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The welcome handbook is one of the essential HR tools for a company, it is a true goldmine of information for new recruits and a reference resource for current employees. What does it contain? Why and how to implement it? The Wobee team tells you everything!
The employee handbook, whether digital or paper, is a document provided during onboarding. It contains all essential information to help a new employee adapt to their new work environment.
This handbook has strategic importance for companies as it constitutes one of the first impressions an employee will have of the company. It can be provided during the pre-boarding phase, but is generally given to the employee on the first day, at the same time as the welcome pack.
Intended primarily for new employees, the employee handbook is also useful for all employees. It remains a valuable resource, serving as a reference guide throughout their career. Employees can consult it to find the necessary information without having to contact the HR department.
There is no rule governing the implementation of the employee handbook in a company. Each company is therefore free to include the information and sections it wishes, but some remain essential:
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This introduction creates a sense of belonging in the new employee from their first steps in the company. By directly welcoming them and presenting the purpose of the employee handbook, management shows that it values its employees.
Don't forget to send a welcome email to your new employee. In this email you can send them their integration handbook digital version!
The \"identity card\" of the organization is a must-have in the employee handbook. The idea is to provide an overview of the organization, from its history to its aspirations. This presentation can be composed of different sections:
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This section helps the employee envision the stages of their career path. This allows them to better understand how the company works. This includes onboarding processes or annual reviews for example.
This section is essential in an employee handbook. It allows the employee to find answers to their questions about their daily professional life and work environment. You can include useful information, such as:
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The employee handbook can also be an opportunity to introduce the various communication tools that are used internally (Slack, Teams, Notion, Intranet, etc.) as well as all other software such as those for managing leave or payroll. Make sure to tell your employees who they can contact if they have technical questions about these tools and provide them with the links to access them and the procedure for obtaining passwords.
The employee handbook is a good place to include a section dedicated to employee representatives. You can indicate their contact information and their role within your organization. Beyond these contacts, you can also include the contact information for the HR department or a reference employee. This way, new employees know who to turn to for answers to more complex or personal questions.
In this section, you can attach different types of documents that will allow the new recruit to be immersed in the internal operations of your company. An access map to find your way and better understand the different spaces that make up the offices or even a glossary to help the employee better understand abbreviations or jargon used, include everything you think is essential!
The first days of a new hire are never easy. Between the stress of the first day, the amount of information to absorb, understanding the processes or meeting the teams and different departments, it can be hard to find your way. This is especially to help the new entrant take their bearings from their start date that the employee handbook proves to be essential
A new position is often synonymous with thousands of questions and uncertainties. To offer a smooth start peaceful to your new employees, the employee handbook is very helpful as it provides them with quick, reliable reference points and allows them to find answers to their questions. It thus helps to improve the experience experienced by new recruits, by supporting them in their onboarding journey and by giving them the tools to feel ready to start a new professional life.
The employee handbook is the true bible of the company that the new employee joins. It is full of practical information about their new environment, their work position, how your company works and their daily routine.
Reflection of your employer brand, the employee handbook is an essential relay for transmitting the values of the company and its vision. It is partly thanks to the employee handbook that the new recruit will create a sense of belonging towards the company from their integration.
Through the employee handbook, the HR department can thus distribute administrative documents such as the internal regulations, the collective agreement or any other applicable charters that employees need to be aware of.
The employee handbook is there to support HR in their role, by ensuring the transmission of a large amount of information in a clear, accessible and autonomous way. This HR tool in no way replaces the support that the HR department must provide to the employee but serves as a complementary ally and frees up time to focus on human relationships.
The employee handbook reduces the time needed to train new employees in their position by providing clear and concise information about your company and how it operates.
Despite the many benefits it brings to employees and companies, the employee handbook is mandatory only in health care facilities (since 2002). While it remains optional in all other companies, it is still strongly recommended to implement it.
Always appreciated by new recruits who see it as a reassuring document and a sign of welcome, it allows the company to enhance its employer brand and more easily integrate an employee.
Il n’est pas toujours évident de se lancer dans la création d’un livret d’accueil quand on ne sait pas par où commencer ni comment s’y prendre. Voici 5 grandes étapes qui vous serviront de guide et vous donneront un aperçu quant à la marche à suivre :
Composé de RH, de managers et d’un petit groupe de salariés volontaires, le brainstorming en équipe est un moyen efficace de faire émerger des idées auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé seul. C’est une manière très efficace de procéder, qui plus est quand le projet en question intéresse directement les équipes. En effet, chacune des parties prenantes a un prisme qui lui est propre et des besoins au quotidien qui sont sans doute différents. Les intégrer à la démarche représente un atout fort dans la création d’un livret d’accueil pratique, utile et complet.
Le petit + : Avoir un groupe de salariés volontaires composé d’anciens et de nouveaux arrivants, ces deux profils vous aideront à faire émerger des éléments différents pour créer un livret d’accueil exhaustif.
Après avoir identifier les thèmes et rubriques à faire figurer dans votre livret d’accueil, la mission la plus importante reste à venir : la collecte des informations. Il est important de prendre le temps de recenser toutes les informations essentielles et de solliciter toutes les équipes concernées afin d’avoir un maximum d’informations complètes et fiables.
Un livret d’accueil incomplet ou erroné est contreproductif pour vous et pour vos salariés, alors prenez le temps qu’il faut pour aller au bout de la mission.
Une fois toutes les informations récoltées, vous pouvez désormais vous pencher sur la question de la forme. Qu’il soit digital ou papier, le plus important est de choisir un format qui vous correspond et qui est en phase avec votre marque employeur.
Le petit + : Le format papier reste encore grandement utilisé en entreprise mais tend à devenir de moins en moins attractif pour la nouvelle génération d’actifs qui mise tout sur les expériences numériques et digitales. Pour moderniser votre livret d’accueil, rien ne vous empêche d’opter pour des formats interactifs, ludiques et vidéos, voire même de créer une application dédiée.
Un livret d’accueil est voué à évoluer dans le temps à mesure que l’entreprise grandit et que ses collaborateurs évoluent. Que ce soit les organigrammes ou les outils utilisés qui changent, il est nécessaire de mettre à jour régulièrement votre livret d’accueil. C’est en effet la clé pour qu’il perdure dans le temps et reste LA source d’informations fiables sur laquelle vos salariés peuvent se référer.
Un livret d’accueil qui reste caché au fin fond d’un dossier introuvable ne sert à rien ! Pour qu’il soit utilisé par vos collaborateurs, il doit être accessible facilement. Si vous possédez un intranet, vous pouvez le stocker sur un espace commun sur lequel tout le monde peut y accéder. Et pour que toutes vos équipes soient au courant de son existence, n’hésitez pas à communiquer dessus en interne.
Ces étapes constituent une première base pour vous lancer mais ne sont ni fixes, ni exhaustives ! Libre à vous de vous organiser autrement et de vous approprier la création de votre livret d’accueil selon vos besoins, vos préférences et vos procédures déjà en place.
Il n’est pas toujours évident de créer un livret d’accueil à la fois complet, attractif et bien structuré. Pour vous aider, voici quelques bonnes pratiques à connaître :
Même si le fond reste le plus important, la forme doit permettre d’en faire un support agréable de lire, qui donne envie à vos salariés de le consulter.
Ce format permet une actualisation des informations plus facile, une diffusion plus rapide et offre la possibilité d’y insérer des contenus divers tels que des vidéos, des éléments interactifs, etc.
Pour définir le contenu de votre livret d’accueil, rien de mieux que d’intégrer à la démarche des salariés de l’entreprise, qui plus est des salariés arrivés récemment. Cela permet d’ouvrir la réflexion en dehors du service RH et de recueillir les éléments qui leurs sont essentiels dans leur quotidien.
S’il est trop long ou trop peu attractif à lire, le livret d’accueil n’aura pas l’effet escompté et ne sera jamais consulté par vos salariés.
Le livret d’accueil doit être une source d’informations fiable pour vos collaborateurs. Si les informations sont erronées ou encore obsolètes, il devient inutile.
Pour qu’il serve, le livret d’accueil doit être accessible à tous. Tous les salariés doivent savoir où il se trouve et comment le consulter.
Chez Valve, éditeur de jeux vidéo, le livret d’accueil rime avec originalité, humour et marque employeur. La particularité de Valve ? Être une entreprise libérée : pas de manager et les salariés sont libres et autonomes.
Chez eux, le but du livret d’accueil, appelé « Handbook for new employees », est principalement d’aider les nouvelles recrues à comprendre ce fonctionnement organisationnel spécifique et à penser autrement, la marque de fabrique du studio.
Pour ce faire, Valve utilise les codes graphiques de ses jeux emblématiques ainsi que des graphiques volontairement absurdes ou drôles qui se moquent gentiment de l’organisation classique des entreprises. Un parti pris qui immerge dès le début le collaborateur dans la marque employeur forte de l’entreprise.
Dans son livret d’accueil, l’entreprise y met également en avant les informations pratiques telles que l’histoire de Valve à travers les différents lancements de ses jeux, un mot d’accueil, un guide pour le premier mois dans l’entreprise et pour les six premiers mois, le mode de fonctionnement entre collègues, les règles de travail, etc.
La fin du livret est consacrée à un glossaire assez complet qui a pour vocation d’aider les nouvelles recrues à comprendre rapidement le jargon interne de l’entreprise.
Le livret d’accueil de Valve est le parfait reflet de sa culture d’entreprise : décalée et assumée.
💡 Découvrir le livret d’accueil de chez Valve
En fin de compte, il existe autant de livrets d'accueil que d’entreprises et n’existe aucune règle quant à sa création. Le plus important reste de construire un livret d’accueil qui vous ressemble et qui soit attractif et pratique pour qu’il donne envie aux salariés de le consulter au quotidien.
1. Page de couverture
2. Mot de bienvenue
3. Présentation de l’entreprise
4. Informations pratiques
5. Procédures internes
6. Avantages et services
7. Contacts utiles
8. FAQ
9. Engagements du salarié
Cette trame vous permettra de structurer efficacement votre livret d’accueil, n'hésitez pas à le modifier pour le faire correspondre à votre propre entreprise !
Pour approfondir vos connaissances sur le livret d'accueil et son impact sur l'onboarding, Wobee vous propose un guide complet.
Ce document détaillé vous aidera à créer un livret d'accueil efficace, en fournissant des exemples pratiques et des conseils pour intégrer ce puissant outil RH dans votre entreprise.
Vous découvrirez pourquoi il est crucial pour l'engagement et la fidélisation des nouveaux employés, et comment il peut faciliter la transmission des valeurs et des informations essentielles de votre organisation.
Accédez au guide complet ici : Le Guide du Livret d'Accueil
Un livret d'accueil bien conçu peut transformer l'expérience des nouveaux collaborateurs, en les aidant à s'intégrer rapidement et efficacement dans leur nouvel environnement de travail. Ce guide vous offre des stratégies et des conseils pour assurer un déploiement harmonieux et efficace de ce précieux outil RH.
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