Comment réussir la transformation RH dans votre entreprise en six étapes

Découvrez les six étapes clés pour réussir la transformation RH dans votre entreprise. Optimisez vos processus RH, soutenez l'innovation et accompagnez la croissance de votre société grâce à des outils numériques performants.

Comment réussir la transformation RH dans votre entreprise en six étapes

Comprendre la transformation RH

Cœur battant de l’entreprise, à la manœuvre sur les recrutements, les salaires, la gestion des carrières et des conditions de travail, la RH participe au premier chef à son développement et à sa bonne santé.

À mesure que les activités se développent et que le climat social évolue en fonction du nombre de nouveaux embauchés, les services RH sont tenus de suivre ces évolutions et de s’y adapter. 

Réussir la transformation RH est ainsi une nécessité dans les sociétés pour optimiser leur dynamique, maintenir leur innovation et accompagner leur croissance.

Qu’appelle-t-on transformation RH ?

La transformation RH est un processus de révision et d’optimisation des pratiques de gestion des ressources humaines au sein d’une organisation. Il s’agit de les faire devenir plus performantes, plus agiles et toujours au plus près des besoins de l’entreprise et des collaborateurs. La transformation RH repose sur le passage à des technologies modernes, innovantes, qui vont permettre de mieux répondre à une multitude d’enjeux.

La digitalisation des processus RH ainsi un incontournable : elle va permettre de répondre aux nouveaux enjeux auxquels l’entreprise doit faire face.

Les enjeux d’une transformation RH

Surtout depuis les années de pandémie de la COVID-19, la représentation du travail, sa culture et de ses modalités a profondément changé, générant des attentes nouvelles. Adapter la gestion RH à ce nouveau paradigme est donc nécessaire pour les entreprises qui cherchent à continuer à croître et à attirer de nouveaux talents.

Grâce aux outils numériques et à une organisation plus performante des RH, c’est à un ensemble de problématiques que vous répondrez :

Améliorer la performance au sein du service RH, le libérer de tâches chronophages comme la gestion des paies, des congés et des absences, mais aussi de toutes les déclarations légales.

Le recours à des logiciels performants, voire à un Système d’information des ressources humaines (SIRH) capable de traiter automatiquement ces différentes tâches de manière synchronisée, permet aux équipes RH de focaliser son travail sur des éléments et des actions plus stratégiques pour l’entreprise comme la politique salariale, les recrutements ou les formations par exemple.

Penser et organiser des modalités de travail : le télétravail nécessite des outils numériques accessibles à distance : solutions de visioconférence, VPN et logiciels collaboratifs…

Plus globalement, répondre aux attentes des personnels : tout en restant engagés dans leur métier, nombre de salariés souhaitent un meilleur équilibre vie privée - vie professionnelle. 

Cela passe par une gestion des temps libres : congés, RTT... La mise en place de comptes épargne-temps ainsi qu’une plus grande flexibilité dans les horaires quotidiens soutenus par des outils de gestion précis et fluides sont de plus en plus populaires.

On sait que parmi les ressorts du bien-être dans son travail se trouve la possibilité d’une mobilité interne

Une bonne gestion des carrières est un facteur clé de la rétention des talents, et un atout pour la marque employeur. Des logiciels permettent d’améliorer sensiblement la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Mais en dehors d’une digitalisation centrale dans la transformation RH, cette dernière repose également sur une perpétuelle remise en question de ses processus et de sa vision des RH. Face aux enjeux contemporains du travail, la transformation RH c’est aussi :

  • Revoir et faire évoluer la politique de qualité de vie et conditions de travail, ou en initier une si elle n’est pas encore en place,
  • Améliorer les process de recrutements, en prenant en compte des tendances, la quête d’un sens au travail et les attentes d’un climat d’entreprise bienveillant avec des fortes valeurs,
  • Renforcer l’onboarding pour faire face aux tendances de ghosting à savoir la disparition d’un candidat ou d’un nouvel embauché…

La transformation RH en 6 étapes clés

La dimension stratégique du service des ressources humaines nécessite pour sa transformation de planifier préalablement les étapes de celle-ci. En effet, il s’agit de ne pas déstabiliser ni paralyser les équipes RH pendant la transition, mais au contraire de les engager dans le processus et de s'assurer d’en faire le moteur de l’évolution. Voici six étapes clés à aborder avec beaucoup de sérieux.

1. Analyser l’état actuel des RH dans l’entreprise

Pour réussir la transformation RH, tout doit commencer par un état des lieux des ressources humaines dans l’entreprise. Un audit des processus RH existants permet d’identifier les forces et les faiblesses des pratiques actuelles et de repérer les éléments nécessitant d’éventuelles améliorations.

Tout sera passé en revue : processus de recrutement, formations, gestion des carrières, politique salariale, paie, congés, etc. Identifier ce qui fonctionne bien et est en phase avec l’état de l’entreprise permet de conserver et de renforcer les pratiques efficaces. 

Dans ce travail, il est indispensable de recueillir les feedbacks des employés comme des managers afin de cerner les attentes et les besoins des différents acteurs.

2. Définir une vision claire et des objectifs précis

À la fin de l’audit, c’est à la direction en collaboration avec la direction des RH de définir les orientations de la transformation RH. 

Cette vision doit être partagée et acceptée par l’ensemble des parties prenantes. Une fois que de grands objectifs ont été déterminés, dans la mesure où leur mise en œuvre aura des conséquences sur l’ensemble des salariés, il est nécessaire de les communiquer dans toute l’entreprise et d’engager éventuellement des groupes de travail. 

On peut rester ferme sur des objectifs, mais souple sur leur concrétisation.

Toutefois, il est fortement recommandé de rechercher des objectifs SMART RH (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) : c’est une méthode éprouvée pour structurer les efforts de transformation RH. Ils doivent être en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise pour maximiser l’impact de la transformation. 

Par exemple, si l’entreprise vise une croissance rapide, les buts RH pourraient inclure le développement des compétences des employés et l’optimisation des processus de recrutement.

3. Impliquer les parties prenantes

Il est évidemment indispensable d’engager les dirigeants et les managers dans le processus dès le départ. Leur soutien et leur leadership sur les RH sont essentiels pour motiver l’ensemble de l’organisation et pour garantir que les initiatives de transformation sont prises au sérieux.

Une communication transparente et continue est également essentielle. Les employés doivent être informés régulièrement des progrès, des défis et des changements à venir. 

Cela aide à construire une meilleure culture d’entreprise basée sur la confiance et la transparence, un impératif pour gérer le changement.

4. Mettre en place les outils et technologies adéquats

Comme on l’a vu précédemment, la digitalisation des fonctions et services RH joue un rôle central dans la transformation RH qui oblige à choisir les solutions technologiques les plus pertinentes.

Au-delà de l’installation ou du développement d’un SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines), des plateformes de communication comme Slack ou Microsoft Teams par exemple facilitent la collaboration et l’engagement des employés. Mais le choix doit être fait en tenant compte de deux impératifs : 

Une cohérence informatique entre tous les systèmes numériques : plus ils seront intégrés, plus ils seront efficaces et permettront des échanges performants.

Des outils adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses salariés. Il n’est pas question de voir trop grand ou, à l’inverse, de ne pas anticiper d’éventuels ajouts.

5. Gérer le changement et accompagner les salariés

La transformation RH aboutit a des changements parfois importants dans l’utilisation d’outils, mais peut également impacter l’organisation de l’entreprise et du travail. Afin que ces évolutions qui, parfois, ressemblent à des ruptures soient aisément acceptées par vos collaborateurs, il est essentiel de développer une stratégie claire et structurée. Celle-ci repose en partie sur la transparence tout au long du processus aboutissant à la transformation RH. Une communication interne régulière doit informer les employés des changements prévus et des raisons qui les justifient. 

Mais cela ne suffit pas. Il est indispensable d’accompagner votre personnel. Formation et développement des compétences sont essentiels : les employés doivent être dotés des compétences nécessaires pour s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus RH. La mise en place de formations pour maîtriser des procédures nouvellement mise en place permet d’éviter une résistance naturelle au changement et d’encourager l’engagement des employés. 

6. Évaluer et ajuster en permanence

Votre transformation RH est mise en place, et manifestement tout se passe plutôt bien. Mais ce n’est pas le moment de relâcher vos efforts. Rien ne dit qu’à terme elle aura permis à votre entreprise d’optimiser son fonctionnement et ses résultats ni que vos salariés seront plus satisfaits. Une évaluation régulière sur un nombre conséquent d’indicateurs doit être menée, suivie d’éventuelles mesures ou d’ajustements. 

C’est dès la phase de définition des objectifs et la proposition des mesures à mettre en œuvre que des indicateurs de performance (KPI) RH seront élaborés. Ils permettent de suivre l’avancement de la transformation et d’évaluer son impact sur la performance organisationnelle. Ces indicateurs doivent être définis en fonction des objectifs RH et des priorités stratégiques de l’entreprise. Parmi les KPI courants en la matière, on trouve le taux de rétention des talents, le niveau de satisfaction des employés, ou encore l’efficacité des nouveaux processus RH.

Un suivi continu de l’évaluation est essentiel pour identifier les domaines nécessitant des améliorations. En surveillant régulièrement les KPI, les entreprises peuvent détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques et apporter les modifications nécessaires. Cette approche proactive permet de maintenir l’élan de la transformation RH et d’éviter d’en réitérer une nouvelle quelques années plus tard !

Wobee : l'outil indispensable pour une transformation RH durable

Wobee révolutionne la gestion des ressources humaines avec une plateforme intégrée et personnalisable qui centralise toutes vos opérations RH. De l'intranet 2.0 aux processus de pré-boarding, onboarding, crossboarding, reboarding et offboarding, Wobee vous permet de créer des parcours collaboratifs sur-mesure.

Cette solution facilite la communication interne, la gestion des demandes quotidiennes et l'accès aux ressources essentielles. Avec Wobee, simplifiez vos processus, engagez vos collaborateurs et améliorez leur expérience tout en optimisant la productivité et la fidélisation.

Fonctionnalités principales :

  1. Intranet 2.0 : Un espace collaboratif pour centraliser vos outils et ressources, favorisant la communication et la collaboration entre les équipes.
  2. Pré-boarding : Préparez l'arrivée de nouveaux employés avec un parcours d'intégration anticipé, comprenant des actions ciblées et ponctuelles entre l'entretien d'embauche et le premier jour effectif.
  3. Onboarding : Assurez une intégration fluide et engageante pour les nouveaux collaborateurs, avec des parcours d’intégration sur-mesure adaptés aux moments clés et aux profils des employés.
  4. Crossboarding : Facilitez les transitions internes avec des parcours adaptés, permettant aux collaborateurs de changer de poste ou de département de manière fluide et organisée.
  5. Reboarding : Réintégrez vos collaborateurs après une absence prolongée en leur fournissant un soutien et une réintroduction aux processus et à la culture de l'entreprise.
  6. Offboarding : Gérez les départs de manière professionnelle et organisée, en assurant une transition en douceur et en maintenant une relation positive avec les anciens employés.

Pré-boarding

Le pré-boarding de Wobee permet de créer un lien avec les nouvelles recrues avant leur arrivée effective. En leur fournissant des informations essentielles et en les impliquant dans des actions ponctuelles, Wobee renforce leur sentiment d'appartenance et leur motivation, tout en évitant les mauvaises surprises des premiers jours.

Onboarding

Wobee transforme l’onboarding en un processus structuré et engageant, permettant aux nouvelles recrues de se sentir bien accueillies et rapidement opérationnelles. L’automatisation et la personnalisation des parcours d’onboarding réduisent les erreurs et optimisent le temps de montée en compétences.

Crossboarding

Le crossboarding facilite les changements de poste ou de département au sein de l'entreprise. En adaptant les parcours de transition, Wobee assure une intégration réussie dans les nouvelles fonctions et contribue à la mobilité interne.

Reboarding

Pour les collaborateurs revenant d'une longue absence (congé maternité, maladie...), le reboarding de Wobee offre un soutien adapté pour une réintégration en douceur. En leur fournissant les ressources nécessaires et en réintroduisant progressivement les processus internes, Wobee aide les employés à reprendre leur place au sein de l'équipe.

Offboarding

Wobee assure une gestion professionnelle des départs avec des processus d'offboarding bien définis. Cela permet de maintenir une relation positive avec les anciens employés et de sécuriser les connaissances et compétences avant leur départ.

Avantages de Wobee :

  • Tableau de bord RH : Pilotez vos KPI et processus RH sur un seul outil.
  • Multi-sites : Gérez facilement plusieurs bureaux, entités ou filiales.
  • Marque blanche : Personnalisez la plateforme pour qu'elle reflète votre identité.
  • Intégration d’outils : Conservez un environnement de travail familier en intégrant vos outils existants.
  • Ticketing : Gérez efficacement les demandes quotidiennes des collaborateurs.

Wobee propose une solution tout-en-un pour améliorer l'engagement et la fidélisation des employés, optimiser les processus RH et créer une expérience collaborateur exceptionnelle. Découvrez toutes les fonctionnalités de Wobee et transformez votre gestion RH en visitant Wobee.

outil de transformation rh wobee
Wobee permet de gérer votre transformation rh dans un seul outil unique

Pour ne rien oublier sur la transformation RH

Indispensable pour accompagner l’évolution de l’entreprise comme des attentes des salariés, la transformation RH permet, grâce à l’utilisation d’outils numériques innovants :

  • De mettre tous les process RH à niveau, 
  • De réviser la politique RH au profit des salariés,
  • De dynamiser la croissance.

Six étapes majeures sont nécessaires pour réussir la transformation RH :

  • Un état des lieux RH,
  • Des objectifs précis et atteignables,
  • La participation de tous,
  • Les nouvelles technologies en renfort,
  • L’accompagnement des salariés,
  • Une évaluation et des ajustements sur la durée.

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