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Pourquoi préparer un congé maternité ne s’improvise pas ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour faciliter la conciliation des temps de vie professionnelle et personnelle de vos salariés ?
Télécharger la ressourceJe m’appelle Cécile et je travaille chez Troopers, une agence web basée à Nantes. J’ai rejoint l’équipe en 2018 et je suis devenue associée coopératrice en janvier 2022, suite à la transformation de l’entreprise en SCOP (société coopérative). Aujourd’hui, nous sommes 13 personnes, dont 11 coopératrices et coopérateurs.
J’ai une formation initiale dans les arts du spectacle, ce qui ne me prédestinait pas vraiment à travailler dans le monde du numérique. Puis, de fil en aiguille, je me suis tournée vers la communication, compétences pour lesquelles j’ai été initialement recrutée chez Troopers.
Mais mon parcours professionnel plutôt varié d’une part et la possibilité d’évolution que j’ai eu au sein de l’équipe d’autre part, m’ont conduit aux missions que j’occupe actuellement.
Je m’occupe du développement RH, ce qui englobe la santé et la sécurité, le suivi RH avec notamment les entretiens annuels et professionnels, la formation continue, le recrutement, et plus largement tout ce qui touche à la culture d’entreprise. J’ai aussi quelques missions plus transversales en lien avec l’image de l’agence et la communication.
Notre fonctionnement en coopérative fait que le président actuel est un coopérateur, élu à cette fonction pour un mandat de 3 ans. Autrement dit, il est avant tout développeur. Les responsabilités de dirigeant sont donc réparties sur les membres du collectif, ce qui peut expliquer que l’équipe compte un poste RH avec un si petit effectif.
Nous avons digitalisé le parcours d’onboarding fin 2019. Mais pour comprendre ce choix, il faut remonter un peu dans l’histoire de l’entreprise.
Avant de travailler sur le parcours d’onboarding, il existait très peu de documentations sur la culture d’entreprise : un document expliquant les choix liés aux changements d’identité graphique et de nom (de AppVentus à Troopers) et quelques informations renseignées sur Gitlab. Les informations relatives à l’entreprise et son fonctionnement étaient principalement transmises à l’oral, un peu lors de l’entretien de recrutement puis par la personne qui se chargeait de vous accueillir.
Entre 2018 et 2019, il y a eu plusieurs départs et arrivées. Et fin 2019, lorsque l’entreprise a traversé une période de crise, chaque Troopers s’est un peu retranché dans sa zone de confort. Notre gouvernance a été pas mal remise en question. Et nous nous sommes rendus compte que notre socle commun, notre culture et notre identité, tout était devenu bien fragile.
Dans un premier temps, après avoir constaté que notre culture s’était petit à petit diluée, nous avons entamé un travail de questionnement auprès de chaque Troopers : Qu’est-ce qui rend Troopers unique ? Qu’est-ce qui nous différencie des autres agences ? Qu’est-ce qui nous rend fiers d’être un Troopers ?
Dans un second temps, nous avons réfléchi à la façon de garder cette culture en mémoire collective et comment la transmettre. Nous est donc venu l’idée d’un parcours d’onboarding en ligne.
Au début du projet, nous avons pensé le parcours d’onboarding un peu comme un MOOC. Nous avons découpé les différents points à aborder en 9 chapitres, ajouté une pincée de storytelling et intégré tout cela sur la plateforme EDX. Le Voyage en Web Republic était né.
De l’embarquement à l’atterrissage, nous abordons de façon très transparente l’histoire de l’entreprise, le fonctionnement de l’équipe et du travail (méthodes agiles, holacracy), des éléments très pratico-pratiques comme le fonctionnement à l’agence et en télétravail ou le matériel, mais aussi la crise traversée en 2019, des exemples d’autres entreprises qui ont elles aussi vécu un redressement judiciaire et comment l’organisation a fait preuve de résilience pour se sortir de ce faux pas.
Après avoir expérimenté ce fonctionnement avec 5 Troopers fraîchement recrutés, nous avons décidé d’abandonner la version MOOC. D’une part pour des soucis d’accès et d’autre part car il nous semblait intéressant que ce parcours ne soit pas accessible qu’aux nouvelles et nouveaux mais soit aussi consultable par l’ensemble des salariés. Nous avons donc exporté le contenu du parcours dans Outline (c’est un peu comme Notion mais open source) qui nous sert de mémoire collective. Le Voyage, odyssée vers la Web Republic est devenu le Livre I.
Le parcours d’onboarding aborde entre autre des éléments très pratiques : les horaires, les modes de travail, les méthodes de travail, etc. Or, ce sont des informations qui nous ont semblé importantes tout au long de sa vie de Troopers.
Nous avons donc créé notre handbook, le guide de survie en Web Republic. Il est également disponible dans Outline. Nous l’avons segmenté en 6 parties :
Et toutes les informations sont formulées sous forme de question : Si j’ai besoin de contacter quelqu’un de l’équipe, où je peux trouver son numéro ? / Est-ce que je peux avoir une clé de l’agence ? / Peut-on travailler ailleurs qu’à l’agence ? / Sur quels critères sont choisis les projets clients ? / Je dois m’absenter pour un rdv, qui dois-je prévenir, quand, comment ? / Quelle est la procédure pour les notes de frais ? / etc.
Ce document est mis à jour lorsque c’est nécessaire. Il ne remplace pas un échange de vive voix avec la bonne personne mais vient plutôt en complément, notamment si les personnes en support sont indisponibles ou absentes.
Il existe également deux autres livres.
Le Livre II, La Terre d’aventures, exploration en Web Republic, est actuellement en cours de création. Il a été pensé dans la suite du parcours d’onboarding, comme une proposition de formation continue, pour pousser plus loin les connaissances sur des sujets qui composent notre culture d’entreprise.
Ce livre est découpé en 4 itinéraires et 2 hors piste. Les Troopers peuvent le consulter à leur rythme, selon leurs envies.
Le Livre III, Guide de la parentalité en entreprise, qui s’inspire du guide du Parental challenge dont nous sommes signataires depuis mars 2022. Le Parental challenge est une charte qui propose 12 mesures en faveur de la parentalité en entreprise, du projet de parentalité au quotidien des salariés-parents, qu’il s’agisse de la mère biologique comme du second parent.
Pour chaque chapitre, soit différentes étapes dans le parcours de parentalité, les salariés peuvent retrouver des informations légales, c’est-à-dire leurs droits acquis, mais aussi les accords mis en place chez Troopers pour aller plus loin sur le sujet (notamment les congés enfant malade rémunérés, le congé exceptionnel pour deuil ou pour fausse couche, les absences rémunérées pour le second parent pour chaque rendez-vous du parcours de grossesse, de PMA ou d’adoption) et des bonnes pratiques ou ressources.
Pour le moment, il n’existe pas de Livre IV. Mais c’est une porte qui reste ouverte, selon l’évolution de notre organisation et de nos projets.
Aujourd’hui, nous considérons notre culture d’entreprise comme le ciment de notre collectif. Elle est pensée par et pour le collectif et elle évolue avec lui. Tout ce qui existe aujourd’hui en lien avec cette culture a été documenté, peut bien sûr évoluer, et constitue la mémoire de notre organisation. De telle sorte que peu importe les départs et arrivées, tout est là sans qu’il n’y ait de gardien exclusif de ce savoir.
pour ne louper aucune de nos actus
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