Tout savoir sur les logiciels RH

Pour optimiser et simplifier les processus, de plus en plus d’entreprises ont recours à l’utilisation de logiciels RH. Mais à quoi servent-ils concrètement ?

Tout savoir sur les logiciels RH

Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?

Un logiciel RH est un outil généralement déployé au sein d’entreprises qui souhaitent simplifier, digitaliser voir automatiser certains de leurs processus en lien avec les ressources humaines.

Cet outil permet d’assurer la bonne gestion de nombreuses tâches, de la simple déclaration des congés par exemple, jusqu’à la tenue de planning de formations, en passant par la gestion des paies des équipes au sein de l’entreprise

In fine, un logiciel RH aide les équipes du service des ressources humaines à gérer leurs tâches quotidiennes, de manière plus efficace, en centralisant toues les ressources, informations et autres données (recrutement, performances au travail, absences, congés…) au sein d’un seul et même endroit.

Pourquoi utiliser un logiciel RH ?

Depuis des dizaines d’années, les entreprises reposent sur l’expertise du service des ressources humaines pour que toute la partie administrative et onboarding soit parfaitement gérée. Et durant tout ce temps, jamais ces personnes n’ont vraiment eu besoin d’utiliser de logiciel dédié.

Alors pourquoi, aujourd’hui, utiliser un logiciel RH ?

Transition digitale

À l’heure du “tout numérique” (ou presque), il est essentiel que ses équipes disposent de l’ensemble des outils digitaux pour rester compétitives. Deux exemples peuvent expliquer, à eux seuls, le besoin d’avoir recours à un logiciel RH digitaliser pour accompagner dans sa gestion quotidienne : 

  • Le covid-19 : la pandémie a poussé les entreprises à devoir numériser et digitaliser leurs ressources et leurs process pour pouvoir continuer à bien fonctionner. 
  • Le télétravail : à l’heure où la flexibilité est de mise, de nombreuses entreprises offrent la possibilité à leurs équipes de télétravailler. À distance, un collaborateur doit pouvoir avoir accès aux mêmes informations et ressources que les équipes présentent sur place. Ce type d’outil permet donc aux employés, d’avoir un meilleur suivi.

Optimisation des process

Le digital, s’il n’a pas pour vocation à remplacer l’humain (du moins, dans le cadre d’un logiciel RH), permet toutefois d’optimiser les processus. Il est possible d’automatiser certaines choses, comme la saisie des données.

Les erreurs humaines sont limitées (bien qu’il faille toujours vérifier), permettant ainsi de gagner du temps sur les missions chronophages. Cela permet alors de se focaliser davantage sur les problématiques à plus forte valeur ajoutée.

Centralisation de l’information

Un logiciel RH peut avoir pour objectif de simplifier la gestion de la paie, des congés voire dépôt d’arrêts maladie. Mais certains outils comme l’intranet ou la digital workplace permettent d’aller plus loin encore, en centralisant absolument toutes les informations dont les collaborateurs peuvent avoir besoin.

Il est même possible de diffuser des messages ou des nouvelles à tous les membres de l’entreprise ou à un groupe en particulier comme à l’équipe marketing, à l’équipe sales ou encore à l’équipe CSM (Customer Success Management) uniquement. 

De même, ces outils disposent généralement d’une GED (banque documentaire) qui centralise l’ensemble de la documentation, des formations et autres informations et données relatives à l’entreprise. Une banque documentaire accessible à toutes et à tous, en tout temps.

Flexibilité et accessibilité

Les logiciels RH ne sont pas complexes dans leur utilisation. Assez basiques, ils sont accessibles, même des personnes qui ont une moins bonne maîtrise de la technologie en général.

Ces derniers disposent souvent d’une application mobile (ou webapp) qui fait qu’ils sont accessibles aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. De fait, une personne en télétravail ou un commercial en itinérance peut très bien s’y connecter pour avoir accès à toutes les informations dont il a besoin, à condition d’être connecté à internet.

Les différentes fonctionnalités d’un logiciel RH

Il existe, sur le marché, deux grands types de logiciels de gestion RH : 

  • Les logiciels RH dits logiciels spécialisés, qui se concentrent uniquement sur une seule thématique (comme l’onboarding digital ou encore la gestion de la paie, par exemple)
  • Les logiciels RH dit SIRH, qui sont des logiciels plus puissants, car plus complets. Ils permettent de tout gérer ou presque, de A à Z.
  • On retrouve aussi sur le marché, des outils collaboratifs plus complets, comme l’intranet, la digital workplace ainsi que le réseau social d’entreprise. Orienté entreprise plus que RH, ils peuvent toutefois s’imposer comme une solution viable.

Logiciel RH spécialisé

Comme indiqué en amont, les logiciels RH spécialisés, sont des logiciels qui ciblent uniquement un segment du secteur des ressources humaines. Vous pouvez vous donc vous tourner vers un logiciel spécialisé dans l’onboarding collaborateur, dans la gestion de la paie, la gestion des congés etc… Ainsi, les fonctionnalités disponibles seront uniquement en lien avec le secteur concerné.

Logiciel SIRH (Système d’Informations Ressources Humaines)

A contrario, un logiciel SIRH (Système d’Informations Ressources Humaines) est un logiciel beaucoup plus complet, avec la possibilité de pouvoir gérer les absences ou encore les notes de frais des équipes commerciales, les congés payés qui seront déposés par les équipes ou encore les bulletins de paie et tant d’autres choses encore.

Certains, pour les plus complets du marché, permettent aussi de gérer les phases de pré-boarding, d’onboarding voire d’offboarding, et accompagnent ainsi les équipes, tout au long de leur parcours professionnel au sein de l’entreprise. Enfin, ils peuvent vous permettre d’éditer des documents, des graphiques, etc…

Outils collaboratifs

Digital Workplace, intranet ou encore réseau social d’entreprise… Si ce type de solution n’est pas spécifiquement dédié au RH, ces produits restent particulièrement adaptés au secteur des ressources humaines. Ils permettent de centraliser énormément d’usage (paie, congés, communication, mais aussi gestion des projets, GED) offrant ainsi beaucoup de possibilités aux équipes chargées d’assurer l’onboarding des nouveaux talents, les paies ou encore la diffusion d’informations en lien avec d’éventuelles formations, les team building, les visites médicales…

Comment choisir son logiciel de gestion RH ?

L’offre sur le marché des logiciels RH est relativement abondante. Se pose ainsi la question de savoir comment faire pour choisir l’outil le mieux adapté aux besoins de son entreprise. En effet, se tromper peut coûter du temps (il faut trouver une nouvelle solution) et de l’argent (en plus de payer un abonnement pour un outil non fonctionnel, il faut aussi pallier les manques de ce dernier).

Faire l’audit de la situation en interne

La première des choses à faire avant de choisir un logiciel RH est donc de faire une analyse honnête et transparente de la situation actuelle et des besoins réels de son entreprise. Cet audit vous permettra d’avoir une base sur laquelle vous reposer, pour ensuite entamer votre réflexion. Voici quelques-unes des questions qui peuvent vous aider à vous orienter : 

  • Quelle est la situation actuelle, en interne, en termes de RH ?
  • La croissance est-elle forte, les équipes sont-elles amenées à grandir ?
  • Comment se déroule le processus d’onboarding, que faut-il améliorer ?
  • Les paies sont elles-bien gérées (retards, erreurs) ?
  • Les collaborateurs sont-ils demandeurs d’une gestion plus simple, accessible et numérisée ?

En fonction des observations qui seront faites, vous pourrez alors déterminer si vous avez plutôt besoin d’un logiciel RH spécialisé ou d’un logiciel SIRH, plus complet ! 

Benchmark et scoring

Vos besoins déterminés et compris, vous pouvez alors vous mettre en recherche d’une solution. Listez l’ensemble des logiciels RH qui semblent être en mesure de répondre à vos besoins, étudiez les avis clients, les fonctionnalités proposées ainsi que les tarifs. Dressez ensuite la liste des logiciels RH retenus. 

Pour plus d’efficacité encore, vous pouvez opter pour du scoring, en octroyant un point pour telle ou telle fonctionnalité, etc… Vous obtenez alors une sorte de classement qui vous permet d’avoir d’ores et déjà une vue générale sur les acteurs du marché qui pourraient répondre à vos exigences.

Phase de test

Selon vos notes et après discussions avec votre DRH, vous pouvez entrer en phase de test. Contactez les équipes commerciales de chacun des logiciels RH concernés, échangez, discutez et organisez une démonstration. 

Généralement, les équipes sales sont assez réactives et vous proposeront dans les 3 à 5 jours suivants, un créneau pour pouvoir vous présenter l’outil, son back office, son fonctionnement…

Voici quelques questions que vous pourriez être amené à poser au cours de votre entretien : 

  • Quelles sont les fonctionnalités de votre outil ?
  • Combien de temps prend le déploiement de la solution ?
  • S’agit-il d’un logiciel RH personnalisable ?
  • Quelles sont les fonctionnalités proposées ?
  • Votre entreprise propose-t-elle un accompagnement, des formations ?
  • Comment votre logiciel RH peut-il nous aider à résoudre les défis auxquels nous faisons actuellement face ?
  • Comment votre logiciel RH gère-t-il les données sensibles de nos utilisateurs ?

Choix final et déploiement

Après les phases de test vient la phase de choix. Si un outil retient toute votre attention, vous pouvez alors choisir de le déployer au sein de votre structure, en accord avec la direction toutefois, qui pourrait d’ailleurs être la seule et unique décisionnaire. Si tout se déroule correctement, les équipes d’intégration et CSM de l’éditeur du logiciel RH choisi s’occupent de vous créer un compte et de vous onboarder.

Formation des équipes

Dans le cas où vous êtes une PME voire un grand-compte, il est probable qu’un compte soit créé pour l’ensemble de vos équipes, notamment si vous décidez d’opter pour un intranet, par exemple. Il faut donc accompagner l’ensemble de ses équipes, à travers des sessions de formations, leur permettant à elles aussi de s’approprier l’outil de façon à pouvoir l’utiliser de la manière la plus efficace qui soit, pour déposer des demandes de congés, récupérer des documents (bulletins de paie)...

formation logiciel rh
Former ses équipes à l'utilisation de l'outil RH est essentiel pour son bon déploiement

Wobee, le logiciel RH dédié à l'expérience collaborateur

Solution tout-en-un pour accompagner le collaborateur tout au long de sa période au sein de l’entreprise, Wobee est un logiciel RH parmi les plus complets du marché. En l’implémentant au sein de votre structure, vous aurez la possibilité de gérer différentes phases, comme le pré-boarding, l’onboarding, le crossboarding, le reboarding et l’offboarding.

Parmi les différentes fonctionnalités disponibles, vous aurez notamment la possibilité d’optimiser la gestion de vos process RH, en pilotant simplement vos KPIs depuis un tableau de bord personnalisable. En effet, nos produits sont en marque blanche, vous pouvez y intégrer votre logo, vos contenus, vos couleurs… Pour une plateforme qui vous ressemble !

Enfin, notre outil est adapté aussi bien aux PME qu’aux entreprises multi-sites, qui disposent d’équipes et de bureaux situés un peu partout en France ou dans le reste du monde. Une plateforme simple d’utilisation, à laquelle s’intègrent des dizaines d’outils (teams, outlook, la suite Google…), pour une expérience utilisateur fluide et sans tracas. 

En bref, sur les logiciels RH

Implémenter un logiciel RH au sein de son entreprise, est un projet qu’il faut tout, sauf prendre à la légère. En effet, c’est un projet complexe qui prend du temps et qui nécessite beaucoup de recherches et d’investissement avant de véritablement le lancer. Assurez-vous donc de bien cerner les besoins de vos équipes et votre structure avant de faire votre choix.

Pour autant, si tout se déroule correctement et que le choix effectué s’avère être le bon, les avantages à en tirer sont assez nombreux. Simplification et fluidité des processus, gain de temps, centralisation de l’information et digitalisation de ses services : à la fin, ce sont l’entreprise et les collaborateurs qui en ressortent gagnants.

Si vous souhaitez en découvrir davantage sur Wobee, notre outil et nos offres, n’hésitez pas à nous contacter. Nos équipes ne manqueront pas de vous revenir dans les délais les plus brefs, avec les réponses à toutes les questions que vous pourriez vous poser.

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