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Pourquoi l’onboarding est-il si stratégique ? Quelles peuvent être les conséquences d’une intégration ratée ? Quelles actions concrètes doivent être menées pour réussir ce moment clé de la vie d’un salarié ?
Télécharger la ressourceL'onboarding d'un nouveau collaborateur réussi c'est un peu comme quand un premier rencart débouche sur un second rendez-vous ! C'est une étape incontournable pour que la relation se construise sur de bonnes bases. Pourquoi l'onboarding est si important ? Que mettre en place pour le réussir ? La team Wobee vous dit tout !
L’onboarding d'un nouveau collaborateur correspond au processus mis en place par une entreprise dans le cadre de l’intégration d'un nouvel employé. Cette première phase de l’expérience salarié, qui intervient entre l’embauche et la prise de poste effective, permet de faciliter l’arrivée des nouveaux arrivants au sein de l’entreprise.
Comme dans tous débuts de relation, les premiers instants donnent le ton ! En amour comme en entreprise, c’est la même chose ! Se démarquer en proposant une expérience d’intégration aux petits oignons à ses nouveaux collaborateurs reste essentiel pour :
Un processus d’intégration performant permet d’améliorer la rétention des nouveaux employés de 82%.
Un bon programme d'onboarding augmente la productivité d'un nouvel employé de plus de 70%.
Une prise de fonction n’est jamais simple : nouveaux collègues, nouveau manager, nouvel environnement de travail, nouvelles méthodes de travail, … Bref, cette période est souvent synonyme de nombreux changements qui peuvent être une source de stress pour le nouveau collaborateur.
Si en plus de cela l’entreprise ne met en place aucun accompagnement spécifique pour guider et entourer le nouvel arrivant dans ses premiers pas, il y a fort à parier pour qu’il déchante très vite.
Désengagement, turnover ou encore absentéisme, les effets d’un mauvais onboarding sur un nouveau collaborateur sont nombreux et préjudiciables pour les entreprises, tant sur leur marque employeur que sur leur productivité. Pour sécuriser les recrutements, il est donc essentiel que l’intégration réponde aux besoins et attentes des nouveaux collaborateurs.
Un bon onboarding des nouveaux collaborateurs va bien au-delà de la traditionnelle journée d’intégration. Véritable process, qui implique la mise en place de différentes étapes pour le mener à bien, l’onboarding est en réalité un parcours de plusieurs mois que le collaborateur va vivre et qui est orchestré par les ressources humaines, en collaboration avec le manager.
Vous n’aurez pas de deuxième chance pour faire bonne impression !
La fiche de poste reste le premier élément qui relie le candidat à l’entreprise, son fond comme sa forme vont être scrutés. Pour être efficace dans le recrutement et permettre au candidat de se projeter au maximum chez vous, il est essentiel que la fiche de poste soit exhaustive et reflète la réalité de ce qui l’attend. Pour cela, elle doit :
Il est important de retenir que les candidats sont aujourd’hui à la recherche d’entreprises transparentes et que le meilleur moyen de ne pas les perdre en cours de route c’est d’aligner l’expérience candidat avec l’expérience salarié. Pour cela, une fiche de poste et un process de recrutement en phase avec le processus d’onboarding et de gestion des moments de vie des nouveaux collaborateurs restent la clé.
Il n'y a pas d'onboarding réussi sans pré-boarding !
Le pré-boarding est le processus qui consiste à intégrer un nouveau collaborateur à partir du moment où il accepte l'offre d'emploi jusqu'à son premier jour en entreprise.
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C’est une période cruciale pour les entreprises qui doivent s’assurer de sécuriser le recrutement entre la signature du contrat et le premier jour du nouveau collaborateur. Cette phase pouvant parfois durer plusieurs mois, il est donc important de maintenir le lien avec le futur collaborateur pour ne pas laisser retomber la motivation, entretenir le sentiment d’appartenance et le conforter dans son choix pour éviter de se faire poser un lapin le premier jour.
Pour mettre toutes les chances de son côté de séduire votre futur collaborateur, voici quelques exemples d’actions simples à mettre en oeuvre :
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C’est le grand jour pour votre nouvelle recrue, comme pour vous !
Qu’on en ait un très bon ou un très mauvais souvenir, le premier jour reste dans tous les cas souvent celui qu’on retient le plus.
20% des salariés envisagent de quitter leur entreprise dès le premier jour en raison d’un mauvais accueil sur le plan humain, matériel ou administratif.
Pour assurer un onboarding mémorable à votre nouveau collaborateur, voici quelques étapes clés à mettre en place :
Chez Buffer, chaque nouveau collaborateur reçoit 3 parrains différents. L’objectif est d’accorder une spécialité à chacun de ces parrains afin que le nouvel arrivant puisse avoir un interlocuteur adapté en fonction de ses besoins.
Les premiers mois d’une relation sont souvent les plus passionnés !
Pour qu’un onboarding des nouveaux collaborateurs soit optimal, il faut qu’il dure environ 3 mois après le début du contrat, période après laquelle un salarié est généralement autonome et opérationnel sur ses missions.
Il est cependant recommandé de suivre le collaborateur jusqu’à la fin de sa première année pour veiller à ce qu’il se sente bien, qu’il monte en compétences correctement et qu’il souhaite poursuivre l’aventure à vos côtés.
1 collaborateur sur 2 envisagent de quitter l’entreprise durant la période d’essai
35% des nouveaux salariés démissionnent 6 mois après leur recrutement.
45% des démissions ont lieu la première année
Il y a 34 fois plus de chances que les salariés soient performants rapidement s'ils ont suivi un processus d'onboarding de longue durée
L’onboarding ne s’arrête donc pas au premier jour, ni à la première semaine ! Pour qu’il soit efficace, il doit être construit dans le temps et aider votre nouvelle recrue dans sa prise de poste autant que possible. Il s’agit donc de prévoir des points réguliers pour prendre la température et s’assurer de son bien-être. C'est également le moyen de discuter d'un plan de carrière et de fixer des objectifs pour assurer sa motivation et sa fidélité !
Chez Facebook, l’intégration prend la forme d’un bootcamp qui s’étale sur les 6 premières semaines du collaborateur.
L’objectif de ce bootcamp est de rendre le nouvel arrivant opérationnel au plus vite et de se concentrer sur la formation des nouveaux employés. L’idée et de rapidement le mettre en charge sur un projet puis de le responsabiliser. Cela permet aux nouveaux arrivants de se sentir utile dès leurs premiers pas mais également d’avoir un sentiment d’indépendance dès le démarrage de leur aventure chez Facebook.
Chez Twitter, le parcours d’intégration comporte plus de 75 actions différentes et s’étale sur les 5 premières semaines du collaborateur.
Chez LinkedIn, une roadmap appelée “90 days New Hire Onboarding Plan” est transmise aux nouveaux collaborateurs qui leur sert de point d’appui tout au long de leur premiers mois d’intégration, regroupant diverses informations sur l’entreprise mais également sur leurs futurs missions au sein de l’entreprise.
Envie de vous inspirer d’autres bonnes pratiques ?
Découvrez cet article qui met en avant les processus d’onboarding de 20 startups qui accueillent leurs nouvelles recrues comme il se doit !
Découvrez également comment réaliser un onboarding pour vos stagiaires et lisez le témoignage de Lola !
Voici une checklist simple et efficace pour que rien ne soit laissé au hasard lors de l'accueil de votre nouveau collaborateur :
Préboarding :
Premier jour :
Première semaine :
Premier mois :
Premiers mois :
Présents au quotidien aux côtés des salariés, les managers restent les interlocuteurs privilégiés des nouveaux arrivants et ont donc plusieurs casquettes :
Le manager sert avant tout de repère, d’épaule et d’oreille attentive pour la nouvelle recrue, surtout durant la première journée. En ce sens, il doit être à l’écoute et pouvoir se rendre disponible pour répondre à ses questions et besoins afin de faciliter son intégration.
Le manager sert de relais avec les équipes, c’est notamment lui qui va impulser les présentations et les premières interactions avec les collègues, les autres services. Il doit aider le nouveau collaborateur à s’intégrer et prendre sa place au sein de l’entreprise.
Le manager reste avant tout la personne la plus à même de donner du feedback au nouvel arrivant sur ses objectifs, ses missions, son implication, etc. Le feedback peut être des encouragements, des félicitations mais également des remarques constructives sur des points à améliorer, à creuser.
Le manager reste le mieux placé pour accompagner le nouveau collaborateur dans sa formation quant à ses missions ou encore le fonctionnement de l’entreprise. Il va permettre une prise de poste plus rapide du salarié et une compréhension plus approfondie de l’entreprise et de ses rouages.
Le rôle des managers est donc capital dans l'onboarding des nouveaux collaborateurs ! Pour les aider dans leur mission, le service RH peut mettre à leur disposition des ressources et formations qui leur permettront de mettre en place toutes les bonnes pratiques afin d’accueillir et d’accompagner les nouvelles recrues de la meilleure des manières.
1/4 des salariés français déclarent que leur démission s’explique par le comportement de leurs managers.
Pour l’entreprise comme pour les nouveaux salariés, la mise en place d’actions pour mesurer et évaluer le processus d’intégration reste essentielle et s’inscrit dans une logique d’amélioration continue. Il faut préparer l'intégration du nouvel embauché.
En effet, pour l’entreprise cette étape incontournable permet de recueillir les impressions et ressentis du salarié tant sur le plan professionnel que personnel pour savoir si sa phase d'intégration se passe bien et s’il se sent à l’aise avec sa nouvelle équipe, ses nouveaux collègues et ses missions respectives. Bénéfique donc pour l’entreprise qui s’assure de la motivation, la fidélisation et de l’engagement de la nouvelle recrue, ça l’est tout autant pour le nouvel arrivant pour qui avoir l’opportunité de s’exprimer librement reste un besoin fort !
Le suivi de l’onboarding des nouveaux collaborateurs reste un principe “gagnant-gagnant” pour les 2 parties.
Deuxième avantage, et pas des moindres, recevoir du feedback reste pour une entreprise une opportunité d'améliorer en continu ses process internes, et notamment sa stratégie en faveur d’une expérience salarié engageante. Recevoir du feedback oui, mais il faut aussi penser qu’en retour le nouveau salarié est lui aussi demandeur de feedback constructif de la part de son manager ou des équipes RH.
53% des salariés français déclarent ne jamais bénéficier de feedback
Pour récolter tous ces retours, il est important de mettre en place des points de suivi réguliers, par exemple à la fin de la première journée, puis de la première semaine, de la période d’essai et ainsi de suite régulièrement jusqu’à la fin de la première année du collaborateur.
En plus de ces points, il est recommandé de faire remplir au nouveau salarié un rapport d’étonnement au bout de quelques semaines dans l’entreprise. Ce rapport peut aussi être complété par une enquête anonyme plus poussée qui donne l’opportunité au salarié d’être totalement transparent quant à ses impressions et l’inviter ainsi à dire des choses qu’il n’oserait pas dire à son manager, au service RH.
Comment mesurer l'efficacité du processus d'intégration d’un nouveau collaborateur ?
L'efficacité de l'onboarding se mesure avant tout par l'engagement et la productivité de votre nouveau collaborateur. Un bon indicateur est son niveau de confort dans ses nouvelles missions. Se sent-il autonome ? Répond-il aux attentes fixées ? Les feedbacks réguliers sont également essentiels. N’hésitez pas à organiser des points de suivi (fin de la première semaine, fin du premier mois, etc.) pour recueillir ses impressions. Utilisez aussi des outils comme des enquêtes anonymes pour récolter du feedback constructif et améliorer votre processus d’onboarding au fil du temps.
Pourquoi est-il crucial d’assurer un suivi régulier pendant la période d’intégration ?
Un onboarding sans suivi, c'est comme partir en road trip sans GPS : vous risquez de vous perdre en chemin. En assurant un suivi régulier, vous montrez à votre nouveau collaborateur qu’il n’est pas laissé à lui-même, qu’il peut poser des questions et s'améliorer. Cela permet aussi d’ajuster rapidement les attentes ou les objectifs, et de renforcer sa motivation à long terme. Et bien sûr, cela aide à identifier tout mal-être ou problème avant qu'il ne devienne critique. Un suivi bien orchestré signifie moins de turnover et plus de satisfaction.
Quels sont les risques d’un mauvais onboarding et comment les éviter ?
Un mauvais onboarding, c’est la porte ouverte au turnover, au désengagement, voire même à des départs précipités. Si votre collaborateur ne se sent pas soutenu dès le début, il risque de se démotiver rapidement. Résultat ? Productivité en baisse, ambiance tendue et potentiellement des coûts de recrutement à répétition pour l’entreprise. Pour éviter cela, misez sur un onboarding complet et personnalisé : communication claire, accompagnement (grâce au buddy et au manager) et feedbacks réguliers. En somme, prenez soin de vos nouvelles recrues dès le premier jour.
Quels sont les points à vérifier lors du premier mois d’intégration d’un collaborateur ?
Le premier mois est le moment où la nouvelle recrue commence à prendre ses marques. Assurez-vous qu’elle est à l’aise avec ses missions et qu’elle maîtrise bien les outils de travail. Fait-elle des progrès dans son autonomie ? Le lien avec l’équipe est-il bien créé ? C’est aussi le bon moment pour discuter de ses premiers ressentis : se sent-elle bien intégrée dans la culture de l’entreprise ? Si vous constatez des freins, il faut réagir rapidement. Ne négligez pas le bien-être de votre collaborateur en cette phase critique.
Comment un onboarding réussi peut-il réduire le taux de turnover ?
Un onboarding réussi, c’est comme une fondation solide pour une maison : cela tient sur le long terme. Si votre collaborateur se sent bien accueilli, compris et soutenu dès ses premiers pas, il est beaucoup plus susceptible de rester fidèle à l’entreprise. Un bon onboarding renforce son sentiment d’appartenance, réduit les frictions liées à l’intégration, et booste sa motivation. Résultat ? Moins de turnover, moins de stress, et une équipe plus stable.
Comment favoriser l'intégration culturelle d’un collaborateur dans une nouvelle entreprise ?
L’intégration culturelle est un peu le ciment qui fait tenir les briques ensemble. Pour bien intégrer votre collaborateur, partagez dès le début les valeurs et la vision de l’entreprise. Organisez des moments d’échanges avec les équipes (déjeuners, afterworks, etc.) pour qu’il se sente partie prenante du groupe. Et surtout, assurez-vous que votre buddy ou manager incarne la culture de l’entreprise afin qu’il soit un bon modèle à suivre. La clé est de créer du lien et de donner envie de s’investir dans l’histoire collective.
Quels sont les éléments-clés à prévoir lors du pré-onboarding ?
Le pré-onboarding, c'est comme poser les bases avant de commencer à bâtir. Dès que le contrat est signé, maintenez le lien avec votre futur collaborateur. Envoyez-lui un welcome kit (goodies, messages sympathiques de l'équipe) et proposez-lui une visite des locaux. La communication est cruciale : des petites attentions régulières montrent à la recrue qu’elle est attendue avec impatience. Bonus : un déjeuner d’équipe avant le premier jour permet de briser la glace avant l’arrivée officielle.
Quels aspects administratifs ne faut-il pas négliger lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur ?
Les aspects administratifs peuvent vite devenir un casse-tête si on les néglige. Assurez-vous que tous les documents nécessaires sont prêts : contrat de travail, informations sur la mutuelle, accès aux outils informatiques, et bien sûr, l’inscription aux différents systèmes internes. Pensez aussi à la préparation du poste de travail : matériel informatique, badges, et tout ce qui est essentiel pour que la nouvelle recrue puisse démarrer sans stress. Le mot d’ordre ? Anticiper pour que tout soit prêt dès son arrivée.
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