Le rapport d’étonnement : un atout stratégique en entreprise

Ce document unique permet aux nouvelles recrues de partager leurs premières impressions et idées fraîches, offrant aux entreprises des perspectives précieuses pour améliorer leurs processus et leur environnement de travail.

12 Jun
Interview
Le rapport d’étonnement : un atout stratégique en entreprise

Utilisez toutes les ressources du rapport d’étonnement dans votre stratégie d’entreprise

Chef d’entreprise, membre de la direction ou manager, vous faites en sorte que vos collaborateurs soient satisfaits de leur expérience professionnelle.

Vous avez sans doute mis en place des outils pour écouter vos salariés, recueillir leurs attentes et leurs préoccupations.

Mais vous êtes peut-être passé à côté d’une démarche simple et pourtant très utile : le rapport d’étonnement.

Il vous permet de profiter du recrutement de nouveaux employés pour améliorer l’expérience collaborateur.

Le rapport d’étonnement, qu’est-ce que c’est ?

Le rapport d’étonnement est un outil RH innovant venu du Japon, conçu pour enregistrer et comprendre les premières impressions et les retours d’expérience des nouveaux collaborateurs peu après leur arrivée dans l’entreprise.

Ce rapport offre aux jeunes recrutés l’occasion d’exprimer librement leurs observations et leurs suggestions concernant tout ce qui constitue le cadre et l’ambiance de travail : processus d’intégration, conditions de travail, organisation, engagement des salariés, bien-être au travail, etc.

La démarche permet aux managers et aux équipes RH non seulement de saisir les éventuels points faibles du process d’onboarding, mais aussi de bénéficier d’un regard neuf sur l’organisation de l’entreprise et de ses potentiels travers.

En outre, le rapport d’étonnement favorise le sentiment d’appartenance des nouvelles recrues, en les impliquant activement dans ce processus d’amélioration de l’organisation de leur nouvelle entreprise.

Les 7 avantages d’un rapport d’étonnement

Bien utilisé, le rapport d’étonnement est une mine de données qu’il serait particulièrement dommageable de ne pas exploiter.

Les analyses tirées d’un rapport d’étonnement, qui vont au-delà des seules pratiques d’intégration, peuvent contribuer à renforcer des points essentiels de l’environnement dans lequel s’épanouissent ou, au contraire, s’aigrissent les collaborateurs.

1. L’amélioration des processus d’intégration

Puisqu’on donne la parole à des personnes en phase d’intégration, encore dans leur période d’essai, rien de plus naturel que de les interroger sur leur vécu de cette phase d’onboarding : accueil du premier jour, remise de livrets d’accueil, découverte du poste de travail, réunions avec la nouvelle recrue…

Toutes les étapes clés de l’intégration d’un nouveau collaborateur sont-elles bien vécues ? L’employeur a tout à gagner à améliorer l’organisation de cette période ; elle est souvent fondatrice pour le nouvel embauché et détermine dans une certaine mesure son implication.

2. Validation ou modification de la stratégie de recrutement ?

Les retours obtenus grâce au rapport d’étonnement fournissent des données précieuses pour affiner la stratégie de recrutement de l’entreprise.

En comprenant mieux les attentes et les expériences de vos nouveaux talents, le service RH ou les recruteurs externes peuvent ajuster leurs critères de sélection, leurs messages et leurs canaux de communication.

3. La construction et le renforcement d’un sentiment d’appartenance à l’entreprise

Écouter les observations d’un jeune arrivant ne peut que le valoriser en lui montrant que son opinion compte. Cette reconnaissance précoce peut générer un sentiment d’appartenance et conduire à un excellent engagement envers l’entreprise.

En effet, se sentir écouté et considéré favorise l’idée d’être à sa place et génère de ce fait une forte motivation. De plus, cela renforcera sa confiance en lui et lui servira à bien s’intégrer dans l’équipe qu’il rejoint.

4. L’évolution permanente vers un meilleur environnement de travail

Grâce aux retours obtenus via le rapport d’étonnement, les entreprises ont l’opportunité de découvrir ou de mieux comprendre des problèmes chroniques ou ponctuels, peu visibles et pourtant perturbateurs.

Qu’il s’agisse de la qualité des outils de collaboration, des bureaux ou de la dynamique des équipes, les insights recueillis peuvent aboutir à initier des changements. Tous ces éléments contribuent à renforcer la marque employeur.

5. L’optimisation de la communication interne

Le rapport d’étonnement agit également comme un catalyseur pour l’amélioration de la communication interne.

En identifiant les éventuelles lacunes ou malentendus dans la transmission d’informations, il permet d’ajuster les canaux de communication et de s’assurer que les messages clés concernant la culture, la stratégie et les objectifs de l’entreprise sont correctement partagés et compris.

6. La naissance d’idées novatrices

Le jeune entrant, non encore imprégné de la connaissance de l’entreprise ni de son passé, peut proposer de bonnes idées jamais formulées en interne pour régler certaines questions.

Le nouveau point de vue de quelqu’un qui a d’autres expériences est parfois très pertinent.

7. Un renforcement de la culture d’entrepris

Le rapport d’étonnement peut enfin jouer un rôle clé dans le renforcement et la diffusion de la culture d’entreprise.

En sollicitant les impressions des recrues sur les valeurs, les normes et les pratiques de l’organisation, l’entreprise s’assure que leur plongée dans une culture nouvelle est non seulement bien perçue, mais également bien vécue au quotidien.

Cela contribue à maintenir une cohérence de valeurs et à favoriser un environnement de travail positif et inspirant.

Les conditions de la demande du rapport d’étonnement

À qui demander un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement devrait être systématiquement demandé à chaque collaborateur nouvellement recruté.

Une telle démarche garantit l’équité entre chaque nouveau membre de l’entreprise, et assure un recueil exhaustif des impressions et feedbacks de chacun.

Faire de cette pratique une norme permet au service RH de disposer de données régulièrement mises à jour, suffisamment nombreuses pour être utilisées dans la définition des politiques internes.

employés rédigeant son rapport d'étonnement

À quel moment demander un rapport d’étonnement au nouveau recruté ?

Afin de ne pas assaillir le collaborateur de tâches et travaux dès ses premiers jours, le timing idéal pour demander un rapport d’étonnement semble se situer entre 15 jours et un mois après son arrivée.

Pendant les premières semaines, il a trop à découvrir pour déjà faire part de ses interrogations et de ses constatations.

Plus tard, il risque d’être déjà happé par la vie de l’entreprise et de perdre sa « naïveté ».

Sur quelle période doit porter le rapport d’étonnement ?

Le rapport doit couvrir les trois premiers mois suivants l’arrivée du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise.

Cette période est suffisamment longue pour que la recrue puisse s’immerger dans l’environnement de travail, observer les pratiques, comprendre la culture d’entreprise et interagir avec les collègues et les managers, tout en restant assez proche de ses premières impressions.

Comment demander un rapport d’étonnement à un nouveau recruté ?

Plutôt que d’imposer la rédaction du rapport, il est conseillé de le suggérer comme une opportunité pour le nouveau collaborateur de participer activement à l’amélioration continue de l’entreprise.

Après quelques jours d’intégration, le manager direct ou le N+2 en font la demande au cours d’un entretien compris dans la procédure d’onboarding.

Comment rédiger un rapport d’étonnement ?

Il est utile de faciliter la tâche du nouvel entrant pour rédiger son rapport. Sans imposer une forme trop contraignante, vous pouvez donner quelques éléments structurants.

La structure

Un rapport d’étonnement bien structuré facilite la compréhension et l’analyse des feedbacks. Pour autant, il ne s’agit pas d’en faire un document trop consistant : cela risquerait d’épuiser le temps de travail du collaborateur et de celui qui analysera les remarques.

3 à 5 pages suffisent en général. Il devrait commencer par une brève introduction du nouveau collaborateur, incluant son poste et sa date d’arrivée, suivie de ses premières impressions générales sur l’entreprise. Le corps du rapport peut être organisé autour de plusieurs axes prédéfinis.

Les éléments à consigner

Parmi ce que l’on attend d’un rapport d’étonnement prédominent les observations, critiques et suggestions sur :

  • Le processus de recrutement,
  • L’accueil des nouveaux salariés,
  • La procédure d’onboarding,
  • La culture d’entreprise,
  • Les conditions de travail,
  • Les outils de collaboration,
  • Le bien-être et la qualité de vie au travail,
  • La communication interne,
  • Les relations avec les collègues et les managers…

Par ailleurs, le collaborateur est amené à évoquer les dysfonctionnements constatés, ainsi que les éléments qui l’ont séduit.

Peut-on faire des critiques dans un rapport d’étonnement ?

Un rapport d’étonnement n’est ni un pamphlet ni une hagiographie. Il est essentiel qu’il reste constructif.

Les critiques sont acceptables, voire souhaitables, tant qu’elles sont formulées de manière respectueuse et qu’elles visent à contribuer à l’amélioration de l’entreprise.

Il est judicieux d’accompagner toute critique de suggestions concrètes, permettant ainsi aux responsables d’envisager des solutions adaptées.

Les erreurs à éviter

Il y a au moins trois erreurs à ne pas commettre par le nouvel arrivant :

  • Ne pas rédiger son rapport d’étonnement. Sous divers prétextes certains collaborateurs ne souhaitent pas participer à ce travail. Cela est mal vu, comme un mauvais départ.
  • Nommer des collègues ou des managers. Que ce soit dans un sens positif ou négatif, les noms n’ont pas leur place dans un travail devant plutôt traiter de la structure, de l’organisation, et pas des personnes.
  • Juger, car ce n’est pas ce qui est demandé. La critique n’est pas un jugement. Juger est symptomatique d’une personne qui n’a pas su s’intégrer ni comprendre les enjeux du rapport.

Certaines entreprises demandent que le nouvel embauché présente ses observations en réunion d’équipe.

C’est un bon exercice, mais attention toutefois à ce qu’il ne se transforme pas en comité de défense de l’entreprise vis-à-vis d’éventuelles critiques !

L’analyse du rapport d’étonnement

L’analyse du rapport d’étonnement est généralement réalisée par les fonctions RH en collaboration avec les managers directs du nouveau collaborateur.

Cette étape critique nécessite une lecture attentive pour identifier les thèmes récurrents, les points de satisfaction, et les domaines nécessitant une attention particulière.

L’analyse devrait être suivie de réunions de discussion pour évaluer les feedbacks et envisager les mesures correctives appropriées.

Les insights recueillis à travers l’analyse du rapport d’étonnement peuvent être intégrés dans le plan stratégique de l’entreprise et servir de base à des réformes structurelles ou des réorganisations si nécessaire.

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