Le recrutement d’un nouveau collaborateur n’est que la première étape de l’aventure qu’il débute en intégrant l’entreprise. En effet, tout le reste est encore à construire, et c’est précisément pour cela que vous devez vous assurer de lui offrir un onboarding aux petits-oignons !

Pourquoi l'onboarding est-il si important ?

Après avoir recruté un nouveau collaborateur, il faut s’assurer de bien l’intégrer dans l’entreprise avec un onboarding efficace !

Cette phase d’intégration est fondamentale puisque selon une étude LinkedIn, 58% des collaborateurs restent au moins 3 ans dans l’entreprise après avoir suivi un programme d’onboarding réussi. Ce chiffre a son importance lorsque l’on sait que perdre un employé la première année coûterait à l’entreprise au moins 3 fois son salaire (source : eurecia.com ).

Le parcours d’intégration permet au nouvel arrivant de découvrir l’entreprise, sa culture, ses valeurs, ses collègues, ses missions, les outils utilisés, etc. Ce processus doit être clair et défini, il permettra à votre nouvelle recrue d’être rassurée et de prendre ses nouvelles responsabilités en tout sérénité.

Ce processus bénéficie autant au salarié qu’à l’entreprise puisqu’il permet trois types de gains :

• Un gain de motivation grâce au sentiment d’intégration et l’enthousiasme qui feront du nouveau collaborateur un véritable ambassadeur
• Un gain de productivité apporté par une autonomie plus rapide et une meilleure efficacité dans ses tâches et missions
• Un gain financier grâce à la réduction du turnover et des coûts liés au recrutement et à la formation

Chez Twitter par exemple, le parcours d’intégration comporte plus de 75 actions différentes et s’étale sur les 5 premières semaines du collaborateur ! Sans en faire nécessairement autant, voici quelques conseils pour bien gérer votre onboarding en présentiel ou à distance !

Quelles sont les phases essentielles ?

🤩 Le pré-boarding

L’opération séduction commence dès la signature de la promesse d’embauche ! L’enjeu majeur du pré-boarding est en effet de sécuriser le recrutement entre la signature du contrat et le premier jour du nouveau collaborateur. En effet, se faire poser un lapin dans la vie privée, ça fait mal. Et dans la vie professionnelle ? Ça fait mal et ça coûte cher.

Cette phase dite de pré-boarding peut parfois durer plusieurs mois et il est donc important de maintenir le lien avec le futur collaborateur durant cette période pour ne pas laisser retomber la motivation et éviter de vous faire poser un lapin par votre newbie lors de son premier jour.
Vous pouvez par exemple envoyer un message de bienvenue personnalisé et une photo de l’équipe en disant que vous avez tous hâte de le·la rencontrer. Si des événements internes sont prévus durant cette période, n’hésitez pas à convier votre future recrue. Surtout, restez disponibles pour répondre à toutes ses questions et la rassurer !

🎁 Kit de bienvenue

Pensez à préparer un kit de bienvenue pour vos nouveaux arrivants ! Des petites surprises sur le bureau qui feront plaisir à tous les coups ! Il peut s’agir des classiques : carnet, mug personnalisé, pull, ou encore de porte badge, de mascotte d’entreprise, de décoration pour son bureau ou d’un mot de bienvenue signé par toute l’équipe.
Il existe autant de welcome kit que d’entreprises alors laissez parler votre créativité !

🤔 Euh... t’es qui ?

C’est le grand jour pour votre nouvelle recrue, sa rentrée des classes doit être à la hauteur de ses attentes ! Informez et mobilisez toutes les équipes pour l'accueillir comme il se doit. N’hésitez pas à envoyer un mail ou un message en interne avec sa photo, son prénom et quelques anecdotes à son sujet. C'est le meilleur moyen de ne pas les prendre au dépourvu et de les impliquer dans le processus d'onboarding.
Commencez la journée en présentant les différentes équipes ou services au nouveau collaborateur tout en lui faisant visiter les lieux. Attention, ne laissez jamais votre nouvelle recrue déjeuner seule lors de son premier jour, c’est le flop assuré ! Prévoyez donc un déjeuner avec son buddy, son manager ou même son équipe. De manière plus formelle, il est également important de planifier des rendez-vous avec les différents services pour que votre nouvel arrivant puisse bien comprendre les rouages de l’entreprise et commencer à rencontrer ses collaborateurs.

💜 Culture d'entreprise

La culture d'entreprise est mise en lumière assez naturellement dès la première journée. C'est un tout : le ressenti, l'agencement des bureaux, la bienveillance des autres collaborateurs, etc.
Pensez à prévoir un point pour parler des valeurs de votre entreprise, des activités organisées et de toutes les spécificités qui font sa différence. Pour bien véhiculer sa culture d'entreprise rien de mieux qu'un rendez-vous informel avec le fondateur ou la fondatrice : un café, un déjeuner ou une balade qui permettront d'échanger et comprendre sa vision.
Chez BlaBlaCar, les nouveaux participent aux "Onboarding days" : 3 jours dédiés qui permettent de parler de l’histoire de BlaBlaCar, partager la vision et les challenges actuels ainsi que d'échanger avec les différentes équipes.

🫱🏻‍🫲🏼 Le parrain

De plus en plus d’entreprises mettent en place des programmes de parrainage. C’est le cas par exemple de Buffer qui attribue à ses nouveaux arrivants non pas un mais trois parrains ! Chaque parrain a un rôle spécifique pour intégrer le collaborateur, lui permettre d’être rapidement opérationnel dans ses missions et lui véhiculer la culture d’entreprise.

Plus fancy et facile à mettre en place qu'un système de mentorat, le buddy est un salarié volontaire (autre que le manager) amené à servir de guide aux nouveaux salariés dans la découverte de son environnement de travail. C’est donc un merveilleux moyen d’aider à l’intégration sociale de vos nouvelles recrues.

📄 Le plein d'infos

Pour faciliter vos onboardings, préparez en amont une sorte de livret d’accueil numérique qui regroupe toutes les informations importantes et les accès. Drivy par exemple, donne à chaque nouvel arrivant un document qui centralise toutes les informations utiles pour travailler chez eux, du mot de passe du wifi à l’explication des notes de frais en passant par un guide Slack.

Passer par un livret d’accueil digital via Wobee vous permettra d’automatiser la diffusion de l’information de façon ludique et cela avant même l’arrivée de votre collaborateur ! Effet Wahou garanti.

💬 Entretiens de suivi

L’onboarding ne s’arrête pas au premier jour, ni à la première semaine ! Pour qu’il soit efficace, il doit être construit dans le temps et aider votre nouvelle recrue dans sa prise de poste autant que dans sa montée en compétence. Il s’agit donc de prévoir des points réguliers tout au long de la période d’essai pour prendre la température et s’assurer de son bien-être et de ses ressentis. C'est également le moyen de discuter d'un plan de carrière et de fixer des objectifs pour assurer sa motivation !

🎯 Et hop on mesure tout ça !

Parce qu’un processus d’onboarding n’est jamais figé, il est essentiel d’instaurer des prises de feedback qui vous permettront de récolter des retours précieux de la part de vos nouvelles recrues et d’améliorer sans cesse vos parcours pour offrir le meilleur de l’expérience salarié !

Envie de s’inspirer des bonnes pratiques ? Découvrez cet article avec 20 startups qui accueillent leurs nouvelles recrues comme il se doit !

Inutile de le rappeler, il n’y a qu’une seule chance de faire une première bonne impression !
Un onboarding complet, suivi et digitalisé permet :

• Une adhésion et un alignement à la culture de l’entreprise, à ses valeurs
• Une accélération de la montée en compétences
• Une baisse globale du turnover
• Une amélioration de la marque employeur : attractivité et engagement boosté

Vous ne savez pas par où commencer ?

Nous comprenons. De prime abord, un tel chantier peut faire peur.

Mais rassurez vous, les victoires faciles sont nombreuses à aller chercher ! Wobee est justement là pour vous accompagner à créer rapidement un onboarding fluide, performant et à votre image.