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This unique document allows new hires to share their first impressions and fresh ideas, providing companies with valuable insights to improve their processes, their position and their work environment. This promotes employee integration and helps identify staff expectations.
As a business leader, member of management, or manager, you use all available tools to ensure that your employees are satisfied with their professional experience. You have undoubtedly implemented tools to listen to your employees, gather their expectations and concerns, and thus improve employment management within your company. But you may have overlooked a simple yet very useful approach: the surprise report, an HR tool often underutilized, which can prove very valuable in onboarding in particular.
When used well, the surprise report is a goldmine of data and a valuable tool that would be particularly unfortunate not to exploit.
Analyses drawn from a surprise report, which go beyond sole onboarding practices, can help strengthen essential aspects of the environment in which employees thrive or, conversely, become frustrated. They provide valuable information for adjusting internal policies.
The surprise report offers a fresh perspective on the company, highlighting the initial reactions of new employees. These are relevant and rich in insights for the organization.
Its advantages are multiple: it improves onboarding, identifies dysfunctions, strengthens employee engagement and promotes loyalty to the company.
The surprise report should be systematic with every newly hired employee, including those on work-study programs. Such an approach ensures fairness among each new member of the company and ensures a comprehensive collection of impressions and feedback from each individual, helping to improve HR management. Additionally, this initiative shows newcomers that their opinions are valued, which promotes their sense of belonging and engagement from day one.
The surprise report should be systematically requested from every newly recruited employee, including those on work-study programs. Such an approach ensures fairness among each new member of the company and ensures a comprehensive collection of impressions and feedback from each individual, which helps improve HR management.
Its timing is important: it should be requested after 30 to 90 days of employment. This period is long enough for the new employee to form a comprehensive opinion but early enough to make corrections if needed.
The surprise report can take various forms: written questionnaire, interview with HR, one-on-one meeting with the manager, or discussion group with other new employees. The choice of format depends on the size of the company and the preferences of the new employee.
The important thing is to create an environment where the new employee feels comfortable expressing their honest opinions and observations without fear of negative consequences.
Once collected, the surprise reports must be analyzed to identify common themes and recurring comments. This analysis can highlight areas for improvement and opportunities for optimization in the onboarding process, working conditions, corporate culture, or HR policies.
The results should be shared with management and relevant departments so that improvements can be implemented. In addition, it is important to provide feedback to the employees who completed the surprise reports, informing them of the actions taken based on their feedback. This demonstrates that their input is valued and that their opinions contribute to improving the company.
Il est utile de faciliter la tâche du nouvel entrant pour rédiger son rapport en lui fournissant des conseils utiles. Sans imposer une forme trop contraignante, vous pouvez donner quelques éléments structurants.
Un rapport d’étonnement bien structuré facilite la compréhension et l’analyse des feedbacks. Pour autant, il ne s’agit pas d’en faire un document trop consistant : cela risquerait d’épuiser le temps de travail du collaborateur et de celui qui analysera les remarques.
3 à 5 pages suffisent en général. Il devrait commencer par une brève introduction du nouveau collaborateur, incluant son poste et sa date d’arrivée, suivie de ses premières impressions générales sur l’entreprise. Le corps du rapport peut être organisé autour de plusieurs axes prédéfinis, facilitant ainsi la rédaction et l'analyse du document.
Parmi ce que l’on attend d’un rapport d’étonnement prédominent les observations, critiques et suggestions sur : le processus de recrutement, y compris les exigences comme le bac, l’accueil des nouveaux salariés, la procédure d’onboarding, la culture d’entreprise, les conditions de travail, les outils de collaboration, le bien-être et la qualité de vie au travail, la communication interne, les relations avec les collègues et les managers…
Par ailleurs, le collaborateur est amené à évoquer les dysfonctionnements constatés, ainsi que les éléments qui l’ont séduit.
Un rapport d’étonnement n’est ni un pamphlet ni une hagiographie. Il est essentiel qu’il reste constructif.
Les critiques sont acceptables, voire souhaitables, tant qu’elles sont formulées de manière respectueuse et qu’elles visent à contribuer à l’amélioration de l’entreprise. Il est judicieux d’accompagner toute critique de suggestions concrètes, permettant ainsi aux responsables d’envisager des solutions adaptées et d'améliorer la gestion des ressources humaines.
Il est judicieux d’accompagner toute critique de suggestions concrètes, permettant ainsi aux responsables d’envisager des solutions adaptées.
Il y a au moins trois erreurs à ne pas commettre par le nouvel arrivant :
Ne pas rédiger son rapport d’étonnement. Sous divers prétextes certains collaborateurs ne souhaitent pas participer à ce travail. Cela est mal vu, comme un mauvais départ.
Certaines entreprises demandent que le nouvel embauché présente ses observations en réunion d’équipe.
C’est un bon exercice, mais attention toutefois à ce qu’il ne se transforme pas en comité de défense de l’entreprise vis-à-vis d’éventuelles critiques !
L’analyse du rapport d’étonnement est généralement réalisée par les fonctions RH en collaboration avec les managers directs du nouveau collaborateur. Cette étape critique nécessite une lecture attentive pour identifier les thèmes récurrents, les points de satisfaction, et les domaines nécessitant une attention particulière.
L’analyse devrait être suivie de réunions de discussion pour évaluer les feedbacks et envisager les mesures correctives appropriées. Les insights recueillis à travers l’analyse du rapport d’étonnement peuvent être intégrés dans le plan stratégique de l’entreprise et servir de base à des réformes structurelles ou des réorganisations si nécessaire, améliorant ainsi le fonctionnement et la gestion de l'entreprise.
Les insights recueillis à travers l’analyse du rapport d’étonnement peuvent être intégrés dans le plan stratégique de l’entreprise et servir de base à des réformes structurelles ou des réorganisations si nécessaire.
L’analyse du rapport d’étonnement est généralement réalisée par les fonctions RH en collaboration avec les managers directs du nouveau collaborateur. Cette étape critique nécessite une lecture attentive pour identifier les thèmes récurrents, les points de satisfaction, et les domaines nécessitant une attention particulière.
L’analyse devrait être suivie de réunions de discussion pour évaluer les feedbacks et envisager les mesures correctives appropriées. Les insights recueillis à travers l’analyse du rapport d’étonnement peuvent être intégrés dans le plan stratégique de l’entreprise et servir de base à des réformes structurelles ou des réorganisations si nécessaire, améliorant ainsi le fonctionnement et la gestion de l'entreprise.
Les insights recueillis à travers l’analyse du rapport d’étonnement peuvent être intégrés dans le plan stratégique de l’entreprise et servir de base à des réformes structurelles ou des réorganisations si nécessaire.
pour ne louper aucune de nos actus
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