Comment faire un onboarding en été

1. Planifiez à l'avance comme si vous préparez vos valises pour les vacances

Planifier l'onboarding de l'été en avance est votre arme secrète lorsqu’il s’agit de l'onboarding des collaborateurs pendant les vacances d’été. Identifiez les dépendances clés dans le processus d’onboarding l'été.

Besoin de quelqu'un pour effectuer un onboarding informatique ? Vérifiez leur calendrier de vacances et ajustez les dates de début en conséquence. Ou demandez à l’avance à d’autres employés de prendre le relais.

Savoir qui doit faire quoi pour qu'une nouvelle recrue soit introduite dans l'organisation vous aidera à surmonter les défis potentiels causés par les absences du personnel.

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2. Standardiser l’onboarding de l'été

Maintenant que vous avez identifié les principales dépendances et le personnel, vous pouvez standardiser certaines tâches de l'onboarding.

Certaines parties du processus d'onboarding peuvent être automatisées pour rationaliser les tâches et réduire la dépendance à l'égard de personnes spécifiques. En disposant de flux de travail et d'une documentation clairs, vous pouvez offrir une expérience d'intégration cohérente même lorsque certaines collaborateurs ne sont pas disponibles.

Par exemple, disons que Philippe des RH s'occupe généralement de l'administratif. Pendant qu'il sirote une margarita sur la plage (heureux pour lui), un système automatisé tel que Wobee peut s'occuper de tout ça, garantissant que rien ne passe entre les mailles du filet.

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3. Préparez le terrain avec le pré-boarding

N'attendez pas le premier jour de travail pour commencer l'onboarding des nouvelles recrues de l'été. Les activités de préboarding peuvent aider les nouveaux collaborateurs à se sentir engagés, enthousiastes et connectés à l'entreprise avant même leur premier jour de travail.

Laissez les membres de votre équipe contacter votre nouvelle recrue avant les vacances. Par exemple avec des messages personnels via LinkedIn, un mail de bienvenue ou d'autres canaux de communication.

Montrez-leur un peu d'amour en partageant des informations sur la culture de votre entreprise, en envoyant des colis de bienvenue ou même en les présentant à leurs futurs collègues en ligne. C'est comme un aperçu virtuel de leur nouvelle famille professionnelle !

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4. Déroulez le tapis rouge dès le premier jour (même sans les acteurs clés)

Lorsque vos joueurs clés – les futurs coéquipiers des nouvelles recrues – sont absents du bureau lors de ces premiers jours très importants, il peut être difficile pour les nouvelles recrues de sentir qu'elles font réellement partie de l'équipe. Cependant, ne vous inquiétez pas car, avec un peu de coordination, vous pouvez toujours réserver un accueil chaleureux dès le premier jour.  

Assurez-vous que quelqu'un est disponible pour accueillir les nouvelles recrues, leur remettre leur welcome pack, leur livret d'accueil et leur faire visiter le bureau. Un visage amical, un sourire chaleureux et un véritable bonjour contribuent grandement à mettre les collaborateurs à l'aise et à leur faire vivre un onboarding d'été positif.

De plus, assurez-vous de prévoir du temps pour des réunions individuelles avec d'autres collègues présents au bureau. Il est important de s'assurer que les nouvelles recrues ont la possibilité d'entrer en contact avec autant de membres de l'équipe que possible.

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5. Mise en place d’un système de mentorat

Imaginez que chaque nouvelle recrue reçoit un gadget spécial à son arrivée : un mentor !

Pas n'importe quel mentor, mais un agent de l'onboarding, choisi spécialement pour guider les nouveaux venus à travers les mystères et les défis de leur nouvelle mission.

Ce mentor n'est pas seulement un guide, mais un allié fiable, toujours disponible par message crypté (ou simplement par Slack ou email), prêt à sauter à la rescousse en cas de pépin.

Le mentor a plusieurs missions pour assurer une bonne intégration au nouvel employé : 

• Mission Orientation : Chaque mentor initiera sa recrue avec une série de briefings détaillés, des missions interactives, et des challenges stimulants qui rendent l'apprentissage amusant et captivant. Au lieu de naviguer dans le brouillard des premiers jours, la recrue aura une carte claire de ce qu’elle doit accomplir, avec des points de contrôle réguliers.

• Rapports réguliers : À intervalles réguliers, les recrues et leurs mentors se retrouveront pour des débriefings où ils pourront discuter des progrès, ajuster les objectifs, et s'assurer que toutes les préoccupations sont adressées. Ces sessions sont vitales pour renforcer les liens et assurer une progression constante.

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6. Assurez une communication claire pour maintenir le nouvel employé informé

Plusieurs moyens peuvent être mis en place pour assurer une communication claire entre le nouvel employé et le reste de l’entreprise : 

• Fournir un livret d’intégration : À leur arrivée, il est important de fournir à chaque nouvelle recrue un livret d'intégration, joliment conçu et facile à naviguer. Ce guide contient tout ce qu'il faut savoir sur les horaires de vacances, les contacts importants, la culture d’entreprise et les réponses aux questions fréquemment posées. Pensez à cela comme à votre GPS personnel pour vous orienter dans les premières semaines au sein de l'entreprise.
• Newsletter interne régulier : Envoyez des newsletters réguliers par email ou via la plateforme Wobee pour tenir tout le monde au courant des dernières nouvelles et mises à jour de l'entreprise. Ces annonces aideront à garder les nouvelles recrues informées et impliquées, même pendant les périodes où l'activité de l'entreprise pourrait ralentir.

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7. Personnalisez l'onboarding pour l'adapter à l'ambiance de l'été

Lorsque vous faite un onboarding pendant les vacances d'été, soyez conscient de l'ambiance décontractée de la saison. Adaptez l’expérience d’intégration en conséquence. Dans la plupart des lieux de travail, la charge de travail a tendance à être plus légère pendant les mois d'été, ce qui signifie que les nouvelles recrues peuvent avoir moins de tâches ou de projets sur lesquels travailler. 

Même si cela peut sembler à première vue un inconvénient, cela peut en réalité être bénéfique. Avec moins de journées chargées, vous disposez de plus de temps pour intégrer correctement les nouveaux employés et leur permettre d'absorber les informations et de s'adapter à leurs nouveaux rôles. Il est crucial de trouver le bon équilibre entre les activités d’intégration et de leur laisser le temps de s’adapter.

Grâce à ces conseils, vous serez sur la bonne voie pour réussir l'onboarding pendant les vacances d’été.

Pour plus de conseils, jetez un coup d'œil à notre article : Le top 5 des bonnes pratiques pour un Onboarding réussi.

En conclusion, intégrer de nouvelles recrues pendant les vacances d'été demande un peu de prévoyance, d'innovation et d'adaptation aux circonstances uniques de la saison.

En mettant en place des stratégies proactives comme la planification avancée, la standardisation des procédures, un système de mentorat dynamique, et une communication fluide, vous pouvez surmonter les défis posés par l'absence du personnel et le ralentissement des activités.

Personnaliser le processus d'intégration pour embrasser l'ambiance estivale tout en assurant un accueil chaleureux et informatif aide les nouvelles recrues à se sentir valorisées et connectées dès le départ.

Avec ces approches, vous ne vous contentez pas de répondre aux besoins immédiats des nouveaux employés, mais vous posez également les bases d'une intégration réussie et durable.

En fin de compte, un onboarding efficace pendant l'été peut transformer ce qui semble être un défi en une opportunité enrichissante pour tous.