Comment se passe un entretien annuel d’évaluation ?

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l'entretien annuel, pour être sûr d’accompagner votre équipe du mieux possible, à travers ces rencontres hautement importantes !

Comment se passe un entretien annuel d’évaluation ?

Qu’est-ce qu’un entretien annuel ?

L’entretien annuel, selon certaines études, est perçu par 48% des collaborateurs comme étant un moment compliqué à gérer humainement, étant particulièrement stressant. Pourtant, ce rendez-vous est l’occasion pour vous, managers, et vos équipes, de faire le point et déterminer de nouveaux objectifs, pour les douze prochains mois. 

Un entretien annuel est une pratique managériale qui permet à un collaborateur d’échanger directement avec son supérieur hiérarchique ou un représentant du département des ressources humaines (RH), dans le but de faire le bilan sur l’année qui vient de s’écouler.

Cet échange porte sur plusieurs thématiques bien différentes, notamment : 

  • sur l’efficacité au travail, sur les résultats observés,
  • sur les éventuels axes d’amélioration attendus,
  • sur l’ambition et les envies d’évolution dans les mois ou les années à venir,
  • sur les objectifs fixés pour l’année suivante.

Évaluation des performances

L’évaluation des performances est l’objectif principal de l’entretien annuel. 

Ils permettent d’évaluer les performances des employés, un par un. C’est la possibilité, pour le management ou les RH, de vérifier si les objectifs fixés lors du point précédent ont été atteints.

C’est une bonne manière de se féliciter des efforts entrepris, mais aussi et surtout de se rendre compte de certaines choses qui ne fonctionnent pas, pour, par la suite, adapter la stratégie, selon les observations effectuées et les échanges réalisés.

Fixer les nouveaux objectifs

Les entretiens annuels permettent au management de fixer de nouveaux objectifs à atteindre, qu’ils soient individuels ou en équipe, pour l’année à venir.

C’est le moment de fixer un cap, en donnant une direction à prendre qui soit claire et parfaitement compréhensible.

C’est une étape essentielle, car sans objectifs clairs et compréhensibles, vos équipes pourraient ne pas évoluer. Et sans cette sensation de grandir, d’apprendre, c’est le turnover qui augmente.

Développement des compétences

Outre les demandes managériales, l’entretien annuel, c’est aussi l’occasion pour le ou les collaborateurs, de faire le point sur leurs propres besoins.

S’ils ont le sentiment d’avoir besoin d’aide ou d’un accompagnement plus poussé sur tel ou tel segment, ils doivent avoir l’occasion de faire remonter l’information.

In fine, cela peut donner lieu à des réflexions sur les processus en place, sur l’organisation ainsi qu’à la mise en place de formations dédiées pour aider le collaborateur à monter en compétence.

Renforcer la communication et la cohésion d’équipe

L’entretien annuel, c’est aussi l’occasion pour l’entreprise de démontrer qu’elle est à l’écoute et que l’épanouissement au travail de ses équipes est essentiel pour elle. Faire le bilan, c’est discuter, échanger et débattre.

C’est démontrer à ses collègues qu’ils font, eux aussi, partie de l’aventure. Créer une culture d’entreprise forte, basée sur la transparence des échanges, c’est aussi un bon moyen de conserver les talents et réduire le turnover.

Comment préparer un entretien annuel, côté manager ?

Côté manager, un entretien annuel se prépare en amont. Il est effectivement impératif d’arriver préparé, avec toutes ses notes et ses données, pour apporter le plus de valeur possible à son interlocuteur.

Pour avoir une base solide sur laquelle construire son échange, il ne faut pas hésiter à relire le dernier entretien annuel réalisé. Cela permet de se rafraîchir la mémoire et d’avoir une idée plus précise de ce qui était souligné et demandé à l’époque.

Selon les observations préalables, il est alors beaucoup plus simple d’évaluer objectivement la performance de son collaborateur. En mettant en exergue les chiffres entourant son année à ce qui était demandé 12 mois avant, vous pouvez alors tirer un bilan honnête et complet !

S’ensuit alors un travail de projection : 

  • il faut réfléchir aux objectifs de l’année à venir et à ce qui doit être mis en place pour les atteindre.
  • il faut réfléchir aux questions que vous allez éventuellement poser et avoir une réponse aux attentes de son collaborateur (télétravail, mobilité interne, besoin de formation…)

Enfin, assurez-vous d’avoir le temps nécessaire à allouer à vos équipes, pour ces échanges. En effet, c’est l’un des rares moments au cours de l’année où il est possible (pour ne pas dire recommandé, essentiel) de prendre toutes les minutes à disposition pour dialoguer !

Comment se déroule l’entretien avec un collaborateur ?

Un entretien annuel d’évaluation se déroule en cinq grandes phases, même si, in fine, tout dépend de vous, manager, et des habitudes qui sont les vôtres.

1ere étape : le bilan et l’évaluation

La première, c’est le bilan de l’année écoulée et l’évaluation de la performance. Managers, vous échangez donc sur les réussites collectives, individuelles, mais aussi sur les échecs et les raisons qui pourraient expliquer que tout ne se soit pas déroulé comme attendu. Le plus efficace, pour appuyer votre propre, c’est de fournir des exemples très concrets.

2eme étape : les nouveaux objectifs à atteindre

La seconde étape, c’est celle de la fixation d’objectifs et KPI, pour l’année à venir. Dans la foulée du bilan et de l’évaluation, il est recommandé de rebondir sur le sujet pour proposer un calendrier et des objectifs qui soient le plus clair possible, à son collaborateur, tout en étayant les moyens à disposition ou à mettre en place pour les atteindre.

3eme étape : la question de la rémunération 

La troisième étape est souvent d’ordre financier. En effet, c’est l’occasion pour l’entreprise de valoriser le travail des équipes en place et de proposer des augmentations. Dans certains cas, des négociations peuvent avoir lieu.

Généralement, ces augmentations varient de 3 à 4%, mais selon les cas, cela peut être un peu plus, ou un peu moins. Attention toutefois. Une revalorisation salariale trop basse peut être mal perçue par vos collaborateurs.

4eme étape : proposition de formations et acquisition de nouvelles compétences

Vient alors le temps de l’échange sur la formation ainsi que le développement des compétences. Si votre collaborateur souhaite évoluer, développer de nouvelles compétences, il faut être en mesure de l’accompagner. En interne, il faut être capable de pousser ses équipes pour les pousser à tirer le meilleur d’elles-mêmes.

5eme étape : derniers échanges, questions et attentes

Ensemble, vous allez ensuite échanger sur vos attentes respectives, sur les suggestions d’amélioration et les objectifs fixés, afin de vous assurer que tout le monde soit en phase avec ce qui est demandé, ce qui est attendu.

C’est la phase de conclusion, celle qui annonce la fin de votre entretien annuel d’évaluation. N’hésitez pas, si vous souhaitez un suivi plus poussé, à fixer une nouvelle échéance (voire deux) quelques mois plus tard.

Et la suite, dans tout ça ?

À la fin de l’entretien annuel, un compte-rendu d’évaluation sera rédigé. C’est un document confidentiel, qui doit comporter quelques mentions importantes (pour ne pas dire obligatoire), comme : 

  • la date à laquelle l’entretien individuel a eu lieu,
  • l’identité du manager ou du RH mais aussi celle du collaborateur ainsi que sa position au sein de l’entreprise
  • le récapitulatif du parcours professionnel et des formations éventuellement suivies par le collaborateur interrogé,
  • une synthèse complète des échanges qui ont eu lieu entre vous et votre collaborateur. Il s’agit du “bilan du bilan” en lui-même. Y seront renseignés les observations faites concernant les objectifs, les axes d’amélioration proposés, les besoins exprimés par vos équipes…
  • les nouveaux objectifs que vous avez conjointement fixés,
  • l’ensemble des leviers et actions qui seront mis en place pour y parvenir (formations, responsabilité)
  • autres informations qui seront jugées comme étant importantes.

Ce document, s’il ne doit pas retranscrire mot pour mot tout ce qui s’est dit au cours de l’échange, doit être très complet. C’est lui qui servira de base pour les entretiens annuels d’évaluation qui auront lieu l’année suivante. Il est donc préférable qu’il ne manque d’aucune information importante.

Ce qu’il faut retenir sur l’entretien annuel d’évaluation en entreprise

Côté management, l’entretien annuel nécessite de la préparation. 

Côté collaborateur, c’est la même chose : évaluer ses réussites, faire une introspection pour comprendre ses forces, mais aussi ses faiblesses, exprimer ses ambitions et confier ses craintes… Tout cela nécessite un peu d’anticipation.

Malgré le côté très solennel de la chose, l’entretien annuel d’évaluation reste un moment d’échange et de partage qui vise à permettre aux collaborateurs de repartir avec des informations claires et nettes sur les choses qu’ils font bien, qu’ils maîtrisent et sur celles où quelques lacunes se font ressentir et donc, sur lesquelles ils vont devoir travailler ! 

C’est l’occasion, aussi, de valoriser leur implication, en les félicitant de vive voix pour les efforts entrepris tout au long des douze derniers mois. Cette gratification peut aussi passer par une revalorisation salariale, dont le montant reste sujet à discussion (mais qui oscille généralement autour des 3 à 4%). 

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