Bonjour Laure ! Pouvez-vous vous présenter... avec vos mots ?

Je m’appelle Laure et je travaille chez Livestorm depuis Janvier 2020.
Issue d’une formation et d’un parcours RH, j’ai découvert après quelques années le métier d’Office Manager qui correspondait exactement à ce que je recherchais dans ma vie professionnelle et à ce qui m’animait au quotidien : le contact avec les collaborateurs, la polyvalence des missions, et l’organisation au sens large.
J’ai eu la chance de rejoindre les équipes de Livestorm et de grandir avec elles. Dans un contexte d’hypercroissance, on m’a fait confiance pour mettre en place de nombreux process, et lors de la création d’une équipe People, on m’a donné l’opportunité de me dédier à un rôle qui est une vraie source d’épanouissement.

Parlez-nous de votre rôle chez Livestorm…

Aujourd’hui, je suis Employee Experience Team Lead, autrement dit je suis en charge avec mon équipe de m’assurer que chacun des « Stormies » ait la meilleure expérience au sein de Livestorm. Cela regroupe des missions très variées telles que la communication, la documentation, la vie d’entreprise et les événements, l’équipement, le baromètre social… Et tous les projets qui sont définis en fonction du besoin de l’entreprise et des équipes.

Livestorm évolue très rapidement, les challenges sont variés et nous avons la chance de pouvoir faire évoluer notre périmètre et nos missions en conséquence. Notre fonction a un véritable impact dans la construction de l’entreprise, cela se traduit rien que par le fait d’ avoir une équipe dont le rôle est de s’assurer de la meilleure expérience collaborateur. Il faut s’adapter aux nouveaux modes de fonctionnement, aux nouveaux besoins, et chercher à innover en permanence. De beaux challenges qui sont une vraie source de motivation !

Pourquoi l’onboarding est une étape clé, un must-have dans l’expérience collaborateur chez Livestorm ?

On le sait, l’onboarding est une étape essentielle, ce sont les fondements de l’expérience que va avoir tout.e collaborateur/rice avec l’entreprise ! Cette période va conditionner le rapport qu'entretient la personne avec son entreprise, son équipe, et ses missions. Il est crucial de créer des liens solides et durables, et cela dès le processus de recrutement, et d’autant plus après la signature de l’offre !

On parle beaucoup de l’impact que peut avoir un « mauvais onboarding », vous l’avez peut être vécu vous même : arriver dans une entreprise sans avoir eu les informations administratives nécessaires en amont avec parfois des mauvaises surprises, sans être présenté à ses interlocuteurs, sans avoir de matériel informatique le premier jour voire la première semaine… Ajouté au stress naturel que peut provoquer l’arrivée dans un nouvel environnement de travail, cela peut rendre l’arrivée vraiment difficile. C’est le rôle de l’entreprise de rendre l’accueil de chacun de ses arrivants le plus complet et bienveillant, tout en s’assurant que cela se poursuive durant l’ensemble de son aventure.

Si on entend beaucoup parler de ces difficultés, il faut à mon sens plutôt se concentrer sur l’impact positif que peut avoir un bon onboarding : arriver en ayant de la visibilité sur ses points de contact, en ayant eu toutes les réponses à ses questions en amont, en ayant tout le matériel nécessaire pour commencer le jour J, en ayant de la visibilité sur son planning d’onboarding et la prise en main de ses missions, en rencontrant tous ses interlocuteurs dans les premiers jours… Ça change la donne !

C’est autour de ça qu’on a créé le parcours d’onboarding chez Livestorm, pour donner à tous les nouveaux arrivants les éléments nécessaires pour commencer leur aventure dans les meilleures conditions, en anticipant tous les points de difficulté qui pourrait se présenter pour leur permettre de se concentrer sur les aspects importants de leurs débuts.

Peux-tu nous parler de l’onboarding chez Livestorm ?

Le parcours d’onboarding peut se découper en plusieurs phases.

La phase de pré-boarding, qui commence le jour où la personne signe son offre d’emploi et se termine la veille de son arrivée. Il s’agit dans cette période de s’occuper de toutes les formalités administratives, de répondre à tous les questionnements que peuvent avoir les futurs Stormies, mais aussi de préparer leur arrivée en interne, en informant les équipes et en créant en amont tous les éléments qui doivent être prêts le jour J. L’ensemble de l’équipe People et de l’équipe concernée par l’arrivée (manager, collègues…) sont mobilisés pour permettre aux futurs arrivants de se laisser porter.

Ensuite, la phase d’ onboarding, qui commence le jour de l’arrivée et dure environ un mois, se découpe elle, en plusieurs phases.

La première semaine est dédiée à une découverte générale de Livestorm : rencontre avec ses collègues, présentation des différentes équipes pour comprendre l’organisation de l’entreprise, prise en main des outils, compréhension du produit… Chaque personne a une Welcome page individuelle avec une liste d'étapes à suivre et un agenda organisé, ce qui est très rassurant car il suffit de se laisser guider. Les managers ont aussi un rôle important à jouer dans l’accompagnement : des points d’avancement réguliers sont programmés, avec une fréquence qui évolue en fonction du besoin et de la montée en compétences.

Les semaines suivantes sont dédiées à la prise en main des missions, avec des formations aux process, des réunions avec l’ensemble de ses interlocuteurs et la prise en main de ses premières missions.

A l’issue de ce premier mois, nous rencontrons chaque personne pour recueillir tous les retours qu’elle peut avoir sur son onboarding mais aussi de manière plus large. Cela nous permet de nous assurer qu’elle se sent bien dans l’entreprise et dans son poste, d’identifier d’éventuels points de blocages, et d’identifier des points d’amélioration pour les ajouter dans notre onboarding. C’est grâce à ces retours que nous ajoutons des briques à l’existant et que nous améliorons en continue l’onboarding chez Livestorm.

La personne a ensuite toutes les clés pour se lancer pleinement dans son aventure, même si bien sûr, l’apprentissage ne s’arrête pas après seulement un mois. Le rôle du manager est, comme pour l’onboarding, essentiel : des points réguliers sont toujours effectués pour accompagner la personne dans son développement professionnel mais aussi dans son bien être au sein de Livestorm.

Pourquoi l’automatisation des actions liées à l’onboarding est un game changer ?

Aujourd’hui, il est impossible pour nous d’imaginer revenir à un process non automatisé tant ça facilite la vie de tous les acteurs de l’onboarding !

Concrètement, les avantages d’automatiser les tâches qui peuvent l’être sont multiples :

• Il y a un gain de temps énorme en ce qui concerne notamment la partie administrative qui peut parfois être fastidieuse. Cela amène à un process fluide car il n’y a pas d’attente d’action humaine pour avancer dans les étapes.
• Le risque d’erreur est fortement diminué.
• La communication des informations entre les membres de l’équipe People est fluidifiée, et la coordination est donc simplifiée.
• Le process d’onboarding est identique pour l’ensemble des personnes qui nous rejoignent, quels que soient leur équipe, leur localisation ou tout autre élément. Mais il est aussi personnalisé, car proposer le même onboarding à tous n’est pas incompatible avec l’adaptation individuelle des informations.
• Il est possible de dupliquer l’onboarding de manière quasiment indéfinie sans avoir à augmenter de manière exponentielle les ressources associées, ce qui est un véritable avantage dans un contexte de scale.

Tous ces éléments nous permettent de proposer un process complet et maîtrisé à l’ensemble des nouveaux Stormies.

Mais cela permet aussi à notre équipe People d’être pleinement disponible pour se consacrer à la partie humaine de l’onboarding s ur laquelle repose énormément la suite de chaque aventure ! L’automatisation offre du temps pour se rendre disponible pour les demandes des futurs collaborateurs, mais aussi pour réfléchir en continu à l’amélioration de notre onboarding.

Vous l’avez compris, c’est uniquement du positif, et ce pour toutes les parties prenantes !

Un petit mot pour la fin ?

On ne le répètera jamais assez : prendre soin de ses collaborateurs est la clé d’une double réussite, pour chacun individuellement, et pour l’entreprise au global ! Contrairement aux idées reçues sur les startup, qui voient parfois d’un œil amusé le baby foot comme son symbole, prendre soin de ses collaborateurs commence par leur apporter le nécessaire dans leurs missions et dans leur évolution professionnelle, non seulement le jour où ils rejoignent l’entreprise, mais même avant.

Comme l’a dit David Swanson : "Vous n'aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression", alors n’hésitez pas à la saisir !