Le livret d’accueil, ce formidable outil RH de l'onboarding

Il n’existe aucune règle encadrant la mise en place du livret d’accueil en entreprise. Chaque entreprise est donc libre d’y intégrer les informations et rubriques qu’elle souhaite, mais certaines restent incontournables :

• Le mot d’accueil de la direction : Cette introduction permet d'insuffler un sentiment d’appartenance chez le nouveau collaborateur, dès ses premiers pas dans l’entreprise. En s'adressant directement à lui pour lui souhaiter la bienvenue et lui présenter l’objectif du livret d’accueil, la direction montre qu’elle valorise ses collaborateurs.
• La présentation de l’entreprise : La "carte d'identité" de l'organisation est un incontournable du livret d'accueil. L'idée est de réaliser un tour d'horizon de l'organisation, de son histoire à ses aspirations. Cette présentation peut être composée de différentes parties :

• Les étapes clés du parcours collaborateur au sein de l’entreprise : Cette partie permet au salarié de mieux se projeter dans les grandes étapes de son aventure chez vous et d'en découvrir davantage sur le fonctionnement de l'entreprise (processus d’onboarding, entretiens annuels, etc.)
• Les informations pratiques liées à l’entreprise : Cette partie reste essentielle dans un livret d’accueil. Elle permet au salarié d’avoir les réponses à ses questions liées à son quotidien professionnel comme à son environnement de travail. Vous pouvez donc y mettre des informations utiles comme :

• Les outils internes : Le livret d'accueil peut également être l'occasion d'introduire les différents outils de communication qui sont utilisés en interne (Slack, Teams, Notion, Intranet, etc.) mais aussi tous les logiciels autres comme pour la gestion des congés ou de la paie. Pensez bien à indiquer à vos collaborateurs vers qui ils peuvent se tourner en cas de besoin technique vis-à-vis de ces outils ainsi qu’à leur fournir les liens pour y accéder et la procédure pour obtenir les mots de passe.
• La présentation des représentants du personnel : Si vous en êtes dotés, le livret d’accueil est un bon endroit pour y insérer une rubrique dédiée dans laquelle vous pouvez indiquer leurs coordonnées et leur rôle au sein de votre structure.
• Les annexes possibles : Dans cette partie, vous pouvez joindre différents types de documents qui permettront à la nouvelle recrue d'être plongée dans le fonctionnement interne de votre entreprise. Plan d’accès pour pouvoir se repérer et mieux connaître les différents espaces qui composent les bureaux ou encore glossaire pour aider le salarié à mieux intégrer abréviations ou jargons utilisés, mettez-y tout ce qui vous paraît essentiel !

Les premiers jours d'un nouvel embauché ne sont jamais évidents. Entre le stress du premier jour, la quantité d'informations à assimiler, la compréhension des process ou encore la rencontre des équipes et différents services, il peut être difficile de s'y retrouver. C’est notamment pour aider le nouvel entrant à prendre ses marques dès sa prise de fonction que le livret d’accueil se révèle être indispensable !

Voici 6 raisons pour lesquelles il est important de le mettre en place dans votre entreprise :

🧘🏼Rassurer la nouvelle recrue : Un nouveau poste est souvent synonyme de milliers de questions et d’incertitudes. Pour offrir une prise de poste sereine à vos nouveaux entrants, le livret d’accueil est d’une grande aide puisqu’il leur fournit des repères rapides, fiables et leur permet de trouver les réponses à leurs questions. Il aide donc à améliorer l'expérience vécue par les nouveaux recrutés, en les accompagnant dans leur parcours d'intégration et en leur donnant les clés pour se sentir prêtes à commencer une nouvelle vie professionnelle.

ℹ️ Enclencher la transmission des informations importantes : Le livret d’accueil est la véritable bible de l’entreprise que le nouveau salarié intègre. Il regorge d’informations pratiques concernant son nouvel environnement, son poste de travail, le fonctionnement de votre entreprise et son quotidien.

💜 Engager et fidéliser le nouvel arrivant : Reflet de votre marque employeur, le livret d’accueil est un relai essentiel de transmission des valeurs de l'entreprise et de sa vision. C’est en partie grâce au livret d’accueil que la nouvelle recrue va créer un sentiment d’appartenance envers l’entreprise dès son intégration.

⚖️ Répondre à certaines obligations RH : Par le biais du livret d’accueil, le service RH peut ainsi diffuser des documents administratifs comme le règlement intérieur, la convention collective ou encore toutes les chartes en vigueur qu’il faut porter à la connaissance des salariés.

✅ Décharger la fonction RH et l'équipe métier : Le livret d’accueil est là pour épauler les RH dans leur rôle, en assurant la transmission d’un grand nombre d’informations de façon claire, accessible et autonome. Cet outil RH ne remplace en aucun cas l’accompagnement que doit porter le service RH envers le collaborateur mais sert d’allié complémentaire et permet de libérer du temps pour se focaliser sur la relation humaine.

⚡️ Permettre aux nouveaux talents d'être autonomes et opérationnels plus rapidement : Le livret d’accueil permet de réduire le temps nécessaire pour former les nouveaux à leur poste en fournissant des informations claires et concises sur votre entreprise et son fonctionnement.

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Le livret d’accueil est-il obligatoire en entreprise ?

Malgré les nombreux avantages qu’il apporte aux salariés comme aux entreprises, le livret d’accueil n’est obligatoire que dans les établissements de santé (depuis 2002). S’il reste donc facultatif dans toutes les autres entreprises, il est tout de même fortement recommandé de le mettre en place. Toujours apprécié par les nouvelles recrues qui le voient comme un document rassurant et un signe de bienvenue, il permet à l’entreprise de valoriser sa marque employeur et d'intégrer plus facilement un collaborateur.

Il n’est pas toujours évident de se lancer dans la création d’un livret d’accueil quand on ne sait pas par où commencer ni comment s’y prendre. Voici 5 grandes étapes qui vous serviront de guide et vous donneront un aperçu quant à la marche à suivre :

1. Créer un groupe de travail : Composé de RH, de managers et d’un petit groupe de salariés volontaires, le brainstorming en équipe est un moyen efficace de faire émerger des idées auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé seul. C’est une manière très efficace de procéder, qui plus est quand le projet en question intéresse directement les équipes. En effet, chacune des parties prenantes a un prisme qui lui est propre et des besoins au quotidien qui sont sans doute différents. Les intégrer à la démarche représente un atout fort dans la création d’un livret d’accueil pratique, utile et complet.

Le petit + : Avoir un groupe de salariés volontaires composé d’anciens et de nouveaux arrivants, ces deux profils vous aideront à faire émerger des éléments différents pour créer un livret d’accueil exhaustif.

2. Organiser la collecte d’informations : Après avoir identifier les thèmes et rubriques à faire figurer dans votre livret d’accueil, la mission la plus importante reste à venir : la collecte des informations. Il est important de prendre le temps de recenser toutes les informations essentielles et de solliciter toutes les équipes concernées afin d’avoir un maximum d’informations complètes et fiables. Un livret d’accueil incomplet ou erroné est contreproductif pour vous et pour vos salariés, alors prenez le temps qu’il faut pour aller au bout de la mission.

3. Choisir le bon format : Une fois toutes les informations récoltées, vous pouvez désormais vous pencher sur la question de la forme. Qu’il soit digital ou papier, le plus important est de choisir un format qui vous correspond et qui est en phase avec votre marque employeur.

Le petit + : Le format papier reste encore grandement utilisé en entreprise mais tend à devenir de moins en moins attractif pour la nouvelle génération d’actifs qui mise tout sur les expériences numériques et digitales. Pour moderniser votre livret d’accueil, rien ne vous empêche d’opter pour des formats interactifs, ludiques et vidéos, voire même de créer une application dédiée.

4. Prévoir les modifications et mises à jour : Un livret d’accueil est voué à évoluer dans le temps à mesure que l’entreprise grandit et que ses collaborateurs évoluent. Que ce soit les organigrammes ou les outils utilisés qui changent, il est nécessaire de mettre à jour régulièrement votre livret d’accueil. C’est en effet la clé pour qu’il perdure dans le temps et reste LA source d’informations fiables sur laquelle vos salariés peuvent se référer.

5. Rendre le livret d’accueil accessible à tous : Un livret d’accueil qui reste caché au fin fond d’un dossier introuvable ne sert à rien ! Pour qu’il soit utilisé par vos collaborateurs, il doit être accessible facilement. Si vous possédez un intranet, vous pouvez le stocker sur un espace commun sur lequel tout le monde peut y accéder. Et pour que toutes vos équipes soient au courant de son existence, n’hésitez pas à communiquer dessus en interne.

Ces étapes constituent une première base pour vous lancer mais ne sont ni fixes, ni exhaustives ! Libre à vous de vous organiser autrement et de vous approprier la création de votre livret d’accueil selon vos besoins, vos préférences et vos procédures déjà en place.

Les DO & DON’T

Il n’est pas toujours évident de créer un livret d’accueil à la fois complet, attractif et bien structuré. Pour vous aider, voici quelques bonnes pratiques à connaître :

Les DO :

🎨 Soigner la présentation : Même si le fond reste le plus important, la forme doit permettre d’en faire un support agréable de lire, qui donne envie à vos salariés de le consulter.

💻 Opter pour un livret d’accueil digital : Ce format permet une actualisation des informations plus facile, une diffusion plus rapide et offre la possibilité d’y insérer des contenus divers tels que des vidéos, des éléments interactifs, etc.

🫱🏻‍🫲🏽 Co-construire avec vos salariés : Pour définir le contenu de votre livret d’accueil, rien de mieux que d’intégrer à la démarche des salariés de l’entreprise, qui plus est des salariés arrivés récemment. Cela permet d’ouvrir la réflexion en dehors du service RH et de recueillir les éléments qui leurs sont essentiels dans leur quotidien.

Les DON’T :

📖 Ne pas écrire pas 50 pages : S’il est trop long ou trop peu attractif à lire, le livret d’accueil n’aura pas l’effet escompté et ne sera jamais consulté par vos salariés.

🔄 Ne pas le mettre à jour régulièrement : Le livret d’accueil doit être une source d’informations fiable pour vos collaborateurs. Si les informations sont erronées ou encore obsolètes, il devient inutile.

🙋🏼‍♀️ Ne pas le rendre accessible : Pour qu’il serve, le livret d’accueil doit être accessible à tous. Tous les salariés doivent savoir où il se trouve et comment le consulter.

Exemple de Valve : le livret d’accueil original

Chez Valve, éditeur de jeux vidéo, le livret d’accueil rime avec originalité, humour et marque employeur. La particularité de Valve ? Être une entreprise libérée : pas de manager et les salariés sont libres et autonomes.

Chez eux, le but du livret d’accueil, appelé « Handbook for new employees », est principalement d’aider les nouvelles recrues à comprendre ce fonctionnement organisationnel spécifique et à penser autrement, la marque de fabrique du studio. Pour ce faire, Valve utilise les codes graphiques de ses jeux emblématiques ainsi que des graphiques volontairement absurdes ou drôles qui se moquent gentiment de l’organisation classique des entreprises. Un parti pris qui immerge dès le début le collaborateur dans la marque employeur forte de l’entreprise.

Dans son livret d’accueil, l’entreprise y met également en avant les informations pratiques telles que l’histoire de Valve à travers les différents lancements de ses jeux, un mot d’accueil, un guide pour le premier mois dans l’entreprise et pour les six premiers mois, le mode de fonctionnement entre collègues, les règles de travail, etc. La fin du livret est consacrée à un glossaire assez complet qui a pour vocation d’aider les nouvelles recrues à comprendre rapidement le jargon interne de l’entreprise.

Le livret d’accueil de Valve est le parfait reflet de sa culture d’entreprise : décalée et assumée.

💡 Découvrir le livret d’accueil de chez Valve

En fin de compte, il existe autant de livrets d'accueil que d’entreprises et n’existe aucune règle quant à sa création. Le plus important reste de construire un livret d’accueil qui vous ressemble et qui soit attractif et pratique pour qu’il donne envie aux salariés de le consulter au quotidien.

À vous de jouer !

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