Managing Onboarding of New Employees

Good onboarding for new employees goes far beyond the traditional integration day. A true process that involves implementing different steps to carry it out successfully, onboarding is actually a journey of several months that the employee will experience and which is orchestrated by human resources, in collaboration with the manager.

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The job description: the first impression

You won't get a second chance to make a good impression!

The job description remains the first element that links the candidate to the company, both its content and form will be scrutinized. To be effective in recruitment and allow the candidate to project themselves as much as possible with you, it is essential that the job description is exhaustive and reflects the reality of what awaits them. To do this, it must:

• Provide information about the work environment and working conditions (company history and values, remote work policy, etc.)
• Specify the expected skills, required experience and responsibilities
• Inform about the recruitment process (number of interviews, people to meet, etc.)
• Highlight the benefits offered by the company (childcare, gym, gift vouchers, etc.)
• Mention compensation
• Convey your company culture, resemble you and differentiate you

It is important to remember that candidates today are looking for transparent companies and that the best way not to lose them along the way is to align candidate experience with employee experience. To do this, a job description and a recruitment process in line with the onboarding process and management of key moments for new employees remain the key.

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Pre-boarding: the crucial period

There is no successful onboarding without pre-boarding!

Pre-boarding is the process of integrating a new employee from the moment they accept the job offer until their first day at the company.

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This is a crucial period for companies that must ensure they secure the recruitment between contract signature and the first day of the new employee. Since this phase can sometimes last several months, it is therefore important to maintain contact with the future employee so as not to let motivation wane, maintain the sense of belonging and reassure them in their choice to avoid getting stood up on the first day.

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14% of French companies have already faced withdrawal of an employee on their first day

To maximize your chances of attracting your future employee, here are some examples of simple actions to implement:

• Send a welcome pack (also called a welcome kit) with a photo and a little message from the team as well as goodies that will immerse the new employee in your company culture. It's a small attention that always brings joy and boosts their desire to join you.
• Organize a team lunch or an afterwork to get to know each other in a friendly setting. This will allow the new employee to meet their future team and future manager and thus not feel like an outsider on their first day.

Only 10% of companies organize pre-integration events

• Plan a visit to the facilities before onboarding new employees, so the future employee can get oriented and familiarize themselves with their new environment. They will be less stressed about going to an unfamiliar place on their first day.
• Check in regularly with your future employee to maintain contact with them, create the beginning of a relationship, even if it's at a distance, and thus show that you are listening to them, that you are expecting them.

35% of candidates would not show up on the first day in the absence of total communication between the employment promise and effective integration.

• Invite to internal events that are organized between hiring and the first day. This will allow the new employee to meet company employees, better immerse themselves in the company culture and maintain their sense of belonging.
• Send a welcome handbook so that the new arrival can learn more about how the company operates and find answers to any questions they may have.

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The first day: the long-awaited moment

It's the big day for your new recruit, just as it is for you!

Whether you have a very good or a very bad memory of it, the first day is in any case often the one you remember most.

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20% of employees are considering leaving their company on the first day due to poor human, material or administrative reception.

To ensure memorable onboarding for your new employee, here are some key steps to implement:

• Inform and mobilize all teams to welcome them properly. To brief them, it is recommended to send them a welcome email or an internal message with their photo, first name and some anecdotes about them. This is the best way not to catch them off guard and involve them in the process of onboarding new employees.
• Start the day by reintroducing the company and the different teams or departments to the new employee.
• Plan a meal with the manager or team so that the new arrival doesn't eat alone on their first day.
• Schedule meetings with different departments so the new employee can understand how the company works and begin to meet their colleagues.
• Organize a meeting with the buddy (also called a "sponsor") who will be beside the new arrival to help them integrate socially and answer all their questions about the company.

At Buffer, each new employee receives 3 different sponsors. The goal is to assign a specialty to each of these sponsors so that the new arrival can have an appropriate contact depending on their needs.

• The first sponsor, considered the "primary" sponsor, acts as a coordinator and remains the one who interacts most with the new employee.
• The second sponsor is someone from the new arrival's team whose mission is to teach the new employee their future job. They support the new hire on tasks to be completed and various tools to master so they can develop skills quickly.
• Finally, the third sponsor has the role of conveying everything related to company culture and ensuring good social integration of the new employee.

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The first months of onboarding new employees: the beginning of the adventure

The first months of a relationship are often the most passionate!

For onboarding of new employees to be optimal, it should last approximately 3 months after the start of the contract, after which an employee is usually autonomous and operational on their responsibilities.

However, it is recommended to follow the employee until the end of their first year to ensure they feel good, that they are developing skills properly and that they want to continue the adventure with you.

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1 out of 2 employees are considering leaving the company during the trial period

35% of new employees resign 6 months after being recruited.

45% of resignations occur in the first year

There are 34 times more chances that employees are high-performing quickly if they have followed a long-term onboarding process

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Onboarding therefore does not stop at the first day, nor at the first week! For it to be effective, it must be built over time and help your new hire with their transition as much as possible. This means planning regular check-ins to take the temperature and ensure their well-being. It is also a way to discuss a career plan and set goals to ensure their motivation and loyalty!

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3 examples of companies whose onboarding process lasts several months:

At Facebook, integration takes the form of a bootcamp that spans the employee's first 6 weeks.

The goal of this bootcamp is to make the new arrival operational as quickly as possible and focus on training new employees. The idea is to quickly put them in charge of a project and then give them responsibility. This allows new arrivals to feel useful from their first steps but also to have a sense of independence from the start of their adventure at Facebook.

At Twitter, the integration path includes more than 75 different actions and spans the employee's first 5 weeks.

At LinkedIn, a roadmap called "90 days New Hire Onboarding Plan" is sent to new employees which serves as a support throughout their first months of integration, grouping together various information about the company but also about their future responsibilities within the company.

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Want to be inspired by other best practices?

Discover this article that highlights the onboarding processes of 20 startups that welcome their new recruits as they should!

Also discover how to implement onboarding for your interns and read Lola's testimonial!

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Your new employee onboarding checklist

Here is a simple and effective checklist so that nothing is left to chance when welcoming your new employee:

Pre-boarding:

• Send a welcome pack (goodies, welcome message, team photo).
• Organize a lunch or afterwork before the first day to break the ice.
• Maintain regular communication between contract signature and the first day.
• Send a welcome handbook containing all key information about the company (values, history, teams).

First day:

• Prepare the workstation in advance: computer equipment, installed software, access to internal systems.
• Inform the entire team of the arrival of the new employee: an email or an internal message with their photo, some anecdotes to encourage introductions.
• Plan a personalized welcome with presentation of the company, teams, and various departments.
• Organize a meal with the team or manager to strengthen the bond.
• Introduce the buddy (or sponsor) who will accompany the new hire in their first steps.

First week:

• Schedule meetings with key teams and departments to understand how the company works.
• Organize training sessions on tools and responsibilities.
• Close follow-up of the transition: regular meetings with the manager and the buddy.

First month:

• Have a follow-up meeting to gather the new hire's impressions about their integration and work.
• Offer a report of surprises to complete, to identify areas for improvement in the integration process
• Adjust objectives based on the first weeks and the employee's feedback.

First months:

• Schedule regular meetings to follow the development of skills and the well-being of the employee.
• Discuss career opportunities and long-term goals to ensure their motivation.
• Organize friendly moments (internal events, afterworks, team-building) to strengthen their integration into the team.

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Present daily alongside employees, managers remain the privileged contacts of new arrivals and therefore have several roles:

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The mentor

The manager first serves as a reference point, shoulder and attentive ear for the new hire, especially during the first day. In this sense, they must be attentive and able to make themselves available to answer questions and needs to facilitate integration.

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The facilitator

The manager serves as a relay with teams, specifically they will drive presentations and first interactions with colleagues, other departments. They must help the new employee integrate and find their place within the company.

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The supporter

The manager remains above all the person best able to give feedback to the new arrival about their goals, responsibilities, involvement, etc. Feedback can be encouragement, congratulations but also constructive comments on points to improve or explore further.

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The trainer

The manager is best positioned to support the new employee in their training regarding their responsibilities or how the company works. They will enable a faster start for the employee and a deeper understanding of the company and how it operates.

The role of managers is therefore critical in onboarding new employees! To assist them in their mission, the HR department can provide them with resources and training that will allow them to implement all best practices to welcome and support new hires in the best possible way.

1/4 of French employees say their resignation is explained by the behavior of their managers.

Pour l’entreprise comme pour les nouveaux salariés, la mise en place d’actions pour mesurer et évaluer le processus d’intégration reste essentielle et s’inscrit dans une logique d’amélioration continue. Il faut préparer l'intégration du nouvel embauché.

En effet, pour l’entreprise cette étape incontournable permet de recueillir les impressions et ressentis du salarié tant sur le plan professionnel que personnel pour savoir si sa phase d'intégration se passe bien et s’il se sent à l’aise avec sa nouvelle équipe, ses nouveaux collègues et ses missions respectives. Bénéfique donc pour l’entreprise qui s’assure de la motivation, la fidélisation et de l’engagement de la nouvelle recrue, ça l’est tout autant pour le nouvel arrivant pour qui avoir l’opportunité de s’exprimer librement reste un besoin fort !

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Le suivi de l’onboarding des nouveaux collaborateurs reste un principe “gagnant-gagnant” pour les 2 parties.

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Deuxième avantage, et pas des moindres, recevoir du feedback reste pour une entreprise une opportunité d'améliorer en continu ses process internes, et notamment sa stratégie en faveur d’une expérience salarié engageante. Recevoir du feedback oui, mais il faut aussi penser qu’en retour le nouveau salarié est lui aussi demandeur de feedback constructif de la part de son manager ou des équipes RH.

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53% des salariés français déclarent ne jamais bénéficier de feedback

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Pour récolter tous ces retours, il est important de mettre en place des points de suivi réguliers, par exemple à la fin de la première journée, puis de la première semaine, de la période d’essai et ainsi de suite régulièrement jusqu’à la fin de la première année du collaborateur.

En plus de ces points, il est recommandé de faire remplir au nouveau salarié un rapport d’étonnement au bout de quelques semaines dans l’entreprise. Ce rapport peut aussi être complété par une enquête anonyme plus poussée qui donne l’opportunité au salarié d’être totalement transparent quant à ses impressions et l’inviter ainsi à dire des choses qu’il n’oserait pas dire à son manager, au service RH.

• Un onboarding réussi c’est l’assurance d’avoir un salarié engagé, fidèle et opérationnel rapidement.
• La fiche de poste doit être la plus transparente et exhaustive possible pour ne pas créer de désillusion chez le candidat.
• L’expérience salarié est le relai de l’expérience candidat, elle doit donc s’inscrire dans sa continuité pour sécuriser le recrutement.
• Il n’y a pas d’onboarding réussi sans pré-boarding.
• 14% des entreprises françaises ont déjà fait face au désistement d'un collaborateur lors de son premier jour. (Robert Walters)
• 20% des salariés envisagent de quitter leur entreprise dès le premier jour en raison d’un mauvais accueil sur le plan humain, matériel ou administratif. (Easyrecrue)
• Un onboarding optimal se poursuit jusqu’à la fin de la première année du collaborateur dans l’entreprise.
• Il y a 34 fois plus de chances que les salariés soient performants rapidement s'ils ont suivi un processus d'onboarding de longue durée. (Urban Bound)
• Le manager reste l’interlocuteur et le mentor privilégié du nouveau salarié, son rôle dans l’intégration est crucial.
• Évaluer et mesurer le processus d’onboarding reste “gagnant-gagnant” pour l’entreprise comme pour le nouveau collaborateur qui y trouvent tous deux leurs intérêts.

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FAQ pour répondre à toutes vos questions sur l'onboarding d'un nouveau collaborateur

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Comment mesurer l'efficacité du processus d'intégration d’un nouveau collaborateur ?

L'efficacité de l'onboarding se mesure avant tout par l'engagement et la productivité de votre nouveau collaborateur. Un bon indicateur est son niveau de confort dans ses nouvelles missions. Se sent-il autonome ? Répond-il aux attentes fixées ? Les feedbacks réguliers sont également essentiels. N’hésitez pas à organiser des points de suivi (fin de la première semaine, fin du premier mois, etc.) pour recueillir ses impressions. Utilisez aussi des outils comme des enquêtes anonymes pour récolter du feedback constructif et améliorer votre processus d’onboarding au fil du temps.

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Pourquoi est-il crucial d’assurer un suivi régulier pendant la période d’intégration ?

Un onboarding sans suivi, c'est comme partir en road trip sans GPS : vous risquez de vous perdre en chemin. En assurant un suivi régulier, vous montrez à votre nouveau collaborateur qu’il n’est pas laissé à lui-même, qu’il peut poser des questions et s'améliorer. Cela permet aussi d’ajuster rapidement les attentes ou les objectifs, et de renforcer sa motivation à long terme. Et bien sûr, cela aide à identifier tout mal-être ou problème avant qu'il ne devienne critique. Un suivi bien orchestré signifie moins de turnover et plus de satisfaction.

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Quels sont les risques d’un mauvais onboarding et comment les éviter ?

Un mauvais onboarding, c’est la porte ouverte au turnover, au désengagement, voire même à des départs précipités. Si votre collaborateur ne se sent pas soutenu dès le début, il risque de se démotiver rapidement. Résultat ? Productivité en baisse, ambiance tendue et potentiellement des coûts de recrutement à répétition pour l’entreprise. Pour éviter cela, misez sur un onboarding complet et personnalisé : communication claire, accompagnement (grâce au buddy et au manager) et feedbacks réguliers. En somme, prenez soin de vos nouvelles recrues dès le premier jour.

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Quels sont les points à vérifier lors du premier mois d’intégration d’un collaborateur ?

Le premier mois est le moment où la nouvelle recrue commence à prendre ses marques. Assurez-vous qu’elle est à l’aise avec ses missions et qu’elle maîtrise bien les outils de travail. Fait-elle des progrès dans son autonomie ? Le lien avec l’équipe est-il bien créé ? C’est aussi le bon moment pour discuter de ses premiers ressentis : se sent-elle bien intégrée dans la culture de l’entreprise ? Si vous constatez des freins, il faut réagir rapidement. Ne négligez pas le bien-être de votre collaborateur en cette phase critique.

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Comment un onboarding réussi peut-il réduire le taux de turnover ?

Un onboarding réussi, c’est comme une fondation solide pour une maison : cela tient sur le long terme. Si votre collaborateur se sent bien accueilli, compris et soutenu dès ses premiers pas, il est beaucoup plus susceptible de rester fidèle à l’entreprise. Un bon onboarding renforce son sentiment d’appartenance, réduit les frictions liées à l’intégration, et booste sa motivation. Résultat ? Moins de turnover, moins de stress, et une équipe plus stable.

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Comment favoriser l'intégration culturelle d’un collaborateur dans une nouvelle entreprise ?

L’intégration culturelle est un peu le ciment qui fait tenir les briques ensemble. Pour bien intégrer votre collaborateur, partagez dès le début les valeurs et la vision de l’entreprise. Organisez des moments d’échanges avec les équipes (déjeuners, afterworks, etc.) pour qu’il se sente partie prenante du groupe. Et surtout, assurez-vous que votre buddy ou manager incarne la culture de l’entreprise afin qu’il soit un bon modèle à suivre. La clé est de créer du lien et de donner envie de s’investir dans l’histoire collective.

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Quels sont les éléments-clés à prévoir lors du pré-onboarding ?

Le pré-onboarding, c'est comme poser les bases avant de commencer à bâtir. Dès que le contrat est signé, maintenez le lien avec votre futur collaborateur. Envoyez-lui un welcome kit (goodies, messages sympathiques de l'équipe) et proposez-lui une visite des locaux. La communication est cruciale : des petites attentions régulières montrent à la recrue qu’elle est attendue avec impatience. Bonus : un déjeuner d’équipe avant le premier jour permet de briser la glace avant l’arrivée officielle.

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Quels aspects administratifs ne faut-il pas négliger lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Les aspects administratifs peuvent vite devenir un casse-tête si on les néglige. Assurez-vous que tous les documents nécessaires sont prêts : contrat de travail, informations sur la mutuelle, accès aux outils informatiques, et bien sûr, l’inscription aux différents systèmes internes. Pensez aussi à la préparation du poste de travail : matériel informatique, badges, et tout ce qui est essentiel pour que la nouvelle recrue puisse démarrer sans stress. Le mot d’ordre ? Anticiper pour que tout soit prêt dès son arrivée.