques étapes clés à mettre en place :

  • Informer et mobiliser toutes les équipes pour l'accueillir comme il se doit. Pour les briefer, il est recommandé de leur envoyer un mail ou un message en interne avec sa photo, son prénom et quelques anecdotes à son sujet. C'est le meilleur moyen de ne pas les prendre au dépourvu et de les impliquer dans le processus d'onboarding.
  • Commencer la journée en présentant de nouveau l’entreprise et les différentes équipes ou services au nouveau collaborateur.
  • Prévoir un repas avec le manager ou l’équipe pour ne pas que le nouvel arrivant déjeune seul lors de son premier jour.
  • Planifier des rendez-vous avec les différents services pour que le nouveau salarié puisse bien comprendre les rouages de l’entreprise et commencer à rencontrer ses collaborateurs.
  • Organiser une rencontre avec le buddy (aussi appelé “parrain”) qui sera aux côtés du nouvel arrivant pour l’aider à s’intégrer socialement et répondre au mieux à toutes ses questions concernant l’entreprise.

Chez Buffer, chaque nouveau collaborateur reçoit 3 parrains différents. L’objectif est d’accorder une spécialité à chacun de ces parrains afin que le nouvel arrivant puisse avoir un interlocuteur adapté en fonction de ses besoins. Le premier parrain, considéré comme étant le parrain “principal”, joue un rôle de coordinateur et reste celui qui interagit le plus avec le nouveau salarié. Le second parrain est une personne de l’équipe du nouvel arrivant qui a pour mission d’apprendre son futur métier au nouveau collaborateur. Il accompagne la nouvelle recrue sur les missions à effectuer et les différents outils à maîtriser afin qu’elle monte en compétences rapidement. Enfin, le troisième parrain a quant à lui le rôle de transmettre tout ce qui est lié à la culture d’entreprise et d’assurer la bonne intégration sociale du nouveau collaborateur.

⏳ Les premiers mois : les débuts de l’aventure

Les premiers mois d’une relation sont souvent les plus passionnés !

Pour qu’un onboarding soit optimal, il faut qu’il dure environ 3 mois après le début du contrat, période après laquelle un salarié est généralement autonome et opérationnel sur ses missions.

Il est cependant recommandé de suivre le collaborateur jusqu’à la fin de sa première année pour veiller à ce qu’il se sente bien, qu’il monte en compétences correctement et qu’il souhaite poursuivre l’aventure à vos côtés.

1 collaborateur sur 2 envisagent de quitter l’entreprise durant la période d’essai (Mercuri Urval)

35% des nouveaux salariés démissionnent 6 mois après leur recrutement. (Cadremploi)

45% des démissions ont lieu la première année (Cadremploi)

Il y a 34 fois plus de chances que les salariés soient performants rapidement s'ils ont suivi un processus d'onboarding de longue durée (Urban Bound)

L’onboarding ne s’arrête donc pas au premier jour, ni à la première semaine ! Pour qu’il soit efficace, il doit être construit dans le temps et aider votre nouvelle recrue dans sa prise de poste autant que possible. Il s’agit donc de prévoir des points réguliers pour prendre la température et s’assurer de son bien-être. C'est également le moyen de discuter d'un plan de carrière et de fixer des objectifs pour assurer sa motivation et sa fidélité !

3 exemples d’entreprises dont le processus d’onboarding dure plusieurs mois :

Chez Facebook, l’intégration prend la forme d’un bootcamp qui s’étale sur les 6 premières semaines du collaborateur. L’objectif de ce bootcamp est de rendre le nouvel arrivant opérationnel au plus vite. L’idée et de rapidement le mettre en charge sur un projet puis de le responsabiliser. Cela permet aux nouveaux arrivants de se sentir utile dès leurs premiers pas mais également d’avoir un sentiment d’indépendance dès le démarrage de leur aventure chez Facebook.

Chez Twitter, le parcours d’intégration comporte plus de 75 actions différentes et s’étale sur les 5 premières semaines du collaborateur.

Chez LinkedIn, une roadmap appelée “90 days New Hire Onboarding Plan” est transmise aux nouveaux collaborateurs qui leur sert de point d’appui tout au long de leur premiers mois d’intégration, regroupant diverses informations sur l’entreprise mais également sur leurs futurs missions au sein de l’entreprise.

Envie de vous inspirer d’autres bonnes pratiques ?

Découvrez cet article qui met en avant les processus d’onboarding de 20 startups qui accueillent leurs nouvelles recrues comme il se doit !

Le rôle du manager dans l’onboarding

Présents au quotidien aux côtés des salariés, les managers restent les interlocuteurs privilégiés des nouveaux arrivants et ont donc plusieurs casquettes :

💡Le tuteur

Le manager sert avant tout de repère, d’épaule et d’oreille attentive pour la nouvelle recrue, surtout durant la première journée. En ce sens, il doit être à l’écoute et pouvoir se rendre disponible pour répondre à ses questions et besoins.

🫱🏻‍🫲🏽 Le facilitateur

Le manager sert de relai avec les équipes, c’est notamment lui qui va impulser les présentations et les premières interactions avec les collègues, les autres services. Il doit aider le nouveau collaborateur à s’intégrer et prendre sa place au sein de l’entreprise.

🎯 L’accompagnateur

Le manager reste avant tout la personne la plus à même de donner du feedback au nouvel arrivant sur ses objectifs, ses missions, son implication, etc. Le feedback peut être des encouragements, des félicitations mais également des remarques constructives sur des points à améliorer, à creuser.

🎓 Le formateur

Le manager reste le mieux placé pour accompagner le nouveau collaborateur dans sa formation quant à ses missions ou encore le fonctionnement de l’entreprise. Il va permettre une prise de poste plus rapide du salarié et une compréhension plus approfondie de l’entreprise et de ses rouages.

Le rôle des managers est donc capital dans un onboarding ! Pour les aider dans leur mission, le service RH peut mettre à leur disposition des ressources et formations qui leur permettront de mettre en place toutes les bonnes pratiques afin d’accueillir et d’accompagner les nouvelles recrues de la meilleure des manières.

1/4 des salariés français déclarent que leur démission s’explique par le comportement de leurs managers. (Seton)

Le suivi de l’intégration

Pour l’entreprise comme pour les nouveaux salariés, la mise en place d’actions pour mesurer et évaluer le processus d’intégration reste essentielle et s’inscrit dans une logique d’amélioration continue.

En effet, pour l’entreprise cette étape incontournable permet de recueillir les impressions et ressentis du salarié tant sur le plan professionnel que personnel pour savoir si son intégration se passe bien et s’il se sent à l’aise avec sa nouvelle équipe et ses missions respectives. Bénéfique donc pour l’entreprise qui s’assure de la motivation et de l’engagement de la nouvelle recrue, ça l’est tout autant pour le nouvel arrivant pour qui avoir l’opportunité de s’exprimer librement reste un besoin fort !

Le suivi de l’intégration reste un principe “gagnant-gagnant” pour les 2 parties.

Deuxième avantage, et pas des moindres, recevoir du feedback reste pour une entreprise une opportunité de pouvoir améliorer en continu ses process internes, et notamment sa stratégie en faveur d’une expérience salarié engageante. Recevoir du feedback oui, mais il faut aussi penser qu’en retour le nouveau salarié est lui aussi demandeur de feedback constructif de la part de son manager ou des équipes RH.

53% des salariés français déclarent ne jamais bénéficier de feedback (Observatoire du Management).

Pour récolter tous ces retours, il est important de mettre en place des points de suivi réguliers, par exemple à la fin de la première journée, puis de la première semaine, de la période d’essai et ainsi de suite régulièrement jusqu’à la fin de la première année du collaborateur.

En plus de ces points, il est recommandé de faire remplir au nouveau salarié un rapport d’étonnement au bout de quelques semaines dans l’entreprise. Ce rapport peut aussi être complété par une enquête anonyme plus poussée qui donne l’opportunité au salarié d’être totalement transparent quant à ses impressions et l’inviter ainsi à dire des choses qu’il n’oserait pas dire à son manager, au service RH.

Les 10 infos essentielles de l’article 👇🏻

  • Un onboarding réussi c’est l’assurance d’avoir un salarié engagé, fidèle et opérationnel rapidement.
  • La fiche de poste doit être la plus transparente et exhaustive possible pour ne pas créer de désillusion chez le candidat.
  • L’expérience salarié est le relai de l’expérience candidat, elle doit donc s’inscrire dans sa continuité pour sécuriser le recrutement.
  • Il n’y a pas d’onboarding réussi sans pré-boarding.
  • 14% des entreprises françaises ont déjà fait face au désistement d'un collaborateur lors de son premier jour. (Robert Walters)
  • 20% des salariés envisagent de quitter leur entreprise dès le premier jour en raison d’un mauvais accueil sur le plan humain, matériel ou administratif. (Easyrecrue)
  • Un onboarding optimal se poursuit jusqu’à la fin de la première année du collaborateur dans l’entreprise.
  • Il y a 34 fois plus de chances que les salariés soient performants rapidement s'ils ont suivi un processus d'onboarding de longue durée. (Urban Bound)
  • Le manager reste l’interlocuteur privilégié du nouveau salarié, son rôle dans l’intégration est crucial.
  • Évaluer et mesurer le processus d’onboarding reste “gagnant-gagnant” pour l’entreprise comme pour le nouveau collaborateur qui y trouvent tous deux leurs intérêts.
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