L’intégration en entreprise : comment bien la réussir ?

💸 Parce qu’une période d’essai rompue représente un manque à gagner considérable pour l’entreprise.

Selon Mercuri Urval, près d’1 collaborateur sur 2 envisage de quitter son entreprise durant sa période d’essai.

Selon une étude de Josh Bersin, 22% des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours et 4% d’entre elles ne donnent pas suite après leur premier jour en entreprise.

Le constat est sans appel : Investir dans un processus de recrutement mémorable ne sert à rien si derrière il n’y a pas d’investissement dans un parcours d’intégration réussi.

🤝🏻 Parce que l’engagement collaborateur reste le nerf de la guerre.

Selon Gallup, seulement 6% des salariés français se disent engagés au travail.

Or, un salarié engagé est un salarié plus productif, plus créatif, moins absent et plus à même d’être un réel ambassadeur de l’entreprise. Et tout se joue dès la première impression ! Si le collaborateur est déçu par son parcours d’intégration, il va alors perdre en motivation très rapidement et commencer à envisager la possibilité de ne pas poursuivre son aventure.

Selon BambooHR, dans les entreprises qui ont une stratégie d’onboarding on constate une hausse de 33% des employés avec un fort engagement envers leur employeur.

Le constat est sans appel : Engager les nouveaux collaborateurs dès leurs premiers pas est indispensable pour construire une relation sur le long terme et éviter le turnover.

🔎 Parce que la difficulté à recruter des talents est une réalité.

Selon l’APEC, 82% des entreprises se plaignent de difficultés à recruter des cadres.

Selon le Ministère du Travail, 71% des employeurs affirment rencontré des difficultés de recrutement.

Le constat est sans appel : Les tensions en recrutement sont bien réelles et les entreprises ont du mal à trouver des candidats répondant aux postes à pourvoir qu’elles proposent. Au-délà du salaire, c’est aujourd’hui l’expérience salarié proposait qui compte ! La promesse d’une expérience salarié forte permet de se démarquer des concurrents et ainsi d’augmenter considérablement le nombre de candidatures qualifiées.

💜 Parce que la rétention des collaborateurs reste clé.

Selon Glassdoor, une intégration réussie améliorerait de 82% la rétention des talents.

Selon Go2nextlevels et OfficeVibe, 58% des employés ayant bénéficié d’un parcours d’intégration sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard.

Le constat est sans appel : L’intégration des nouveaux venus joue un rôle fondamental dans la fidélisation des collaborateurs et reste un investissement largement rentable sur le long terme.

🚀 Parce qu’une bonne intégration améliore la productivité des salariés.

Selon Glassdoor, une période d’intégration réussie améliorerait la productivité du collaborateur de 70%.

Le constat est sans appel : Un parcours d’intégration efficace permet de diminuer considérablement le temps d’apprentissage et de formation du nouvel arrivant et ainsi le rendre performant et productif dans ses missions plus rapidement.

‍

En bref, investir dans un parcours d’intégration structuré et réfléchi offre un vrai retour sur investissement positif pour l’entreprise.

🔎 Avant : le pré-boarding

Le pré-boarding reste une phase incontournable du parcours d’intégration proposé aux nouveaux recrutés.

Pour l’entreprise, il permet de :

• Garder le lien avec la nouvelle recrue durant la période entre l’embauche et la prise de poste effective, qui peut parfois durer 3 mois, afin de sécuriser le recrutement et nourrir la motivation du collaborateur.

Pour cela, il est possible d’inviter le futur collaborateur à des événements (afterwork, séminaire, etc.), d’organiser des rencontres avec la core team (déjeuner d’équipe, visio, etc.) ou de prévoir une visite des locaux pour que le salarié ait un aperçu de son lieu de travail.

• Gérer la partie administrative de l’intégration (contrat de travail, documents divers, etc.) pour que lors de son premier jour, le nouvel arrivant n’ait plus qu’à penser uniquement à son intégration sociale et opérationnelle, sans s’encombrer d’autres choses.
• Préparer la journée d’intégration (le planning, le matériel, etc.) afin de ne pas laisser la place à l’inconnu, le manque d’organisation et les loupés.
• Mobiliser les équipes pour que chacun sache qu’un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise et puisse participer à sa bonne intégration.

Selon ParlonsRH, pour 17% des arrivées de nouveaux salariés ne sont pas annoncées.

👉🏻 L’exemple HomeExchange

Durant le processus d’onboarding, l’entreprise envoie à l’ensemble des équipes un email présentant la nouvelle recrue avec une description amusante. L’email reste le canal le plus commun et le plus facile à mettre en place, mais HomeExchange a su innover en en faisant un rituel à chaque nouvelle arrivée. Il est désormais un élément attendu par tous dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Pour le nouveau collaborateur, il permet de :

• Diminuer le stress et l’appréhension lié à un changement de poste et à la prise de fonction pour être plus serein le jour J.
• Donner envie de rejoindre l’entreprise et se conforter dans l’idée que c’est le bon choix.
• Comprendre le fonctionnement et les rouages de l’entreprise afin de se sentir à l’aise et moins perdu lors du premier jour.

Pour cela, il est conseillé de lui transmettre un livret d’accueil dans lequel il pourra prendre connaissance, à son rythme, de toutes les informations à savoir sur l’entreprise.‍

👉🏻 Télécharger le guide complet du livret d’accueil 👈🏻

Pour vous inspirer, voici 3 exemples de livret d’accueil : https://www.helloworkplace.fr/livret-accueil-employes/

Certaines entreprises ont fait le choix d’aller encore plus loin et de développer une plateforme interne dédiée.

👉🏻 L’exemple Blablacar

Pour son onboarding, Blablacar a décidé de concevoir une plateforme interne qui centralise toutes les informations indispensables à une nouvelle recrue lors de son arrivée au sein de l’entreprise. La plateforme héberge également des vidéos de présentation faites par les employés pour les employés dans le but de partager leurs connaissances.

Le but est de faire comprendre le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise aux nouveaux salariés et gagner un temps non négligeable de présentation oral quand un nouveau collaborateur arrive.

👉🏻 Télécharger le guide du pré-boarding idéal 👈🏻

🗓 Pendant : le premier jour

Le premier jour en entreprise reste une échéance clé de l'intégration en entreprise.

Le but de la journée d’intégration est de :

• donner envie au nouveau salarié de poursuivre son chemin dans l’entreprise
• le conforter dans son choix
• lui donner le mode d’emploi de l’entreprise

Une journée d’intégration réussie, c’est à minima :

• Un accueil autour d’un petit déjeuner, effectué à minima par son manager et l’équipe RH qui a suivi le recrutement, mais où les nouveaux collègues sont conviés.

Selon ParlonsRH, dans 52% des cas l’entreprise prévoit un petit-déjeuner ou déjeuner d’accueil.

• Un welcome pack, ou kit de bienvenue, offert dès le début de la matinée pour créer un sentiment d’appartenance rapidement et véhiculer la culture d’entrperise.

Pour vous inspirer, voici 15 idées de welcome pack d’entreprise : https://www.united-heroes.com/fr/blog/top-des-meilleurs-welcome-pack

• Un point sur le matériel remis (fonctionnement, accès, badge, etc.) ainsi que l'espace de travail attribué au nouvel arrivant pour qu’il puisse commencer à prendre ses marques.
• Une visite des locaux plus approfondie que celle effectuée durant la phase du pré-boarding, avec un tour des espaces communs, des bureaux, etc. pour que le collaborateur se familiarise avec les lieux.

Selon ParlonsRH, dans 69% des cas l’entreprise prévoit une visite des locaux.

• Une présentation de l’entreprise, de ses missions, de ses services, de ses objectifs, de ses valeurs pour clarifier l’environnement dans lequel le collaborateur va évoluer et répondre à toutes ses éventuelles questions lies.

Selon ParlonsRH, dans 56% des cas l’entreprise prévoit un temps de présentation de l’entreprise.

• Un échange avec le supérieur hiérarchique pour évoquer le poste, les premières missions, l’organisation de l’équipe, etc.

Selon Easyrecrue, 72% des employés déclarent que le temps 1:1 avec leur manager direct est crucial pour un bon onboarding.

• La présentation du buddy, aussi appelé parrain, mentor ou tuteur, qui est une personne qui n’a pas de lien hiérarchique avec le collaborateur qui sert de repère, de référent. Il est là pour répondre aux questions que le nouveau salarié n’oserait pas poser à son manager. Le fait de faire participer les salariés dans l’intégration des nouvelles recrues permet de donner encore plus de sens au dispositif.
• Un focus sur la culture d’entreprise

👉🏻 L’exemple L’Oréal

La culture d’entreprise est un point capital chez L’Oréal. Le groupe a donc décidé de lancer son application mobile “Fit Culture”, qui a pour but de faire découvrir les valeurs de l'entreprise et la culture interne par l’intermédiaire de jeux interactifs.

• Un entretien RH pour faire le point sur la première journée et évoquer les éventuelles interrogations, partager les ressentis, etc.

⏳ Après : le suivi des premiers mois

L’intégration en entreprise ne s’arrête pas à la fin de la première journée, loin de là !

Certes, le nouvel embauché en sait désormais plus sur son poste et l’entreprise dans sa globalité mais il reste du chemin à parcourir avant qu’il ne soit totalement autonome, productif et intégré socialement.

Selon Bleexo, il faut en moyenne 6 à 8 mois pour qu’un nouveau collaborateur soit pleinement opérationnel.

Si nombreuses sont encore les entreprises qui stoppent le parcours d’intégration au bout d, il est pourtant bel et bien conseillé de le faire prolonger jusqu'à la fin de la période d’essai du collaborateur, et dans l’idéal jusqu’au premier anniversaire dans l’entreprise.

En effet, les premiers mois en entreprise sont des mois où le salarié continue à :

• Se former, pour montée en compétences rapidement sur son poste de travail

👉🏻 L’exemple Saint Gobain

Dans la même lignée que L’Oréal le fait sur le culture d’entreprise, Saint Gobain a mis en place des serious games personnalisés pour la formation des nouveaux employés, notamment les commerciaux, qui intègrent le groupe. Ce dispositif gamifié est une excellente manière de maintenir les apprenants intéressés et engagés durant toute la durée de la formation et améliore l’intégration des connaissances.

• Poursuivre la découverte de l’organisation

👉🏻 L’exemple Prestashop

Quand un nouveau salarié arrive dans l’entreprise, il a le droit de partager une journée entière avec un membre d’une autre équipe. Ce “Vis ma vie” est une très bonne pratique pour créer du lien entre les équipes et favoriser la compréhension des missions, enjeux, ou méthodologies des différents services de l’entreprise.

Au-delà de mettre en place des actions pour continuer à favoriser l’intégration et l’adaptation du nouveau collaborateur, les premiers mois sont aussi l’occasion pour l’entreprise de sonder le collaborateur sur son intégration, avoir du feedback sur l’efficacité et la satisfaction du processus d’onboarding et pouvoir s’améliorer en continue. Ce fonctionnement est d’ailleurs gagnant-gagnant puisque pour le collaborateur c’est l’occasion de faire part de ses ressentis et de ce qui lui manque pour bien évoluer et pour la fonction rh c’est l’occasion d’avoir des retours sur les process internes gratuitement et de la part des principaux interressés.

Selon Kronos, 55% ne mesurent pas du tout l’efficacité de leur programme d’onboarding.

Pour suivre l’onboarding, l’entreprise peut mettre en place :

• Le rapport d’étonnement
• Un formulaire de satisfaction anonyme dans lequel les collaborateurs peuvent être totalement transparents
• Une culture du feedback forte, en organisant des points réguliers

👉🏻 L’exemple Flixbus

Durant le parcours d’onboarding d’un nouveau salarié, l’entreprise met en place des ateliers afin de recueillir son retour d’expérience sur l’intégration collaborateur et savoir s’il a tous les éléments à disposition pour sa prise de poste. Le fait de mettre en place ce dispositif permet aux équipes RH de fournir les éléments manquants au salarié et de réajuster le tir pour les prochaines recrues.‍‍

• Selon une étude de Josh Bersin, 22% des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours.
• Selon une étude de Josh Bersin, 4% des nouveaux collaborateurs ne donnent pas suite après leur premier jour en entreprise.
• Selon BambooHR, dans les entreprises qui ont une stratégie d’onboarding on constate une hausse de 33% des employés avec un fort engagement envers leur employeur.
• Selon Go2nextlevels et OfficeVibe, 58% des employés ayant bénéficié d’un parcours d’intégration sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard.
• Selon Glassdoor, une période d’intégration réussie améliorerait la productivité du collaborateur de 70%.
• La phase de pré-boarding est essentielle pour garder le lien avec la nouvelle recrue, gérer la partie administrative de l’intégration, préparer la journée d’intégration et mobiliser les équipes.
• La journée d’intégration reste l’incontournable de l’intégration en entreprise et doit être préparée en amont pour retenir le nouveau collaborateur dès le premier jour.
• Selon Bleexo, il faut en moyenne 6 à 8 mois pour qu’un nouveau collaborateur soit pleinement opérationnel.
• Selon Kronos, 55% ne mesurent pas du tout l’efficacité de leur programme d’onboarding.
• Le suivi de l’intégration sur plusieurs mois est indispensable dans la fidélisation des salariés.