Le livret d’intégration : un élément indispensable d'intégration

Découvrez comment le livret d'intégration, disponible en format papier ou numérique, facilite l'adaptation des nouveaux employés à leur environnement de travail en leur fournissant toutes les informations essentielles dès leur arrivée.

Le livret d’intégration : un élément indispensable d'intégration

Définition du livret d’intégration

Le livret d'intégration, qui peut être sous format papier ou numérique, est remis à l'employé lors de son arrivée dans l'entreprise. Il centralise toutes les données essentielles à communiquer, incluant un message de bienvenue, les normes internes, les obligations légales, et d'autres sujets que nous aborderons plus en détail ultérieurement.

Ce manuel vise à simplifier le parcours d’intégration du nouvel arrivant, en lui permettant de se familiariser rapidement avec son milieu professionnel et de se sentir moins égaré. L'objectif est de le rassurer, sachant que l'adaptation à un nouvel environnement et à un nouveau poste peut s'avérer anxiogène.

L'intégration efficace d'un nouvel employé est capitale pour son évolution au sein de l'entreprise, et le processus débute impérativement par la distribution d'un livret d'intégration. Ce dernier s'avère également utile tout au long de son parcours professionnel, lui servant de référence pour rafraîchir sa mémoire sur des informations potentiellement oubliées. D'où l'importance de veiller à ce que ce livret soit complet et détaillé.

Pourquoi mettre en place un livret d’intégration ?

Assurer la meilleure intégration pour le nouveau collaborateur 


L'intégration de l'employé se présente comme la raison primordiale et la plus évidente pour la mise en place d'un livret d'intégration. Souvent, cette étape du parcours collaborateur est négligée par les entreprises, ce qui peut entraîner l'omission de nombreuses informations importantes si elles ne sont pas consignées dans un document centralisé.

Le livret d'intégration est donc crucial dans ces contextes, car les échecs d'intégration des nouveaux recrutés sont fréquents chaque année.

Les référents manquent parfois de temps pour accompagner les nouveaux arrivants ou, à l'inverse, dépensent un temps excessif à expliquer les rouages de l'entreprise. Le livret d'intégration aide à surmonter ces défis en rassemblant toutes les informations nécessaires, permettant au nouveau membre de l'équipe de les consulter à son rythme, sans la nécessité d'être accompagné constamment.

Ce dispositif contribue également à rassurer le nouvel employé et à faciliter son intégration. En lui fournissant toutes les informations clés dès le début, l'entreprise véhicule une image positive, montrant son engagement envers une intégration soignée.

Cela crée un sentiment d'accueil et de soutien pour le nouvel employé durant sa première semaine, qui peut s'avérer difficile pour certains.

Pour assurer la meilleure des intégrations à vos employés, allez checker notre article à ce sujet : l'intégration en entreprise, comment bien la réussir ? 

Le livret d’intégration permet de faciliter l’accès aux ressources 

Bien que le livret d'intégration soit typiquement remis aux employés le jour de leur arrivée, il s'avère tout aussi précieux pour ceux qui sont dans l'entreprise depuis des années.

Ce document est un véritable atout en termes de gain de temps pour tous, car il évite la nécessité de fouiller dans de multiples dossiers pour trouver une information.

En centralisant les ressources, le livret simplifie considérablement l'accès à l'information. Finies les interruptions d'un collègue pour une question sur les valeurs de l'entreprise, la culture ou tout autre sujet !

Il suffit désormais de consulter son livret d'intégration pour obtenir des réponses à la plupart des questions.

Lors de votre premier jour, il est naturel de se poser une multitude de questions. Parcourir le livret d'intégration peut vous aider à trouver des réponses à bon nombre d'entre elles. Pour les questions restantes, vous pouvez toujours vous tourner vers votre manager.

Cependant, en consultant d'abord le livret, vous minimisez le risque de monopoliser inutilement le temps de votre responsable.

Adopter des stratégies pour optimiser le temps au travail est essentiel, et le livret d'intégration en est un exemple parfait. Il fait partie de ces petites mesures qui, mises ensemble, contribuent à une meilleure efficacité au sein de l'entreprise.

Le livret d’intégration permet à l’employé d’être autonome


Au-delà de représenter un gain de temps significatif et de faciliter l'intégration des nouveaux venus, le livret d'intégration booste également leur autonomie. Il permet aux nouvelles recrues de se familiariser de manière indépendante avec l'entreprise où elles vont commencer leur carrière, sans se sentir perdues.

Grâce à cela, elles peuvent prendre des initiatives plus rapidement, sans avoir à solliciter constamment l'aide ou l'attention de leurs supérieurs.

Disposer dès le départ de toutes les informations clés leur donne la capacité de se plonger sans délai dans leurs missions, sans être ralenties par l'absence d'informations essentielles.

De plus, pour certaines personnes, interrompre leur responsable pour poser des questions élémentaires sur l'entreprise peut s'avérer stressant, voire anxiogène. Le livret d'intégration élimine ce type de situations potentiellement inconfortables. 

employée consultant son livret d'intégration
Employée directement autonome à son arrivée

Quoi mettre en place dans son livret d’intégration ?

Évidemment, le livret d’intégration doit être structuré et ne doit pas contenir n’importe quelles informations. Nous allons voir dans cette partie les informations essentielles à introduire dans son livret d'intégration.

Un mot de bienvenue

Il est essentiel que le livret d'intégration inclut un message de bienvenue adressé au nouveau collaborateur, que ce message provienne de son tuteur, de son équipe ou de l'ensemble de ses collègues.

Un tel geste assure à la nouvelle recrue une attention personnalisée, se démarquant des cadeaux génériques qui ne nécessitent aucun effort particulier. Cette marque de bienveillance ne manquera pas de réjouir l'employé et de le faire se sentir plus rapidement intégré au sein de l'équipe.

En recevant ce message, le nouveau collaborateur est accueilli dans de bonnes conditions et comprend qu'il est véritablement attendu et bienvenu. Cela renforce son sentiment d'appartenance dès le début.

Un planning de la première semaine de la recrue

L'arrivée dans une nouvelle entreprise peut être une source d'anxiété pour certains. Par conséquent, il est judicieux d'inclure un aperçu, avec des étapes-clés, de la première semaine dans le livret d'intégration.

Cela a pour but de rassurer le nouvel arrivant en lui donnant une vision claire de ses premiers jours au sein de l'organisation.

Il n'est pas nécessaire de planifier chaque heure, mais de lui donner des repères : qui il rencontrera et quand, la date d'un déjeuner d'équipe, le moment prévu pour une réunion de présentation, etc.

Un tel programme, bien que flexible, offre à l'employé une structure rassurante et facilite son intégration. Savoir que des moments sont dédiés à sa rencontre avec les personnes clés liées à son poste contribue à son sentiment de bienvenue et renforce son sentiment d'appartenance dès le début.

Petit déjeuner d’équipe pour la semaine d’intégration d’un nouveau collaborateur

La carte d’identité de l'entreprise, une étape fondamentale du livret d’intégration

Il est essentiel de fournir une présentation complète de l'entreprise aux nouveaux arrivants, couvrant les informations clés comme les dates importantes, l'organigramme, et les pays d'opération, tout en partageant les valeurs et la culture de l'entreprise.

Cela permet aux nouvelles recrues de comprendre pleinement l'entreprise qu'elles rejoignent. Cette approche assure que toutes les informations nécessaires sont communiquées, favorisant ainsi une organisation méthodique et une anticipation efficace.

Les règles de l’entrepris

Chaque entreprise a ses propres directives et principes, y compris des horaires flexibles et des arrangements spécifiques pour le télétravail. Il est essentiel d'orienter les nouveaux collaborateurs sur ces aspects dès leur arrivée.

Par ailleurs, le rappel du code de conduite interne est crucial pour garantir leur intégration réussie. Voici quelques règles importantes à souligner :

  • Sécurité des données : Il est impératif de verrouiller son ordinateur en quittant son poste, pour protéger les informations confidentielles.
  • Politiques écologiques : Encourager le recyclage et le respect des consignes de tri pour promouvoir un environnement de travail durable.
  • Respect mutuel : Le respect entre les collaborateurs est essentiel pour maintenir un environnement de travail harmonieux.
  • Confidentialité : La discrétion concernant les projets et les informations de l'entreprise est primordiale.
  • Ponctualité : Être à l'heure pour les réunions et les rendez-vous; respecter le temps de tous et soutenir une culture de respect mutuel.
  • Utilisation des ressources de l'entreprise : Faire un usage approprié et responsable des équipements et des fournitures de l'entreprise.

En inculquant ces règles dès le premier jour, le nouvel employé sera bien préparé à s'intégrer dans l'équipe et à contribuer efficacement à l'entreprise.

Pour plus d’informations sur le règlement intérieur, voici un super article : Règlement intérieur d'entreprise : quand le mettre en place ? Comment le rédiger ?

Les modalités à savoir

Outre les éléments déjà mentionnés, il est crucial de fournir un aperçu détaillé des procédures administratives et RH suivantes, pour optimiser l'intégration des nouveaux employés et optimiser leur autonomie :

  • Demande de congés : Expliquer la procédure pour soumettre une demande de congé, y compris le délai de préavis requis, l'utilisation du système de gestion des congés (si applicable), et à qui adresser la demande. Il est également utile de préciser comment les congés sont approuvés et communiqués. Pour tout ce qui concerne les retours de congés, allez voir notre article correspondant : Le retour de congés
  • Gestion des notes de frais : Détaillez le processus de soumission des notes de frais, les types de dépenses remboursables, les limites de dépense, et la manière de remplir correctement le formulaire de demande. Inclure des exemples de pièces justificatives acceptées peut également aider à clarifier le processus.
  • Heures supplémentaires : Clarifier la politique de l'entreprise en matière d'heures supplémentaires, y compris comment elles sont comptabilisées, approuvées, et rémunérées ou compensées. Il est important de souligner les attentes de l'entreprise concernant les heures supplémentaires et de fournir des directives claires sur la procédure de demande.
  • Notification des jours de télétravail : Préciser les modalités de télétravail, comment et quand informer l'équipe ou la direction de ses jours de télétravail, et les attentes en termes de disponibilité et de communication pendant ces journées.

En fournissant des informations détaillées sur chacun de ces aspects, accompagnées d'illustrations pour rendre les explications plus accessibles et visuellement attrayantes, l'employé gagne en efficacité et en confiance.

Cela contribue à réduire les incertitudes et les potentielles perturbations, en limitant le besoin de solliciter fréquemment le service des ressources humaines pour des questions administratives.

Ainsi, l'employé peut se concentrer pleinement sur son intégration et sa contribution à l'équipe.

Les informations pratiques sur les alentours, essentielles dans le livret d’intégration


L'arrivée d'un nouvel employé dans une entreprise et une ville inconnue peut représenter un vrai défi pour son intégration.

Pour faciliter sa transition, il est utile de lui proposer une liste de recommandations locales, incluant les restaurants les plus appréciés à proximité, les salles de sport accessibles, les supermarchés les plus pratiques, et autres établissements pertinents.

Cette initiative lui permet de se sentir immédiatement plus à l'aise et informé, réduisant ainsi le sentiment d'être déboussolé et lui fournissant des repères fiables dès le départ.

Exemple d’un livret d’intégration

Livret d’intégration Wobee

Sommaire :

  • I - Mot de bienvenue du dirigeant
  • II- La carte d’identité de l’entreprise
  • III - Les règles de l’entreprise
  • IV - Les modalités à savoir
  • V - Les informations pratiques sur les alentours
  • VI - Le planning de ta première semaine au sein de notre entreprise !

I - Le mot de notre directeur

Bienvenue chez Wobee !

“En tant que capitaine de l'équipe Wobee, je suis super excité de te souhaiter la bienvenue à bord. On a tous hyper hâte de te voir débarquer et d'ajouter ton grain de sel à notre folle aventure. On est sûr que tu vas nous aider à pousser Wobee vers de nouveaux horizons. Alors, prêt à plonger dans le grand bain avec nous ? L'aventure, c'est maintenant !"

II - La carte d’identité de l’entreprise

Voici les informations importantes à savoir sur l’histoire de notre entreprise :

  • Wobee a vu le jour en octobre 2022, lancé par un trio d'entrepreneurs déterminés à prendre un virage audacieux et à introduire une innovation majeure dans le domaine de l'engagement des collaborateurs.
  • À ce jour, Wobee compte une dizaine d'employés, qui travaillent à la fois dans les domaines de la recherche et du développement technique, du marketing, de la vente, et dans d'autres fonctions supports.
  • Le siège social de Wobee se situe dans le 8ème arrondissement de Paris.
  • Wobee est une startup centrée sur l'innovation dans l'engagement des collaborateurs, prônant des valeurs de créativité, d'inclusion et de respect. Inspirée par des pratiques comme la "règle des 20% de temps", nous encourageons nos employés à travailler sur des projets personnels, renforçant un milieu de travail motivant. Notre culture d'entreprise favorise l'ouverture et la collaboration, visant à améliorer l'expérience professionnelle à grande échelle.

III - Les règles de l’entreprise

Chez Wobee, il y a plusieurs règles de vie à respecter :

  • Chez nous, le tri des déchets est primordial : veillez à utiliser les bons contenants pour préserver notre planète. Nous encourageons également chacun à limiter les impressions, à éteindre les lumières en quittant une pièce et à adopter toute initiative visant à réduire notre empreinte carbone.
  • En termes d'horaires, Wobee valorise l'autonomie : nos bureaux sont accessibles de 7h30 à 21h. Vous êtes libre de gérer vos heures d'arrivée et de départ, pourvu que vos tâches soient accomplies avec soin !
  • La camaraderie est au cœur de notre culture. Pour maintenir cet esprit, nous comptons sur le respect mutuel : minimiser le bruit autour des espaces de réunion, faire preuve de politesse et respecter la vie privée des autres. Ce sont les petites choses qui contribuent à notre ambiance conviviale.
  • Une règle non négligeable, surtout chez Wobee, concerne la protection des données. Il est crucial de verrouiller votre ordinateur chaque fois que vous vous éloignez de votre poste et de changer vos mots de passe dès la réception de votre matériel. Ces gestes simples sont fondamentaux pour garantir notre sécurité collective.

IV - Les modalités à savoir


Pour vous orienter dans vos démarches administratives, voici les informations clés à connaître :

  • Demande de congés : Commencez par discuter de vos projets de congés avec votre supérieur hiérarchique pour obtenir son approbation (en général, il n'y a aucun problème !). Une fois validés, veuillez inscrire vos jours de congé sur le calendrier partagé disponible sur Notion, ce qui aidera grandement nos équipes administratives à organiser le planning.
  • Gestion des heures supplémentaires : De la même façon, enregistrez vos heures supplémentaires directement sur la page Notion dédiée. À la fin de chaque mois, les RH feront le point sur vos heures pour garantir qu'elles sont correctement comptabilisées.
  • Notes de frais : Pour gérer vos notes de frais, vous devrez d'abord créer un compte sur Penny Lane. Ensuite, saisissez vos dépenses dans l'application, sous la section “Factures”. Nos comptables se chargeront du reste et traiteront vos demandes de remboursement.

Ces procédures ont été mises en place pour simplifier vos tâches administratives et assurer une gestion efficace et transparente.

V- Les informations pratiques sur les alentours

Pour assurer la meilleure des intégrations, nos équipes vous ont concocté des recommandations au top.

Pour tout ce qui concerne les restaurants :

  • Cucina da Mario : Cuisine italienne qui propose les meilleures du quartier ! 🍕 
  • Le Vert Tulipe : Une brasserie décontractée offrant une cuisine bien copieuse 🥮
  • Bouillon Pigalle : Un lieu typique parisien proposant les meilleurs plats français au prix le plus bas🥘
  • No Scrum No Win : Le lieu parfait pour déguster de bons burgers 🍔
  • Moom Mam : Une bonne brasserie asiatique validée par la team 🍱

Si vous devenez un habitué de ces restaurants, il y a tout un éventail de salles de sport prêtes à équilibrer la balance : 

  • Basic Fit à 2mn à pied 
  • Wellness à 3mn à pied 
  • Neoness à 5mn à pied

VI - Le planning de ta première semaine au sein de notre entreprise !


Pour faciliter ton intégration, nous avons planifié ta première semaine chez nous :

Lundi : Premiers Pas chez Wobee

  • Matin : Café de bienvenue avec l'équipe - L'occasion parfaite pour briser la glace et partager nos meilleures anecdotes de startup.
  • Suite : Visite décontractée des locaux - Découvre notre espace de travail collaboratif et nos coins détente.
  • Après-midi : Présentation générale de Wobee - Plonge dans notre mission, nos produits, et ce qui nous passionne.

Mardi : Immersion Technique et Stratégique

  • Matin : Session avec l'équipe tech - Connecte ton matériel et découvre nos outils et plateformes.
  • Après-midi : Rencontre avec ton manager - Une conversation ouverte sur tes missions, objectifs et comment on danse sous la pluie chez Wobee.

Mercredi : Connexion Humaine et Célébration

  • Matin : Speed meetings - Prends le temps de rencontrer les équipes avec lesquelles tu collaboreras étroitement.
  • Soir : Afterwork de bienvenue - Un moment convivial pour célébrer ton arrivée et te sentir pleinement membre de la famille Wobee.

Cette première semaine est conçue pour te mettre à l'aise, te familiariser avec notre univers et te donner toutes les clés pour naviguer avec succès dans ta nouvelle aventure chez Wobee. Prêt à faire des vagues ? On a hâte de commencer ensemble !

L’équipe Wobee

En conclusion

Le livret d'intégration se révèle être un outil indispensable au sein de l'entreprise, facilitant grandement l'arrivée et l'intégration des nouveaux employés.

En regroupant toutes les informations essentielles à connaître sur l'organisation, ses valeurs, sa culture, ainsi que les procédures administratives et les points pratiques, il constitue une ressource précieuse tant pour les nouveaux venus que pour les membres de l'équipe de longue date.

En offrant une vision claire et organisée de l'entreprise dès les premiers jours, le livret d'intégration permet aux nouveaux collaborateurs de se sentir accueillis, soutenus, et prêts à entamer leur parcours au sein de leur nouvelle équipe avec confiance et autonomie.

Ainsi, investir dans la création d'un livret d'intégration bien structuré et informatif n'est pas seulement bénéfique pour les employés ; c'est également un reflet de l'engagement de l'entreprise à fournir un environnement de travail inclusif, ouvert et efficace.

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